In unserer neuen Serie wollen wir uns einmal in aller Ausführlichkeit der Thematik Dienstwagen widmen. Erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, wenn Ihr Arbeitnehmer einen Dienstwagen gestellt bekommen soll.

Personalabrechnung

Wird der Firmenwagen – gerade bei Außendienstmitarbeitern sowie auch im Managementbereich besonders häufig üblich – privat genutzt, gilt dieser Vorteil, der daraus für den Arbeitnehmer entsteht, in steuerlicher Hinsicht grundsätzlich erst einmal als Gehaltsbestandteil; unerheblich ist dabei, weshalb dem Mitarbeiter der Firmenwagen überlassen wird.

Nutzen eines Dienstwagens

Der Dienstwagen zur Privatnutzung stellt einen nicht zu unterschätzenden Anteil am Einkommen vieler Arbeitnehmer dar. Zudem kann der Firmenwagen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter eine wertvolle Hilfe sein, um Sozialabgaben und Steuern deutlich zu reduzieren. Wann und wie das geht, das wird im Folgenden noch genauer erläutert.

Das Statussymbol Firmenwagen sollte also unbedingt Beachtung finden, wenn es um die nächste Steuererklärung geht, denn Fehler in der Berechnung können sich sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer als sehr negativ erweisen. Rechtzeitig und sinnvoll sollte übrigens die Planung für die Privatnutzung des Dienstwagens erfolgen, um sämtliche Vorteile ausreichend ausschöpfen zu können, denn viele Punkte gilt es zu beachten, damit aus dem vermeintlichen Vorteil nicht eine finanzielle Falle entsteht.

Darauf müssen Sie besonders achten

Achten Sie auf die folgenden Aspekte

Dokumentation der Nutzung

Die erste und sehr wichtige Regel für die Nutzung von Firmenwagen geht dahin, dass die private und die dienstliche Nutzung immer strikt getrennt und jederzeit dokumentiert werden. In welcher Form das geschieht, ist individuell zu entscheiden (darauf werden wir zu einem späteren Zeitpunkt der Serie zurückkommen).

Unklarheiten vermeiden

Steuerprüfer lieben Dienstwägen, denn bei der Abrechnung dieses Themas sind fast immer Fehler zu finden und die Steuerprüfer lauern förmlich auf falsche Abwicklungen. Unklarheiten sollten also sowohl zur Steuerersparnis als auch zur Vermeidung von Korrekturen durch den Steuerprüfer gleich von Anfang an vermieden werden.

Details schriftlich fixieren

Eine weitere Regel für die Stellung von Firmenwagen für den Mitarbeiter ist, dass sämtliche damit zusammenhängenden Details unbedingt immer schriftlich fixiert werden. Bei der steuerlichen Berücksichtigung von Firmenwagen gilt stets, dass Regelungen zukünftig ausgerichtet sind. Rückwirkende Vereinbarungen sind nichtig und auch steuerliche Vorteile können immer nur für die Zukunft genutzt und in entsprechenden Vereinbarungen zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber fixiert werden.

Definition des Nutzungsumfangs

Auch der Nutzungsumfang für den Mitarbeiter sollte klar definiert sein. Das hilft nicht nur Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vermeiden – auch steuerliche Probleme können so gleich im Keim erstickt werden. Klären Sie in diesem Zusammenhang, in welchem Umfang eine private Nutzung erlaubt und vorgesehen ist.

Die steuerliche Behandlung

Die einfachste steuerliche Behandlung des Dienstwagens ist immer dann gegeben, wenn der Dienstwagen eben auch nur für diesen Zweck verwendet werden darf. Das gilt sowohl für die Entgeltabrechnung als auch für die steuerliche Absetzbarkeit des Fahrzeugs. Sobald eine private Nutzung beim Dienstwagen mit einfließt, wird die Besteuerung in vielerlei Hinsicht beeinflusst.

Gewährt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter den Dienstwagen auch zur privaten Nutzung, so entsteht für den Mitarbeiter automatisch ein geldwerter Vorteil, der bei der Besteuerung der Einkünfte berücksichtigt werden muss. Durch die Nutzung erhöht sich die Lohnsteuer, die vom Arbeitgeber einbehalten werden muss. Auch die Sozialversicherungsbeiträge werden durch diesen geldwerten Vorteil nach oben hin korrigiert. Völlig selbstverständlich ist dann natürlich auch, dass der Arbeitgeberanteil an diesen Kosten künftig höher ausfallen wird.

Außerdem muss eine Lösung gefunden werden, um die Privatnutzung und die dienstliche Nutzung dokumentieren zu können. Die Dokumentation ist stark abhängig von der überwiegenden Nutzung des Dienstwagens.