Dies ist Teil von 6 der Serie Dienstwagenbesteuerung

Wenn die 1-%-Methode nicht angewendet werden soll, dann besteht die Möglichkeit, real anfallende Kosten und Kilometer zu berechnen. Das geschieht unter Nutzung eines Fahrtenbuches. In diesem Fall muss der Mitarbeiter den Privatanteil, der real bei der Nutzung des Dienstwagens anfällt, als geldwerten Vorteil versteuern. Das ist in diesem Fall der Privatanteil, der sich aus den Gesamtkosten und Gesamtfahrtstrecken des Fahrzeugs als privater Anteil ergibt und der im Fahrtenbuch, das steuerlich wirksam geführt werden muss, ermittelt wird.

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Die 8 goldenen Regeln für ein steuerlich wirksames Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss allerdings wesentliche Kriterien erfüllen, um bei der steuerlichen Ermittlung berücksichtigt werden zu können.

1. Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs

Dazu gehört zunächst einmal, dass im Fahrtenbuch ein amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs genannt sein muss, um eine korrekte Zuordnung des Fahrzeugs zum Fahrtenbuch zu ermöglichen. Die Regelung besagt, dass eine steuerliche Abrechnung von Firmenwagen nicht durchschnittlich für alle Fahrzeuge des Unternehmens erfolgen darf, sondern klar definiert und für jedes Fahrzeug eindeutig zuordenbar erfolgen muss.

2. Aktueller Stand

Das Fahrtenbuch muss zeitnah – im günstigsten Falle natürlich täglich – vom Mitarbeiter geführt werden. Ein Fahrtenbuch muss demnach ständig auf dem absolut aktuellen Stand der vom Fahrzeug erbrachten Leistungen sein.

3. Keine Lücken

Das Fahrtenbuch muss absolut lückenlos geführt werden. Ungeklärte Kilometerleistungen des Fahrzeugs sind nicht zulässig.

4. Komplette Datensätze

Sowohl die Fahrten als auch die daraus resultierenden Gesamtkilometerleistungen des Fahrzeugs müssen im Fahrtenbuch genau erfasst werden. Für dienstliche Fahrten müssen hier Fahrtantritt und Fahrtende hinsichtlich der Uhrzeit sowie der Kilometerleistung vor Antritt und bei Ende der Dienstfahrt erfasst sein. Die Kilometerleistung wird durch das Ablesen der Gesamtkilometerzahl am Tacho des Fahrzeugs zum Anfang und Ende der Dienstfahrt dokumentiert.

5. Dokumentierte Routen und Strecken

Auch das Reiseziel muss klar dokumentiert sein. Werden aus verschiedenen Gründen Umwege gewählt, dann müssen diese im Fahrtenbuch unter Angabe von Gründen und der tatsächlich gewählten Fahrtroute dokumentiert werden. Zudem ist die genaue Fahrtenstrecke aufzuzeigen.

6. Zweck der Fahrt

Der besuchte Geschäftspartner oder Kunde muss im Fahrtenbuch namentliche Erwähnung finden, damit die Dienstfahrt steuerlich als solche akzeptiert wird. Wird der Dienstwagen für andere Zwecke als beispielsweise eindeutig zuordenbare Fahrten zu Kunden genutzt, muss der Zweck der Fahrt im Fahrtenbuch dokumentiert werden.

7. Arbeitsweg

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen nur mit einem kurzen Vermerk dokumentiert werden.

8. Handschriftliche Aufzeichnungen

Es sollte aufgepasst werden, wie das Fahrtenbuch geführt wird. Die Erfahrung hat gezeigt, dass mit Computerprogrammen erstellte Fahrtenbücher generell keine Akzeptanz bei den Finanzbehörden finden. Der Hintergrund ist sehr einfach: Ein solches Fahrtenbuch kann nachträglich manipuliert werden, ohne dass dies erkennbar ist. Die Führung eines Fahrtenbuches im Computer kann steuerrechtlich immer nur dann akzeptiert werden, wenn für diesen Zweck eine Software gewählt wird, das nachträgliche Änderungen eindeutig sichtbar werden lässt.