Heute wird es gerade in größeren Unternehmen immer mehr zum Standard, den langwierigen und manchmal schwierigen Prozess des Bewerbermanagements an Personalberatungsunternehmen auszulagern. Dies gilt ganz besonders bei Ausschreibungen für Führungskräfte und Spezialisten, da ihre Auswahl besonders viel Zeit in Anspruch nimmt. Doch wie läuft ein Bewerbermanagement mithilfe einer Personalberatung eigentlich ab? Ich möchte heute einmal aus meiner Praxis mit einer Personalberatung berichten, damit Sie einen kleinen Einblick erhalten.

Personalabrechnung

Das Kennenlernen

Die Beauftragung läuft zunächst relativ schnell ab. Ein Telefonat, eine Terminvereinbarung mit dem zuständigen Personalberater und schon kann die Personalsuche im Alleingang losgehen. Doch ein bisschen braucht der Personalberater natürlich auch Ihre Unterstützung, schließlich will er ja nicht irgendeinen Mitarbeiter finden, sondern den, der am besten zu Ihnen passt.

Es findet zunächst ein Treffen mit dem Personalberater statt. Je nach gewünschter Diskretion kann es entweder beim Kunden oder beim Personalberatungsunternehmen organisiert werden. Bei diesem Termin lernt man sich zunächst kennen und definiert gemeinsam ein Anforderungsprofil, auf dessen Basis die Stellenausschreibung generiert wird. Wenn Sie bereits sehr konkrete Vorstellungen haben, können Sie an dieser Stelle bereits eine Liste mit Aufgaben und Voraussetzungen der Stelle übergeben. Falls dies nicht der Fall ist, wird der Personalberater die Liste gemeinsam mit Ihnen erarbeiten.

Die Stellenausschreibung

Anhand seiner Notizen entwickelt der Personalberater anschließend eine Stellenausschreibung. Diese erhalten Sie noch einmal zur Korrektur zugesandt, damit Sie etwaige Änderungswünsche äußern können. Sobald Sie die Stellenanzeige freigegeben haben, veröffentlicht der Personalberater die Stellenausschreibung. Wenn Sie dies wünschen, kann die Stellenanzeige anonym bzw. im Namen des Personalberatungsunternehmens erfolgen, sodass Sie keine Probleme mit Indiskretion haben können. Dies ist besonders relevant, wenn Sie den Nachfolger eines noch nicht gekündigten Mitarbeiters suchen.

Sie bekommen nun lange gar nichts vom Bewerbermanagement mit. Die Bewerbungen gehen nicht in Ihrem Unternehmen ein, sondern direkt beim Personalberatungsunternehmen. Geschulte Mitarbeiter erfassen alle Bewerbungen in einem entsprechenden System für das Bewerbermanagement und werten aus, inwiefern sie auf das aufgestellte Anforderungsprofil passen. Soweit benötigte Informationen fehlen, werden diese direkt telefonisch erfragt.

Sobald die Bewerbungsphase abgeschlossen ist, kommt Ihr Personalberater wieder auf Sie zu und vereinbart einen Termin. Im Gepäck hat er die Top 10 (15, 20 – wie Sie wollen) der ausgewerteten Bewerbungen. Sie können sich nun anhand von erstellten Profilen einen schnellen Überblick verschaffen und wählen die Bewerber aus, die Sie in einem Vorstellungsgespräch genauer kennenlernen wollen. Meist beschränkt man sich je nach Stelle und verfügbaren Bewerbungen auf drei bis sechs Kandidaten. Nun müssen nur noch Ihr Kalender und der des Beraters abgestimmt werden und seine Mitarbeiter werden im Anschluss Termine für die Vorstellungsgespräche vereinbaren.

Die Vorstellungsgespräche

Die Vorstellungsgespräche finden je nach Wunsch entweder in Ihrem Unternehmen oder im Personalberatungsunternehmen statt. Der Personalberater führt durch das Gespräch und sorgt dafür, dass jeder Bewerber dieselben Fragen zu beantworten hat. So können Sie hinterher genau zwischen den Bewerbern vergleichen. Sie dürfen aber natürlich selbst ebenfalls Fragen stellen, deren Antworten Sie vielleicht gerade zu einem bestimmten Bewerber interessieren.

Der Personalberater fängt für gewöhnlich gleich nach den Gesprächen Ihre erste Stimmung ein, um zu sehen, wie der Bewerber angekommen ist. Erst wenn alle Gespräche abgeschlossen sind, treffen Sie Ihre Entscheidung. Sollte kein passender Bewerber dabei gewesen sein, beginnt der Bewerbungsprozess von vorne und es werden entweder weitere Bewerbungen abgewartete oder weitere Vorstellungsgespräche geführt. Falls Sie Ihren geeigneten Kandidaten bereits gefunden haben, können Sie mit ihm nun einen Arbeitsvertrag abschließen.

Erfahren Sie mehr zur Personalberatung im Experteer-Blog und im Reif-Blog.