In vielen Unternehmen wird bereits seit Jahren mit einem festen Muster Personalfragebogen gearbeitet. Der Grund dafür ist einfach: Für jeden neu eingestellten Mitarbeiter hat man dadurch den gleichen Informationsstand. Es fehlen keine Informationen und alles, was für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist, ist vorhanden. Wenn Sie für Ihr Unternehmen auch einen Muster Personalfragebogen erstellen möchten, sollten Sie sich zunächst überlegen, welche Inhalte für Sie von Bedeutung sind. Im Folgenden werden wir uns die einzelnen Bereiche eines Muster Personalfragebogens genauer ansehen, damit Sie für die Erstellung eine Richtlinie haben.

Digitale_Personalakte

Die persönlichen Daten

Zunächst werden die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters erfasst. Dazu gehören unter anderem folgende Daten:

  • voller Name, ggf. Geburtsname
  • Geschlecht
  • Geburtsort und -datum
  • Anschrift
  • Sozialversicherungsnummer
  • Familienstand, Kinder
  • Staatsangehörigkeit
  • Bankverbindung
  • Eintrittsdatum
  • Tätigkeit im Unternehmen
  • Vorliegen einer Schwerbehinderung
  • Schulabschluss
  • Arbeitserlaubnis (nur für ausländische Mitarbeiter)
  • Vorstrafen
  • Lohnpfändungen
  • Krankenkassenzugehörigkeit
  • Führerschein

Aus- und Weiterbildung

Im Bereich der Aus- und Weiterbildung im Muster Personalfragebogen kann der Mitarbeiter zunächst eintragen, welchen Schulabschluss er absolviert und welche Berufsausbildung er abgeschlossen hat. Hier wird zum einen der Zeitpunkt als auch das Prüfungsergebnis festgehalten. Außerdem sollten an dieser Stelle absolvierte Weiterbildungen aufgeführt werden. Dies können sowohl Aufstiegsqualifizierungen (z. B. Meister, Techniker, Betriebswirt) als auch Fachkurse (z. B. Word 2007, SPS-Grundlagen) sein.

Beruflicher Werdegang

In diesem Bereich des Muster Personalfragebogens werden die bisherigen beruflichen Stationen festgehalten. Wichtige Informationen sind die genauen Zeiträume, die Arbeitgeber und die Art der Tätigkeiten, die ausgeübt wurden.

Kenntnisse und Fähigkeiten

Schließlich können Sie noch abfragen, über welche Kenntnisse und Fähigkeiten der neu eingestellte Mitarbeiter verfügt. Die zwei wichtigsten, großen Bereiche sind hier meist die Fremdsprachenkenntnisse und die Computerkenntnisse. Vergessen Sie an dieser Stelle nicht, den Bewerber auch angeben zu lassen, wie intensiv er das jeweils angegebene Feld beherrscht. Außerdem sollten Sie hier Freiraum für weitere Kenntnisse lassen, die der Bewerber vielleicht über sein Berufsbild hinaus mitbringt und die dem Unternehmen vielleicht nützlich sein könnten.

AGG beachten

Das Gleichstellungsgesetz hat besonders auch im Bereich der Muster Personalfragebögen einige Änderungen hervorgerufen. Besonders Daten, die in den persönlichen Lebensbereich eines Bewerbers eingreifen, können auch in Personalfragebögen schwierig sein. Problematisch kann es beispielsweise sein, wenn Sie nach der Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit, Schwerbehinderungen oder dem Alter fragen. Auch Fragen nach dem bisherigen Entgelt muss der Arbeitnehmer nicht zwingend beantworten. Lassen Sie Ihren Personalfragebogen am besten erst ausfüllen, wenn der Arbeitsvertrag bereits geschlossen wurde, sodass eine Benachteiligung im Bewerbungsprozess aufgrund solcher Informationen ausgeschlossen werden kann.

Im Zweifelsfall erstellen Sie einen zweiteiligen Muster Personalfragebogen. Die Themen, die Sie bedenkenlos abfragen können, können Sie dann auch schon vom Bewerber abfragen lassen. Dazu gehören beispielsweise der berufliche Werdegang sowie die Aus- und Weiterbildung. Sobald der Arbeitnehmer eingestellt wurde, lassen Sie den Rest des Fragebogens ausfüllen, der dann die eher zweifelhaften Angaben abfragt.

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Check list

Personalfragebogen

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Mehr über den Personalfragebogen haben wir schon einmal im ArtikelDiese Fragen im Personalfragebogen sind zulässig“ zusammengefasst.