Erfahrungen in großen Unternehmen zeigen, dass besonders in großen Unternehmen die Response-Rate von Mitarbeiterbefragungen bei kaum 25 Prozent oder noch niedriger liegt. Lange Zeit hat sich über diesen Wert niemand Gedanken gemacht – er wurde vielmehr als Normalität betrachtet.

Personalabrechnung

Höchstinteressant ist auch häufig die Herangehensweise von Personalabteilungen an dieses Thema. Statt einen Experten damit zu beauftragen, surft man ein wenig im Internet, sucht wahllos nach möglichen Fragen für eine Mitarbeiterbefragung, stellt einen Fragebogen zusammen und hofft auf möglichst positive Befragungsergebnisse. Dabei ist es doch bei neutraler Betrachtung offensichtlich, dass diese Vorgehensweise keine aussagekräftigen Ergebnisse erbringen kann.

Im Folgenden wollen wir Ihnen zeigen, worauf Sie bei der Organisation Ihrer Mitarbeiterbefragung achten müssen, damit sie zu einem vollen Erfolg wird.

Gewährleistung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes

Zwei der wichtigsten Punkte bei der Organisation von Mitarbeiterbefragungen sind aus der Sicht der Mitarbeiter der Datenschutz und die Vertraulichkeit. Die meisten Teilnehmer an Mitarbeiterumfragen sind äußerst empfindlich, wenn es darum geht, dass ihre Daten und vor allem ihre Antworten in Computern des Unternehmens gespeichert und verarbeitet werden. Selbst wenn die Vertraulichkeit und der Datenschutz gewahrt bleiben, arbeiten immer Menschen mit den erfragten Daten, schließlich müssen diese ausgewertet werden. Und wo Menschen am Werk sind, besteht auch immer die Möglichkeit eines Datenmissbrauchs.

Sie können das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter am einfachsten erlangen, indem Sie einen Dienstleister mit der Organisation beauftragen. Dies sollten Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern auch so kommunizieren, damit klar wird, dass keinerlei Daten einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden können. Stellen Sie klar, dass lediglich die zusammengefassten und analysierten Ergebnisse der Umfrage weitergegeben, aber die eigentlichen Antworten einbehalten werden. Halten Sie diese Linie auch konsequent ein und machen Sie keine Ausnahmen: Die Investition in eine Mitarbeiterumfrage lohnt sich nur bei absoluter Vertraulichkeit, ansonsten werden Ihre Mitarbeiter entweder gar nicht erst teilnehmen oder nicht wahrheitsgemäß antworten.

Die Antwort-Raten

Die Regel für Befragungen ist einfach: Je mehr Antworten Sie erhalten, desto realistischer und valider sind die Ergebnisse. Wie wollen Sie das Arbeitsklima in einer Abteilung realistisch einschätzen, wenn Sie von dort nur eine einzige Antwort erhalten haben?

Gute Dienstleistungsunternehmen, die Mitarbeiterbefragungen organisieren, können Antwort-Raten von bis zu 90 Prozent erreichen. Mit einer solchen Datenbasis lässt es sich während der Analyse arbeiten. So können die Ergebnisse auf einen direkten Verbesserungsbedarf hindeuten und es können gezielte Maßnahmen ergriffen werden.

Aufbau der Befragung

Die Fragen für die Mitarbeiterbefragung sollten nicht willkürlich gewählt werden. Überlegen Sie genau, was Sie in Erfahrung bringen möchten. Die Fragen sollten dann so gefunden und gestellt werden, dass sie genau diese Antworten hervorbringen (ob nun im Positiven oder im Negativen). Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Fragen so formulieren, dass Ihnen die Ergebnisse auch tatsächlich weiterhelfen. Wenn sie nicht in eine eindeutige Richtung weisen, fehlt der Nutzen einer so teuren Aktion.

Analyse der Befragungsergebnisse

Bei der Auswertung der erhaltenen Antworten geht es nicht nur darum, schnöde Prozentzahlen zu errechnen. Wesentlich wichtiger ist es, diese Statistiken auch zu interpretieren. Die einzelnen Fragen und ihre Ergebnisse müssen zueinander in Beziehung gesetzt werden. Diese Verbindungen müssen in jedem Unternehmen individuell hergestellt werden, da die Zusammenhänge nicht überall gleich sind.

Angenommen, in einer Frage geht es darum, wie viel in den einzelnen Unternehmensbereichen „getratscht“ wird. So lassen sich anschließend Verknüpfungen zwischen der Intensität des Klatsches und der Einschätzung des Arbeitsklimas hergestellt werden.

Erfahrung ist wichtig

Wenn in Ihrem Unternehmen noch kein Know-how zum Thema Mitarbeiterbefragungen vorhanden ist, empfiehlt es sich, damit einen Spezialisten zu beauftragen. Eine Mitarbeiterbefragung ist viel zu teuer, um sie undurchdacht durchzuführen.