Das Personalhandbuch mag vielen Personalern wie ein Relikt aus grauer Vorzeit erscheinen – doch hat es durchaus auch heute noch einen echten Nutzen. Über die Erstellung eines Personalhandbuchs sollten Sie nachdenken, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:

Digitale_Personalakte
  • Es gibt Stellen im Unternehmen (z. B. Werkstattschreiberinnen), die dem Personalwesen zuarbeiten. Dies ist oft bei der Zeitabrechnung oder bei Urlaubsanträgen üblich.
  • In der Personalabteilung arbeiten sehr viele Menschen, wodurch es schwierig wird, dass immer jeder alle Neuerungen und Änderungen mitbekommt.
  • In der Personalabteilung arbeiten nur ein oder zwei Personaler, in deren Händen alle Fäden zusammenlaufen. Wenn einer krank ist, kennt sich keiner mehr aus.
  • Es ist schwierig, immer alle Führungskräfte über aktuelle Personalrichtlinien auf dem neuesten Stand zu halten.

Was ist ein Personalhandbuch?

In einem Personalhandbuch halten Sie alle Regelungen fest, die das Personal in Ihrem Unternehmen betreffen. Dazu können unter anderem folgende Informationen gehören:

  • Ausnahmeregelungen für verschiedenste Personalfragen
  • Richtlinien für Fragen zu Arbeitszeiten, Mitarbeitergeschenken, Vergütungsmodellen etc.
  • Arbeitsanweisungen für die Arbeit im Personalwesen
  • Zuständigkeiten im Personalwesen
  • Vertretungsregelungen

Das Personalhandbuch nimmt man immer dann zur Hand, wenn man eine Personalfrage zu klären hat, deren Antwort man nicht kennt. Es sollte natürlich in erster Linie den Mitarbeitern im Personalwesen zugänglich sein, aber je nach Zuständigkeit auch Führungskräften oder Sekretärinnen, die mit Personalfragen betraut sind.

Die technische Basis für das Personalhandbuch

Da ja nach Möglichkeit mehrere Personen gleichzeitig Zugriff auf das Personalhandbuch nehmen können sollten, sollte es möglichst in elektronischer Form geführt werden. Davon abgesehen erleichtert es die elektronische Form, das Personalhandbuch aktuell zu halten. Hierfür bieten sich mehrere technische Lösungen an:

  • Das Personalhandbuch wird von einer Person in einem Word-Dokument gepflegt. Alle anderen haben nur Leseberechtigung.
  • Es wird eine Datenbank angelegt, in der die Informationen nach Schlüsselwörtern sortiert abgelegt werden und abgerufen werden können.
  • Es können Softwarelösungen für das Wissensmanagement herangezogen werden. Sie bieten vielfältige Informationen, sind aber auch sehr teuer, besonders angesichts des nur eng gesteckten Nutzerkreises.

Wie Sie beim Anlegen Ihres Personalhandbuchs vorgehen

Das Erstellen eines Personalhandbuchs ist nichts, das man „mal eben“ nebenbei erledigt. Vielmehr handelt es sich um einen langfristigen Prozess.

1. Schritt: Legen zunächst eine Struktur für Ihr Personalhandbuch an. Es bietet sich z. B. an, eine thematische Sortierung der einzelnen Abschnitte vorzunehmen. Dies erleichtert die Suche enorm, besonders wenn das Handbuch in einem einfachen Dokument festgehalten wird, wo umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten fehlen. Aber auch eine alphabetische Sortierung nach Schlagworten kann durchaus sinnvoll sein.

2. Schritt: Nehmen Sie die ersten Einträge vor. Achten Sie darauf, die Themen möglichst ausführlich und erschöpfend behandeln. Sollten für einen Fall keine konkreten Handlungsalternativen vorgegeben werden können, halten Sie fest, wer in der Praxis für Entscheidungen zuständig ist.

3. Schritt: Erweitern Sie das Personalhandbuch immer weiter, sobald neue Problemstellungen auftauchen. Sehen Sie von Zeit zu Zeit auch die älteren Einträge durch und überprüfen Sie, ob sie noch aktuell und relevant sind.

Fazit

Damit ein Personalhandbuch Ihrem Unternehmen tatsächlich nutzt, müssen Sie immer dranbleiben und Aktualisierungen vornehmen. Dann ist es jedoch ein praktischer Ratgeber und Wegweiser durch das Personalwesen. Dadurch können sich auch der Abstimmungsaufwand und die Nachfragen in der Personalabteilung stark reduzieren.