Arbeitszeugnisse zu schreiben, ist beinahe eine Kunst. Obwohl sich das Ergebnis meist mehr oder weniger gleich liest, steckt hier dennoch der Teufel im Detail, denn zwei ähnliche Formulierungen können zwei völlig unterschiedliche Aussagen beinhalten. Damit ist so mancher kleiner Betrieb überfordert und auch die formalen Anforderungen an ein Arbeitszeugnis sind keine einfache Angelegenheit.

Personalabrechnung

Doch längst nicht nur kleinen Unternehmen fehlt bisweilen die Zeit: Besonders wenn es in Firmen zu einem Betriebsübergang oder zu Massenentlassungen kommt und vielleicht hunderte Zeugnisse auf einen Schlag geschrieben werden müssen, nimmt man gerne die Dienste von anderen in Anspruch. Immer häufiger kommt es daher vor, dass Personaler das Schreiben der Zwischen- und Arbeitszeugnisse an externe Dienstleister auslagern – so sparen sie Zeit und damit auch Geld. Gleichzeitig erhalten Sie korrekte und rechtlich einwandfreie Dokumente, die ihnen Rechtssicherheit bieten.

Arbeitszeugnisse outsourcen – so geht’s

Wenn Sie Arbeitszeugnisse auslagern möchten, brauchen Sie natürlich zunächst einen entsprechenden Dienstleister. Hierbei kann das Internet hilfreich sein. Wichtig ist: Informieren Sie sich im Vorfeld über die Qualifikationen des Dienstleisters. Es sollte nicht nur texterisches Können besitzen, sondern insbesondere auch in der Personalwirtschaft Erfahrungen aufweisen. Aktuelle Kenntnisse aus dem Arbeitsrecht runden das Profil des Dienstleisters ab. Vor der ersten Beauftragung sollten Sie eine Datenschutzerklärung vereinbaren, um die Daten Ihrer Mitarbeiter zu schützen.

Sobald Sie sich mit einem Dienstleister einig geworden sind, geht es an die Ermittlung der erforderlichen Daten, denn für die Erstellung des Arbeitszeugnisses sind persönliche Daten des Mitarbeiters sowie Informationen zu seiner Tätigkeit im Unternehmen und seiner Leistungsbeurteilung erforderlich. Gibt es bei Ihnen im Unternehmen bereits einen Fragebogen für diese Beurteilung, können Sie diesen ausfüllen und dem Dienstleister übermitteln. Falls dies nicht der Fall ist, wird Ihnen ein passender Fragebogen zur Verfügung gestellt. Wenn die notwendigen Informationen übermittelt sind, dauert die Zeugniserstellung im Regelfall nicht mehr lange.

Kosten für extern erstellte Arbeitszeugnisse

Die Kosten für diese Dienstleistung variieren natürlich extrem. Im Internet gibt es Anbieter, bei denen Sie Zeugnisse mehr oder weniger automatisiert erstellen lassen können. Die Kosten halten sich mit rund 50 bis 70 Euro relativ in Grenzen, allerdings sind die Zeugnisse auch nicht individualisiert und von Ihrer Seite ist mehr qualifizierter Input erforderlich (beispielsweise die eigene Formulierung der Tätigkeitsbeschreibung). Erfahrene Dienstleister, die jedes Arbeitszeugnis von Hand schreiben, nehmen teilweise 200 bis 300 Euro oder mehr pro Zeugnis, insbesondere wenn es sich um das Zwischen- oder Arbeitszeugnis von Führungskräften handelt oder diese gar noch ins Englische übersetzt werden müssen.

Auftrag vom Arbeitnehmer

Immer häufiger verbuchen Zeugnisdienstleister auch Aufträge, die direkt von Arbeitnehmern kommen. Der Grund dafür ist einfach: Wer ein sehr gutes Zeugnis will, tut gut daran, dem Arbeitgeber bereits einen entsprechenden Entwurf vorzulegen. Insbesondere in kleinen Unternehmen, wo man oft den Aufwand des Arbeitszeugnisses scheut, unterschreibt man gerne, was der Arbeitnehmer vorlegt, wenn man sich dadurch Zeit sparen kann.

Die Preise für derartige Zeugnisentwürfe liegen meist aus nachvollziehbaren Gründen ein wenig niedriger als die Tarife für Arbeitgeber, was jedoch nichts an der Qualität des Inhalts ändert.

Aufträge auf dem steigenden Ast

Immer mehr Zeugnisdienstleister entstehen und dies hat auch seinen Grund: Die Nachfrage steigt kontinuierlich an. Je größer der Wust an Rechtsvorschriften wird, die bei der Zeugniserstellung berücksichtigt werden müssen, desto geringer ist die Motivation der Unternehmer, ihre Zeugnisse selbst zu schreiben.

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