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Die elektronische Lohnsteuerkarte – Vorteile und Folgen

Mit der Umsetzung des ELStAM-Verfahrens im Jahre 2013 wird die alte Lohnsteuerkarte in Papierform nun endgültig überflüssig. Während die Lohnsteuerbescheinigung, welche früher auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte eingetragen wurde, schon seit 2005 elektronisch vom Arbeitgeber zu den Finanzämtern übermittelt wurde, stand eine Verwaltung der Daten der Vorderseite bis heute aus.

Digitale_Personalakte

Die Vorteile der beiden elektronischen Verfahren liegen auf der Hand. Das hin-und-her-Schicken der Lohnsteuerkarten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie zum Finanzamt entfällt – die Papierberge schrumpfen. Selbiges gilt für die Archive der Arbeitgeber und Finanzämter. Sowohl auf finanzieller als auch organisatorischer Ebene bietet ELStAM damit zahlreiche Vorteile.

So funktioniert ELStAM

In einer Datenbank werden von Seiten der Finanzverwaltungen alle für die Lohnsteuerberechnung des Arbeitnehmers notwendigen Daten bereitgestellt: Steuerklasse, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Anzahl der Kinderfreibeträge und sonstige Freibeträge. All diese Daten zusammen werden als Lohnsteuer-Abzugs-Merkmale bezeichnet. Daher auch der Name ELStAM. Um die Daten zu erhalten, muss der registrierte Arbeitgeber lediglich das Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer angeben sowie erklären, ob es sich um eine hauptberufliche oder nebenberufliche Beschäftigung handelt. Die Finanzverwaltungen informieren die Arbeitgeber gezielt über regelmäßige Änderungslisten, sollten sich Änderungen in den Abzugsmerkmalen ihrer Mitarbeiter ergeben.

Neue Verteilung der Zuständigkeiten

Im Zuge der aktuellen Änderungen ergeben sich auch Verschiebungen in den behördlichen Zuständigkeiten. Während der Arbeitnehmer bisher für Änderungen der Lohnsteuerkarte bzw. der Abzugsmerkmale meist seine Gemeinde aufsuchen musste, übernimmt diese zukünftig nur noch Anpassungen im Falle von melderechtlichen Änderungen. Die Gemeinde übermittelt diese dann auch automatisch an die Finanzverwaltung. Alle anderen Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale, die Speicherung der Daten in der elektronischen Datenbank sowie die Bereitstellung für die Arbeitgeber erfolgt durch die Finanzverwaltungen.

Alles was Recht ist

Das ELStAM Verfahren untersteht den Finanzverwaltungen und ist in ein umfangreiches rechtliches Gefüge gebettet. Wesentliche Elemente finden sich im Einkommensteuergesetz sowie in der Lohnsteuerdurchführungsverordnung und der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung. Den rechtlichen Rahmen zur steuerlichen Identifikationsnummer findet man in der Abgabenverordnung. Den Umgang mit persönlichen Daten regelt zum Schutz der Arbeitnehmer das Bundesdatenschutzgesetz.

Die Vorteile für den Arbeitgeber auf einen Blick

Mit dem neuen Verfahren steht ein System zur Verfügung, welches den Papierkrieg und Arbeitsaufwand für alle drei beteiligten Parteien – Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Finanzverwaltungen – deutlich reduziert. Im Umgang mit der Lohnsteuerkarte betrifft das vor allem folgende Punkte, die nun nicht mehr zu erledigen sind:

  • Einige Arbeitnehmer mussten regelmäßig an die jährliche Abgabe der Lohnsteuerkarte erinnert werden.
  • Die Lohnsteuerkarte an sich und Änderungen mussten manuell erfasst werden.
  • Die Lohnsteuerkarte musste bereitgehalten und auf Wunsch des Arbeitnehmers herausgegeben werden, beispielsweise bei einem Arbeitgeberwechsel.
  • Vernichtung oder Herausgabe am Jahresende, je nachdem ob die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch erfolgte oder nicht.

Alles in allem wird ELStAM hoffentlich allen das Leben und Arbeiten im Personal-Alltag erleichtern.

Tipp: Bitte informieren Sie rechtzeitig Ihre Arbeitnehmer, die Lohnsteuerabzugsmerkmale, welche nun in ELStAM hinterlegt sind, auf Richtigkeit zu prüfen, bevor Sie die erste Abrechnung mit dem neuen Verfahren durchführen. So lassen sich unliebsame Überraschungen auf dem Gehaltszettel womöglich vermeiden!

2013-11-05T01:09:46+00:00 11. Januar 2013|Personalmanagement|0 Kommentare

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