Nach der Registrierung des Arbeitgebers und der Anmeldung der Arbeitnehmer, ist alles Nötige vorbereitet, um die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen und für die Lohnsteuerabrechnung zu verwenden.

Personalabrechnung

Von Seiten der Finanzverwaltungen werden dem Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale zum Abruf zur Verfügung gestellt. Sie sind anzuwenden. Ist das einmal erfolgt, so ist eine Rückkehr zum Papierverfahren nicht mehr möglich.

Datenabruf – abhängig von den Voraussetzungen

Vier verschiedene Fälle generieren verschiedenartigen Umgang mit dem Datenabruf:

  • Bereitstellung nach Neuanmeldung aller angemeldeten Arbeitnehmer (Neuanmeldung oder Verfahrensbeginn)
  • Bereitstellung nach Neuanmeldung eines neues Arbeitnehmers nach Verfahrensbeginn, beispielweise nach Neueinstellung
  • Bereitstellung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer, beispielsweise nach vom Arbeitnehmer veranlassten Änderungen an Freibeträgen oder Steuerklasse
  • Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer im laufenden Verfahren über einen Antrag beim Betriebsstätten-Finanzamt

Immer wieder was Neues – Änderungswesen

ELStAM sieht für den Umgang mit Änderungen folgendes Vorgehen vor: Der Arbeitgeber ist verpflichtet regelmäßig – sprich einmal monatlich – die von den Finanzverwaltungen bereitgestellten Änderungslisten aktiv abzurufen. Diese werden allerdings nur erstellt, wenn es wirklich Änderungen an den Lohnsteuerabzugsmerkmalen gegeben hat. Deshalb kommt es häufig zu unnötigen Abrufen. Die Lösung ist der Mitteilungsservice des ELSTER-Onlineportals. Er informiert den Arbeitgeber per Mail bei Änderungen an den ELStAM und macht so einen gezielten Abruf möglich. Nutzt man dieses Angebot, so kann man der Verpflichtung des monatlichen Abrufs entgehen.

Arbeitnehmer in der Verpflichtung

Bereits 2011 wurden die Arbeitnehmer von Seiten der Finanzämter über ihre Lohnabzugsmerkmale informiert. Es empfiehlt sich vor Einführung des Verfahrens die Arbeitnehmer darüber zu informieren, dass sie mit Hilfe dieser Information oder über eine Registrierung im ELSTER-Onlineportal ihre eigenen Merkmale auf Richtigkeit überprüfen sollten.

Sperrung des Abrufs

Wie bei der Neuanmeldung eines Arbeitnehmers kann es auch beim Abrufen vorkommen, dass der elektronische Arbeitgeberabruf für einen Arbeitnehmer gesperrt ist. In solchen Fällen erhält der Arbeitgeber keine Änderungsliste für den entsprechenden Arbeitnehmer. Wie bei der Anmeldung können die auf einer lohnsteuerlichen Bescheinigung des Finanzamts vorgelegten Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt werden. Sobald die Sperre aufgehoben ist, hat der Arbeitnehmer den Arbeitgeber über die Aufhebung zu informieren. Dieser kann dann die Änderungsliste wie üblich abrufen und die geänderten ELStAM nutzen.