Wenn in Ihrem Unternehmen Außendienstmitarbeiter beschäftigt sind, die viel unterwegs sind oder andere Angestellte die aufgrund von Projekten oder Messen reisen müssen, stehen Ihnen Reisekostenabrechnungen ins Haus. Denn jeder Arbeitgeber kann für die Zeit, in der er für Ihr Unternehmen unterwegs ist, Reisekosten geltend machen. Für eine übersichtliche Verwaltung der Reisekostenabrechnungen steht Ihnen eine Reisekostenabrechnung 2013 Vorlage zur Verfügung.

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Voraussetzungen und Umfang

Zunächst muss eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegen, d.h. der Arbeitnehmer muss sich außerhalb seiner Wohnung und darf sich nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte befinden. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten können ohne Begrenzung des Arbeitgebers lohnsteuerfrei ersetzt werden, während es bei den Verpflegungsmehraufwendungen bestimmte Pauschalen gibt, die als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt werden. Um alle erforderlichen Daten für eine korrekte Abrechnung zur Verfügung zu haben, können Sie hier eine Reisekostenabrechnung 2013 Vorlage herunterladen.

Aufzeichnung der Reisekosten

Damit die Reisekosten erstattet werden können, sind Ihre Arbeitnehmer verpflichtet, diese zu dokumentieren. Zu den benötigten Angaben zählen Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, Reisedauer und Reiseweg. Alle Ausgaben sind durch geeignete Quittungen wie Hotelrechnungen, Schriftverkehr oder Fahrtenbuch nachzuweisen. Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es für 2013 folgende Pauschalen: ab einer Abwesenheit von 8 Stunden sind es 6,00 €, zwischen 14 und 24 Stunden 12,00 € und ab 24 Stunden 24,00 €. Die Zeiten sind immer auf einen Kalendertag bezogen, bei einer Abwesenheit über mehrere Tage setzt sich die Pauschale aus mehreren Werten zusammen. Beginnt eine Dienstreise am Montag 9:00 Uhr und endet am Mittwoch um 17:00 Uhr, erhält der Angestellte 48,00 € (Tag 1 9:00 bis 24:00 Uhr, das sind 15 Stunden und 12,00 €; Tag 2 0:00 bis 24:00, das sind 24 Stunden und 24,00 € und Tag 3 0:00 bis 17:00, das sind 17 Stunden und 12,00 €). Diese Pauschalen gelten bei Inlandsreisen, stehen Dienstreisen in andere Länder an, sind diese davon abweichend und je nach Land unterschiedlich. Ein Reisekostenabrechnung 2013 Muster können Sie Ihren Mitarbeitern zum Ausfüllen aushändigen, damit Sie einheitliche Formulare für die Auswertung der Reisekosten haben.
 

Weitere Informationen zur Reisekostenabrechnung 2013 finden Sie hier: reisekostenabrechnung.org, cio.de