Für Arbeitnehmer ist sie oft ein Buch mit sieben Siegeln, für Arbeitgeber ein weiterer bürokratischer Aufwand – die Personalakte. Allerdings lohnt es sich durchaus, eine solche anzulegen, betonen Experten immer wieder. Zum einen bleibt damit stets der Überblick über die Entwicklung der Mitarbeiter erhalten, zum Anderen können wichtige Unterlagen zentral gesammelt werden.

Digitale_Personalakte

Allerdings ist es rechtlich nicht ganz eindeutig, wie die Personalakte auszusehen hat. Denn einerseits besteht keine Pflicht, eine solche zu führen, andererseits auch keine Formvorschrift, wie sie auszusehen hat. Lediglich die erlaubten und unerlaubten Inhalte sind eindeutig geregelt.

Übliche, erlaubte Unterlagen in der Personalakte

Die Personalakte wird meist schon vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses angelegt. Typische Unterlagen, die in sie einfließen, sind zum Beispiel die Bewerbungsunterlagen des Arbeitnehmers, Zeugnisse und Abschlüsse. Ebenfalls darf der Arbeitsvertrag Eingang in die Personalakte finden.

Später folgen Unterlagen zur Anlage vermögenswirksamer Leistungen, die Lohnabrechnungen, Übersichten über Fehlzeiten, steuerliche Unterlagen, Meldungen zur Sozialversicherung und vieles mehr. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber in der Personalakte alle Unterlagen über den Arbeitnehmer sammeln, die mit der beruflichen Tätigkeit in Verbindung stehen. Sie müssen allerdings der Wahrheit entsprechen. Abmahnungen dürfen erst dann aufgenommen werden, wenn klar ist, dass diese berechtigt sind. Aktennotizen über Gespräche mit dem Mitarbeiter finden sich ebenfalls in der Personalakte.

Was nicht in die Personalakte gehört

Dagegen haben ärztliche Unterlagen, wie die Untersuchung durch den Betriebsarzt, nichts in der Personalakte zu suchen. Gleiches gilt für Angaben über die Religionszugehörigkeit, die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers oder Ähnliches. Unrichtige Angaben, unbegründete Abmahnungen und Co. sind ebenfalls tabu.

Notfalls kann der Arbeitnehmer sogar auf der Entfernung solcher Inhalte aus seiner Personalakte bestehen, im Extremfall dagegen auch klagen. Ebenfalls hat er das Recht auf eine Gegendarstellung, falls er der Meinung ist, bestimmte Angaben in der Personalakte treffen nicht zu.

Weiterführende Informationen zur Personalakte finden sie bei Formblitz und im Mittelstandswiki.