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Anforderungsprofil für eine Sekretärin (oder Sekretär)

Aufgaben, Tätigkeiten, Anforderungen an eine Sekretärin

Der Beruf der Sekretärin oder des Sekretärs ist in den vergangenen Jahren deutlich anspruchsvoller geworden. So nehmen die einst oft belächelten Vorzimmerdamen und -herren mittlerweile eine wichtige Funktion im Unternehmen ein. Daraus ergibt sich, dass die Ausbildung zur Sekretärin bzw. zum Sekretär sich in der Vergangenheit ebenfalls drastisch verändert hat.

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Die Terminplanung, die Bewirtung der Gäste, sowie die Bearbeitung der Post und die Annahme von Telefonaten zählen eher zu den üblichen Tätigkeiten der Sekretärin und sie sind noch heute von Bedeutung.

Neu hinzugekommen sind dagegen Aufgaben, wie die Bearbeitung von E-Mails, die sich aufgrund der modernen Kommunikationswege ergeben. Ebenfalls wird die Sekretärin bzw. der Sekretär immer häufiger Verhandlungen mit Kunden und Geschäftspartnern am Telefon führen. Dabei kann es natürlich auch zu Gesprächen mit ausländischen Geschäftspartnern kommen, so dass Grundkenntnisse in verschiedenen Fremdsprachen zwingend erforderlich sind. Die Anforderungen können inzwischen so weitreichend sein, dass der Ausbildungsberuf zur „Europasekretärin“ geschaffen wurde.

Die Sekretärin oder der Sekretär sind oftmals erster Ansprechpartner für Besucher des Unternehmens, aber auch für viele Mitarbeiter. Oftmals muss die Sekretärin auch Sachbearbeitertätigkeiten übernehmen. Hierzu zählen die Koordination der Urlaubsplanung oder die vorbereitende Buchhaltung, sowie Aufgaben aus dem Bereich der Fakturierung. Welche Aufgaben tatsächlich anfallen, ist jedoch immer vom Unternehmen abhängig. Aus den vielfältigen Aufgaben kann demzufolge folgendes

Anforderungsprofil Sekretär/-in abgeleitet werden:

  • gepflegtes Äußeres
  • sicheres, freundliches Auftreten
  • gute Fremdsprachenkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher) – mindestens Englisch
  • versiert im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (MS-Office, E-Mail-Programme, Präsentationsprogramme)
  • Schreiben nach Phonodiktat / Steno
  • Verhandlungsgeschick beim Einkauf von z. B. Büromaterial
  • Organisationstalent
  • gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
  • Kenntnisse in Sachbearbeitertätigkeiten (vorbereitende Buchhaltung, Fakturierung, Zollrecht)
  • Terminplanung und Koordinationsgeschick
  • Postbearbeitung, Telefonannahme, E-Mail-Bearbeitung
  • Vertrauenswürdigkeit, Genauigkeit
2016-07-05T11:35:02+00:00 15. Januar 2010|Vorlagen / Checklisten|0 Kommentare

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