Der Beruf der Assistentin oder des Assistenten ist bisher kein eindeutig abgrenzbarer Beruf und gilt noch nicht als Ausbildungsberuf. Für den Begriff Assistentin wird oft auch noch der Begriff Sekretärin angewandt, wobei diese rein von den Definitionen her, etwas tiefer stehen müsste. Allerdings gilt in den Betrieben ein fließender Übergang zwischen beiden Berufen. Im Allgemeinen ist die Assistentin oder der Assistent direkt einem Vorgesetzten oder eine Abteilung unterstellt.

Personalabrechnung

Assistenten und Assistentinnen unterstützen den Vorgesetzten hinsichtlich zahlloser Belange, sie beraten ihn bei Führungsstrategien und Entscheidungen, übernehmen seine Terminplanung und Reisevorbereitung. Ebenfalls formatieren sie seine Briefe, sofern er sie selbst getippt hat oder schreiben diese nach Vorlage, Band oder Diktat ab. Assistenten müssen weiterhin einzelne kleinere Projekte betreuen, Sachbearbeiter-Tätigkeiten übernehmen, für die sie die volle Verantwortung übernehmen oder auch einfach das Büromaterial verwalten und beschaffen.

Assistenten sind der Mittelpunkt, wenn es um den Informationsfluss in Unternehmen geht. Sie kennen sich oft mit Personalfragen und Führungsstilen, in betriebswirtschaftlichen Belangen und allen modernen Kommunikationsmitteln aus. Ebenfalls gehört es zum Anforderungsprofil Assistentin / Assistent, dass sie Präsentationen erstellen, Unterlagen verwalten und die eingehenden Telefonate annehmen.

Mitunter werden auch selbstständig Verhandlungen am Telefon geführt, es muss die komplette Korrespondenz erledigt und eingehende Post an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden. Gleiches gilt für Informationen innerhalb des Unternehmens, wie allgemeine Arbeitsanweisungen. Das Berufsbild der Assistentin ist somit sehr abwechslungsreich. Daraus ergibt sich dann folgendes

Anforderungsprofil Assistentin / Assistent

  • kaufmännische Ausbildung
  • sehr gute Kenntnisse der gängigen Büro-Software (MS-Office)
  • sehr gute Kenntnisse in mindestens einer Fremdsprache, besser mehrere
  • sehr hohes Allgemeinwissen
  • soziale Kompetenz
  • betriebswirtschaftliche Kenntnisse
  • Kenntnisse in Führungsstrategien
  • sehr hohe Loyalität und Flexibilität
  • Fähigkeit, vorausschauend zu handeln und dabei das Wohl des Unternehmens im Blick zu behalten
  • Fähigkeit, sich selbst zu organisieren
  • Fähigkeit, andere Menschen zu motivieren und teilweise zu führen