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Personalakten organisieren: Verschiedene Systeme im Überblick

In größeren Unternehmen wird es zunehmend üblich, die Personalakten elektronisch zu führen und auf physische Akten komplett zu verzichten. Für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt sich diese Vorgehensweise jedoch meist nicht, gerade wenn sie kein ERP-System im Einsatz haben, das diese Funktion ohnehin bereits bietet. Bei einer kleinen Belegschaft hat die klassische Personalakte längst noch nicht ausgedient. Doch welche Systeme bieten sich für eine effiziente Ablage an und wie strukturiert man die Personalakte sinnvoll?

Personalakten aufbauen: Mögliche Produkte

Um die Personalakten aufzubauen, gibt es eine Vielzahl von Produktlösungen. Einige sollen hier exemplarisch genannt werden:

  • Ordner: Bei nur wenigen Mitarbeitern können diese gemeinsam in breiten Ordnern gesammelt werden. Hierzu trennt man sie einfach durch mit den Namen der Arbeitnehmer beschriftete Trennblätter oder Register. Oder Sie gruppieren die Personalunterlagen mithilfe von Heftstreifen oder mit Ösenheftern.
    Pro: Sehr kostengünstig, platzsparend
    Kontra: bei großer Mitarbeiterzahl nicht übersichtlich
  • Hängetaschen/-mappen: Hängemappen oder -taschen sind der Klassiker der Archivierung. Hängemappen gibt es häufig mit zweigeteilter Heftung im Inneren, sodass Sie dadurch direkt eine logische Unterteilung vornehmen können (z. B. Vertrag & Gehalt auf der einen Seite, alles andere auf der anderen Seite). Hängemappen mit Loseblattsammlungen führen im Laufe der Zeit häufig zu Papierchaos. Deshalb werden die Unterlagen im Inneren oft durch Heftstreifen zusätzlich gegliedert.
    Pro: Kostengünstige Mappen, effiziente Ablage
    Kontra: erfordert einen speziellen Registraturschrank zum Einhängen der Mappen
  • Personalmappen: Personalmappen sind eine Speziallösung für die Personalabteilung. Dabei handelt es sich um Hängetaschen, die im Inneren mit einer Unterteilung in mehrere Register ausgestattet sind. Durch eine Schlauchheftung können Sie Dokumente an jeder beliebigen Stelle einfügen.
    Pro: übersichtlich, effizient zu bedienen
    Kontra: teurer als herkömmliche Hängemappen, Registraturschrank erforderlich
  • Wäller-Personalakten-System: Bei diesem System vom Hersteller Wäller werden die Hefter senkrecht an einer Schiene aufgehängt. Die Mappen sind innen unterteilt. Durch die runde Anordnung im Schrank wird extrem viel Platz eingespart, da der erforderliche Karussell-Schrank im Vergleich zu einem normalen Flachschrank kaum die Hälfte des Platzes einnimmt.
    Pro: ideal für geringes Platzangebot
    Kontra: Kosten, spezieller Schrank notwendig

Sinnvoller Aufbau einer Personalakte

Zwar könnte man in der Personalakte alle Unterlagen chronologisch nach ihrem Auftreten ordnen. Dies würde allerdings gerade bei umfangreicheren Akten von langjährigen Mitarbeitern zu einem erhöhten Suchaufwand führen, wenn man ein älteres Dokument unbekannten Datums sucht. Deshalb ist es üblich, die Personalakte in mehrere Abschnitte zu untergliedern. Hierfür bietet sich beispielweise die folgende Gliederung an:

Abschnitt Inhalt
Personalien / Persönliche Unterlagen
  • Bewerbungsunterlagen
  • Zeugnisse
  • Personalerfassungsbogen
  • Ärztliches Zeugnis
  • Mitteilungen über Veränderungen (z. B. Namenswechsel, Umzug)
  • Polizeiliches Führungszeugnis
Vertrag & Gehalt
  • Arbeitsvertrag
  • Zusätze zum Arbeitsvertrag (z. B. Dienstwagenvereinbarung)
Entgelt
  • Gehaltserhöhungen
  • Zusammensetzung des Gehalts
  • Unterlagen zu Mitarbeiterdarlehen
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Sozialversicherung
  • Vorschüsse
Tätigkeit
  • Stellenbeschreibung
  • Mitarbeiterbeurteilung
  • Nachweise über Weiterbildungen
  • Beförderung / Versetzung
  • Abmahnungen
Abwesenheit
  • Urlaubstage
  • Krankheitstage
  • Elternzeit
  • Mutterschutz
  • Pflegezeit
  • Wehr-/Zivildienst
Sonstiges Allgemeiner Schriftverkehr

 

Für welche Einteilung Sie sich entscheiden, hängt auch von den Gegebenheiten im Unternehmen ab. Wird beispielsweise häufig mit kurzfristig Beschäftigten gearbeitet, die nur für wenige Monate im Unternehmen verbleiben, ist keine allzu starke Unterteilung der Personalakte erforderlich, da sich nicht so viele Dokumente ansammeln und sich dadurch auch der „Suchaufwand“ in Grenzen hält.

2018-09-19T10:37:39+02:00 28. Februar 2017|Personalmanagement|0 Kommentare

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