Der Personalbedarfsplan ist die Grundlage für strategische Entscheidungen bezüglich der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Damit jedoch ein möglichst aussagekräftiger Personalbedarfsplan erstellt werden kann, sind erst einmal einige Vorarbeiten notwendig.

Personalabrechnung

Zunächst wird der Ist-Bestand an Personal erhoben. Hier sollten die Anzahl der Mitarbeiter, sowie deren Einsatzgebiete genau aufgestellt werden. Wichtig ist, dass bereits an dieser Stelle auf evtl. Abgänge, durch Erreichen des Ruhestands, Kündigungen, Schwangerschaft, Zivildienst und vieles mehr berücksichtigt werden. Das Erreichen des Ruhestands ist noch am besten zu planen, für alle anderen Bereiche müssen Prognosen vorgenommen werden.

Soll-Bestand ermitteln

Anschließend muss ein Soll-Bestand ermittelt werden. Dieser setzt sich zum Einen aus dem Ersatzbedarf für Personal zusammen. Gemeint sind damit Mitarbeiter, die für ausscheidende Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Zum Anderen sollten Prognosen für Mehr- und Minderbedarf angefertigt werden. Dieser Bedarf ist zwar nicht eindeutig planbar, da er immer von äußeren Umständen abhängt, jedoch können hier Erfahrungswerte angesetzt werden.

Nach dieser Arbeit steht im Personalbedarfsplan der Ist-Bestand dem Soll-Bestand gegenüber. Daraus lässt sich nun die Differenz zwischen beiden Varianten ermitteln – der tatsächliche Personalbedarf. Sofern absehbare Zugänge vorhanden sind, etwa durch Aufstieg, Versetzung oder Abschluss der Ausbildung, müssen diese natürlich ebenfalls mit eingerechnet werden.

Personalbedarfsplan langfristig anlegen

Ein solcher Personalbedarfsplan sollte langfristig angelegt werden, mindestens für fünf Jahre im Voraus sollte er aufgestellt sein. Das erste Jahr wird möglichst genau analysiert, die folgenden Jahre aufgrund gröberer Schätzungen.

Eine gute Möglichkeit, stets einen aktuellen Personalbedarfsplan vorlegen zu können, ergibt sich, wenn der einmal erstellte Plan stetig fortgeführt wird. Weitere Zu- und Abgänge, Versetzungen und Entwicklungen des Unternehmens müssen dabei berücksichtigt werden. Wer den Personalbedarfsplan aber einmal erstellt hat, behält immer den Überblick über den künftigen Bedarf an Personal und kann so frühzeitig nach Mitarbeitern suchen.

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