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Auslagerung der Lohnbuchhaltung: Pro und Contra

Die oftmals verwirrende Gesetzgebung in Deutschland, die weitreichenden Vorgaben in Hinblick auf die Lohnabrechnung und zahlreiche Verwaltungsvorschriften machen die Lohnbuchhaltung für deutsche Unternehmer zu einer großen Herausforderung. Große Unternehmen verlegen sich immer mehr darauf, ihre Entgeltabrechnung an große, spezialisierte Dienstleister auszulagern. Und auch für kleinere und mittlere Betriebe besteht die Möglichkeit, sich für die Lohnbuchhaltung in Berlin Unterstützung zu suchen. Die Entscheidung für Outsourcing hat weitreichende Konsequenzen – deshalb will sie wohlüberlegt getroffen werden.

Ablauf des Outsourcings: Lohnbuchhaltung in fremder Hand

Die Auslagerung der Lohnbuchführung kann in der Praxis sehr unterschiedliche Ausprägungen erfahren. Mögliche Szenarien, wie dieser Prozess gestaltet werden kann, wären:

  • Ein kleiner Ein-Mann-Betrieb entscheidet sich dafür, die Entgeltabrechnung durch ein kleines Steuerbüro erledigen zu lassen.
  • Ein mittelständisches Unternehmen erledigt im Haus nur die vorbereitende Lohnbuchhaltung, während der Steuerberater den Rest übernimmt (z. B. Durchführung der Lohnabrechnung, Bescheinigungswesen).
  • Ein Unternehmen nutzt die Cloud-Softwarelösung eines Dienstleisters. Die Entgeltabrechnung wird weiterhin inhouse durchgeführt, während jedoch die Bereitschaft der technischen Einrichtung in der Verantwortung des IT-Partners liegt.
  • Auch die komplette Auslagerung des Prozesses ist denkbar. In diesem Fall übernimmt das Personal des HR-Dienstleisters die gesamte Lohnabrechnung und die bisherigen Entgeltsachbearbeiter können sich auf die strategische Personalarbeit konzentrieren.

Beweggründe: Vorteile von Outsourcing

In welchem Umfang die Lohnbuchhaltung ausgelagert werden soll, hängt stark von den individuellen Beweggründen ab, die die Unternehmensführung zu der Entscheidung veranlasst haben. Gute Gründe, die Entgeltabrechnung outzusourcen, sind beispielsweise:

  • Entlastung von zeitraubenden Routineaufgaben und Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Anwendung optimierter Prozesse
  • stets aktuelles und spezialisiertes Wissen aus dem HR-Bereich
  • Verringerung des Ausfallrisikos (insbesondere in Abrechnungsstellen, die nur mit sehr wenig Personal besetzt sind)
  • kurze Reaktionszeiten
  • flexible Anpassung an den Bedarf des Unternehmens (skalierbare Lösungen, die mitwachsen)
  • höhere Wirtschaftlichkeit durch effizientere Prozesse
  • Verringerung von Fixkosten und Schonung der Liquidität
  • hohe Qualität und minimierte Fehleranfälligkeit

Durch Outsourcing kann auch ein Kostenvorteil angestrebt werden. Meist sind jedoch andere Ziele ausschlaggebend für die Entscheidung.

Nachteile: Es ist nicht alles Gold…

Auch wenn Outsourcing durchaus viele Vorteile haben kann – es ist längst kein zwingender Erfolgsgarant. Der Risiken sollten sich interessierte Unternehmer stets bewusst sein:

  • Abhängigkeit: Je höher der Grad der Auslagerung ist, desto abhängiger ist das Unternehmen von dem gewählten Dienstleister.
  • Know-how: Wird die Entgeltabrechnung nicht mehr hausintern durchgeführt, kann zwar auf das Know-how des Dienstleisters zurückgegriffen werden. Das inhouse verfügbare Fachwissen reduziert sich jedoch nach und nach.
  • Service: Ein hoher Servicegrad ist beim Outsourcing der Lohnbuchhaltung von entscheidender Bedeutung. Kann der Dienstleister dieser Anforderung nicht entsprechen, kann es zu Servicelücken oder Verzögerungen bei der Ausführung der Entgeltabrechnung kommen.
  • Entlassungen: Durch die Auslagerung können im eigenen Unternehmen personelle Kapazitäten freigesetzt werden. Diese müssen möglicherweise durch Entlassungen abgefangen werden.

Diese möglichen Risiken erfordern, dass sich der Unternehmer sehr detailliert mit den zur Verfügung stehenden Anbietern auseinandersetzt. Wichtig ist deshalb, sich bereits im Vorfeld ausführlich mit ihnen über die zu erreichenden Ziele, den Umfang der Arbeiten und den gewünschten Prozess zu unterhalten, um möglichst viele Details zu klären und Missverständnissen vorzubeugen. Wichtig sind konstante Ansprechpartner mit Erfahrung und Know-how, ein kompetenter Support und ein transparenter Vertrag. Der Outsourcing-Dienstleister sollte ein langfristiger Partner sein, der das Unternehmen flexibel betreut und unterstützt.

2017-10-16T22:18:04+00:00 16. Oktober 2017|Personalmanagement|0 Kommentare

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