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Steuerfreie Fahrtkostenerstattung setzt Einzelaufzeichnungen voraus

Arbeitgeber können jenen Beschäftigten, die beruflich bedingte Fahrten absolvieren, die Fahrtkosten steuerfrei vergüten. Diese Reisekostenerstattungen sind jedoch nur dann von der Lohnsteuer befreit, wenn der Arbeitgeber für jede vergütete Fahrt Einzelaufzeichnungen führt. Gemäß den gesetzlichen Vorschriften müssen diese Unterlagen zur Fahrtkostenerstattung zeitgerecht ausgefertigt und dem Lohnkonto beigelegt werden. Davon sind auch Pauschalvergütungen erfasst.

Fahrtkosten steuerfrei vergüten

Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen Auswärtstätigkeiten verrichten, sind mit Reisekosten in Form von Fahrtkosten, Übernachtungsgebühren und Mehraufwendungen für Verpflegung konfrontiert. Die Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern solche Reisekosten im Sinne des § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei vergüten. Darunter fallen auch die Fahrtkosten, die jedoch nicht unbedingt in ihrer tatsächlichen Höhe berücksichtigt werden müssen. Der Einfachheit halber besteht nämlich die Möglichkeit, einen pauschalen Kilometersatz anzunehmen, der für jeden zurückgelegten Fahrtkilometer herangezogen wird:

  • Kilometersatz für PKW: 30 Cent
  • Kilometersatz für andere motorbetriebene Fahrzeuge: 20 Cent

Einzelaufzeichnungen führen und rechtzeitig Unterlagen erstellen

Laut den gesetzlichen Bestimmungen sind die Fahrtkostenerstattungen, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern gewährt, nur dann von der Lohnsteuer befreit, wenn die Fahrten einzeln abgerechnet werden. Eine Schätzung ist rechtlich nicht zulässig.

Die Rechtsprechung verlangt außerdem, dass der Arbeitgeber rechtzeitig die erforderlichen Unterlagen ausfertigt und anschließend aufbewahrt. Anhand dieser Nachweise muss es möglich sein, die Steuerfreiheit der vergüteten Fahrtkosten zu überprüfen. Diese Einzelaufzeichnungspflicht besteht auch dann, wenn der Arbeitgeber und der betroffene Mitarbeiter versichern, dass die Fahrtkosten einzeln abgerechnet wurden und die gesetzlich gestatteten Pauschalbeträge unterschritten haben.

Unterlagen zur Fahrtkostenerstattung dem Lohnkonto beilegen

Grundsätzlich ist es zulässig, die steuerfrei vergüteten Fahrtkostenerstattungen im Lohnkonto in Form einer Summe anzugeben. Allerdings muss der Arbeitgeber die Aufzeichnungspflichten der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV) beachten und die entsprechenden Nachweise als ergänzende Unterlagen dem Lohnkonto beilegen. Aus diesen Einzelaufzeichnungen muss ersichtlich sein, für welche Dienstfahrten der Arbeitnehmer welchen Fahrtkostenersatz erhalten hat. Idealerweise finden sich in diesen Unterlagen des Lohnkontos die folgenden Angaben:

  • Reisedauer
  • Reiseweg: Abfahrtsort und Fahrtziel
  • Länge der Fahrtstrecke: Anzahl der zurückgelegten Fahrtkilometer
  • Höhe der Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungsgebühren, Mehraufwendungen für die Verpflegung)

Verletzung der Aufzeichnungspflichten: Fahrtkostenerstattung nicht mehr steuerfrei

Wer diese Aufzeichnungspflichten nicht einhält und keine entsprechenden Nachweise vorlegen kann, riskiert, dass die Fahrtkostenerstattung bei einer Lohnsteuerprüfung als steuerpflichtiger Arbeitslohn eingestuft wird. In diesem Fall ergeht ein Lohnsteuernachforderungsbescheid.

2017-10-20T18:26:06+00:00 28. Oktober 2017|Arbeitsrecht|0 Kommentare

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