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Wie Arbeitgeber diese sechs Fehlerquellen bei der Auslandsentsendung ausschalten

Arbeitgeber, die einen Mitarbeiter für Auslandstätigkeiten benötigen, sollten vorab einige Fehlerquellen ausschalten, um unangenehme finanzielle Folgen zu vermeiden. Eine sorgfältige Planung der Auslandsentsendung schützt das Unternehmen und die Beschäftigten.

Fehler 1: Vorbereitung ohne kompetente Personaler

Der reibungslose Ablauf von Auslandsentsendungen setzt das fachspezifische Wissen eines HR-Experten voraus. Zusätzlich zu diesem Know-how sind genügend Zeitressourcen und standardisierte Prozesse gefragt, um die administrativen Herausforderungen zu bewältigen.

Fehler 2: Personaler und Steuerrechtsexperten sprechen sich nicht ab

Es ist die Aufgabe der Personalabteilung, die erforderlichen Formalitäten für die Auslandsentsendung zu erledigen und den Einsatz gut vorzubereiten. Demnach müssen die Personaler arbeitsvertragliche Regelungen, die Entgeltfrage und sozialversicherungsrechtliche Aspekte klären. Darüber hinaus sind Steuerexperten gefragt, die sich darum kümmern, dass das Unternehmen beim Auslandseinsatz ihres Mitarbeiters die steuerrechtlichen Vorgaben einhält. Da sich hier verschiedene Rechtsgebiete überlagern, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen den Personalern und den Steuerrechtsexperten unerlässlich.

Fehler 3: Die Auslandsentsendung rechtlich falsch interpretieren

Eine Auslandsentsendung im Sinne des deutschen Sozialversicherungsrechts liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer

  • gemäß den Weisungen seines inländischen Dienstgebers
  • eine berufliche Tätigkeit im Ausland ausübt, die
  • auf einem bestehenden inländischen Beschäftigungsverhältnis mit dem Arbeitgeber beruht.

In diesem Fall können sich Änderungen im Sozialversicherungsrecht ergeben. Falls der Mitarbeiter seinen Wohnsitz bereits vorher im Ausland hatte, liegt keine Auslandsentsendung vor.

Neben dem sozialversicherungsrechtlichen Begriffsverständnis sind auch die steuergesetzlichen Vorschriften zu beachten. So kann es beispielsweise vorkommen, dass der Arbeitgeber eine Betriebsstätte nach dem ausländischen Recht schafft, ohne dass es seine Absicht war. In diesem Fall ist er mit zusätzlichen Verpflichtungen in den Bereichen Buchführung, Gewinnabführung und Steuerrecht konfrontiert. Der Mitarbeiter kann dazu verpflichtet sein, sein Einkommen im Ausland zu versteuern. Es empfiehlt sich daher, diese kritischen Punkte vorab abzuklären, um nachträgliche Zusatzkosten zu vermeiden, die nicht einkalkuliert wurden.

Fehler 4: Missachtung der Regelungen bezüglich Einreise, Visa und Aufenthaltsrecht

Ein dreimonatiges Touristenvisum reicht in der Regel nicht aus, damit der Mitarbeiter für die gesamte Dauer des Auslandseinsatzes einen gültigen Aufenthaltstitel besitzt. Bei längeren Arbeitsaufenthalten im Ausland ist die Botschaft des jeweiligen Landes der richtige Ansprechpartner, wenn es darum geht, ein gültiges Visum zu besorgen. Damit kann der Arbeitnehmer ein Beschäftigungsverbot vermeiden und das Unternehmen vor strengen Überwachungsvorschriften durch die ausländischen Behörden bewahren.

Fehler 5: Sozialversicherungsrechtliche Vorschriften für das EU-Ausland nicht berücksichtigen

Für Auslandsentsendungen innerhalb der EU finden die Vorschriften der EU-Verordnung 883/2004 Anwendung. Wer seinen Mitarbeiter zu Arbeitszwecken ins Ausland entsendet, ist als Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese Auslandsentsendung der zuständigen Krankenversicherungsanstalt bekanntzugeben. In diesem Fall wird eine A1-Bescheinigung (EU- und EWR-Länder und Schweiz) ausgestellt, um den Versicherungsschutz in Deutschland aufrechtzuerhalten. Demnach zahlt das Unternehmen weiterhin die Pflichtbeiträge an die deutsche Sozialversicherung. Der entsandte Mitarbeiter fällt weiterhin in den Geltungsbereich der deutschen Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Renten- und Unfallversicherung, wenn er

  • EU-Bürger ist,
  • eine Auslandsentsendung in ein EU-Land vorliegt und die
  • Dauer des ausländischen Arbeitsaufenthalts 24 Monate nicht überschreitet

Mit dieser Entsendebescheinigung kann der Mitarbeiter im Ausland die Leistungen der deutschen Sozialversicherung nutzen. Wenn die Arbeitstätigkeit außerhalb des Heimatstaates länger als 24 Monate dauert, scheidet der Mitarbeiter allerdings aus dem deutschen Sozialversicherungssystem aus. Das bedeutet, dass das Unternehmen die Beiträge an den ausländischen Sozialversicherungsträger entrichten muss.

Fehler 6: Bei Entsendungen in Nicht-EU-Staaten gültige Sozialversicherungsabkommen nicht beachten

Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter für Tätigkeiten in einem Nicht-EU-Staat einsetzen, sollten sich darüber informieren, ob es mit dem jeweiligen Land ein Sozialversicherungsabkommen gibt. Diese Vorschriften regeln, dass die betroffenen Mitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin vom Schutzbereich der deutschen Sozialversicherung erfasst sind. Es kann allerdings sein, dass nur die Rentenversicherung aufrecht bleibt und daher eine zusätzliche Krankenversicherung abgeschlossen werden muss.

2017-11-13T17:13:35+00:00 13. November 2017|Personalmanagement|0 Kommentare

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