Personal-Wissen.de » Personalmanagement » Warum KMU eine Personalmanagement-Software brauchen und worauf Sie dabei achten sollten

Warum KMU eine Personalmanagement-Software brauchen und worauf Sie dabei achten sollten

Die HR-Landschaft befindet sich im Wandel. Das werden in den nächsten Jahren vor allem KMU und Startups zu spüren bekommen. Zwar haben diese in den meisten Branchen aktuell noch einen hohen Zulauf junger Kräfte – die lieber ein großer Fisch in einem kleinen Teich sein wollen, als ein kleiner Fisch in einem großen Teich – und spüren den demografischen Wandel daher nicht so stark, wie große, etablierte Unternehmen. Doch das hat auch seine Schattenseiten, denn so werden sich kleine Firmen und Mittelständler in der Zukunft oft mit den “Großen” messen müssen, wenn es um den Arbeitsmarkt geht. Und diese haben in der Regel mehr Ressourcen, um im Kampf um die besten Kräfte anzutreten und zu siegen.

Warum ist eine Personalmanagement-Software für KMU sinnvoll?

Ein Kampf David gegen Goliath? Nicht unbedingt! Wie bereits erwähnt ziehen vor allem Young Potentials oft KMU gegenüber größeren Unternehmen und Enterprises vor. Startups bis Mittelständler stehen im Trend, denn hier verspricht sich der Nachwuchs flache Hierarchien, rasche Aufstiegschancen, spannende und frische Tätigkeitsfelder und vor allem (ganz wichtig!) eine gute Work-Life-Balance. KMU haben also durchaus einige Argumente, die sie gegen die große Konkurrenz ins Feld führen können. Woran es gegenüber etablierten Firmen noch fehlt, sind die erprobte Prozesse und Strukturen, Workflows und vor allem die nötige Reichweite, um den Konkurrenten die besten Bewerberinnen und Bewerber vor der Nase wegzuschnappen.

Der Einsatz von Personalmanagement-Software in KMU wird immer notwendiger. Gleichzeitig steigt die Relevanz diverser Buzzwords, die schon seit einigen Jahren durch die HR-Landschaft geistern und Personaler nervös machen: Employer Branding, Social Recruiting, Multiposting etc. pp. Um den Anforderungen eines sich verändernden Arbeitsmarktes gerecht zu werden, greifen bereits viele KMU auf professionelle HR- und Personalmanagement-Tools zurück. Andere wiederum vertrauen noch immer althergebrachten Prozessen wie Spread-Sheets bzw. Excel-Tabellen. Es könnten diese Firmen sein, die im Kampf um die besten Kräfte das Nachsehen haben werden. Eine Personalmanagement-Lösung zu implementieren ist daher auch für kleine bis mittelständische Unternehmen durchaus sinnvoll – wenn Sie wissen, worauf Sie dabei achten müssen.

Recruiting, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung – Was sind die Kernkompetenzen?

Einige Experten behaupten, die Anschaffung einer Personalmanagement-Software lohne sich erst ab einer Größe von rund 100 Mitarbeitern. Das mag auf die reine Personalverwaltung zutreffen, die in kleineren und familiären Unternehmen oder Startups mit oft nur rund 20 Mitarbeitern vielleicht vernachlässigbar ist. Aber zum Personalmanagement gehört viel mehr, zum Beispiel auch das Recruiting bzw. Bewerbermanagement, die Zeiterfassung oder die Lohnbuchhaltung. Viele Tools sind auf einen bestimmten Bereich des Personalmanagements fokussiert und bringen dafür besonders umfangreiche Funktionen und Features mit. Andere sind eher breit aufgestellt. In der Regel sind dies die wichtigsten Einsatzgebiete einer Personalmanagement-Software:

  • Personalverwaltung
  • Recruiting/Bewerbermanagement
  • Talentmanagement
  • Zeiterfassung
  • Lohnbuchhaltung
  • Personaleinsatzplanung
  • Urlaubsplanung und Fehlzeitenerfassung

Gerade in Sachen Recruiting bringt der Einsatz eines professionellen Tools immense Vorteile – es erhöht beispielsweise Ihre Reichweite auf Jobplattformen und Sozialen Netzwerken und ermöglicht Ihnen so die Pflege Ihrer Arbeitgebermarke. Das Employer Branding wird zunehmend wichtiger – denn was nützt es Ihnen, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, wenn noch nie jemand von Ihnen gehört hat, während gleichzeitig die großen Firmen viel Geld dafür ausgeben, um auf den Sozialen Netzwerken bekannter und beliebter zu werden? Eine Lösung, die umfassende Features in Sachen Recruiting mitbringt, ist daher nie verkehrt. Merke: Jede Personalmanagement-Software ist immer nur so gut, wie das Recruiting, das dahinter steht – denn ohne neue Mitarbeiter gibt es irgendwann auch nicht mehr viel zu verwalten.

So bestimmen Sie die wichtigsten Features

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung vor allem darauf, welche Funktionen sie mitbringt und was Ihre Kernanforderungen sind. Verzichten Sie auf Features, die Sie nicht benötigen, um Ihre Software zu schlank wie möglich zu halten. Planen Sie allerdings auch voraus und achten Sie darauf, dass die gewählte Lösung auch skalierbar sein sollte. Sobald Ihr Unternehmen wächst, kann es gut sein, dass neue Anforderungen hinzu kommen, die Sie im ersten Moment überhaupt nicht auf dem Schirm hatten.

Cloud oder nicht: Das ist hier die Frage

Eine relevante Frage bei der Anschaffung jedes neuen Tools ist diejenige nach dem gewünschten Lizenzmodell. Im Grunde haben Sie hier zwei Möglichkeiten: Entweder Sie bevorzugen die Software aus der Cloud, oder Sie sind Anhänger einer On-Premise-Lösung. Beides bietet Vor- und Nachteile.

Cloud-Tools/SaaS-Tools

Cloud-Tools (oder SaaS-Tools (Software as a Service)) sind im Moment auf dem Vormarsch und haben, so Expertenstimmen, die größten Wachstumschancen auf dem Markt. Grund dafür ist die Flexibilität. Da Sie Cloud-Lösungen nicht auf dem eigenen Server hosten, sondern per Internetbrowser oder App darauf zugreifen, haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Daten und die Funktionen des jeweiligen Tools. Zudem liegt der Wartungsaufwand komplett beim Provider. So sparen Sie Speicherplatz und vor allem die Zeit, die Sie für die Implementierung in Ihrer hauseigenen IT-Infrastruktur hätten aufwenden müssen. Gerade konservative Unternehmen trauen der Cloud jedoch nicht – vor allem in Hinsicht Datenschutz und Datensicherheit. Da nicht alle Personalmanagement-Tools einen Serverstandort in Deutschland vorweisen können, ist in dieser Hinsicht tatsächlich Vorsicht geboten: Informieren Sie sich daher sehr genau, bevor Sie sich für eine Software entscheiden.

On-Premise-Lösungen

On-Premise-Tools folgen eher einem klassischen Lizenzmodell, bei dem Sie einzelne Lizenzen bzw. Kopien einer Software auf Ihrem eigenen Server installieren. Im Gegensatz zur Cloud-Lösung sind Sie hier selbst für den Datenschutz verantwortlich und können die gewünschten Sicherheitsvorkehrungen treffen. Da Ihre Daten das Unternehmen quasi nicht verlassen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Server bestmöglich abzusichern. Dafür müssen Sie sich allerdings auch selbst um Backups und die Wartung der Software kümmern, was gerade kleine und kleinste Unternehmen ohne entsprechendes Personal oft vor Probleme stellt. Zudem sind Lizenzen für On-Premise-Tools oft unflexibel und teuer – vor allem im Gegensatz zu den Cloud-Varianten.

Weitere Faktoren

Haben Sie die Kernkompetenzen Ihrer Software bestimmt und sich auf ein Lizenzmodell festgelegt (höchstwahrscheinlich die Cloud), sollten Sie bereits eine engere Auswahl in Frage kommender Lösungen erstellt haben. Diese können Sie anhand anderer gewichtiger Faktoren gegeneinander aufwiegen und so die ideale Software für Ihre Bedürfnisse ermitteln. Zum Beispiel:

  • Der Preis
  • Service und Support durch den Provider
  • Mobile Apps
  • Schnittstellen zu anderen Tools/Offene API
  • Verfügbare Sprachen
  • Anpassbarkeit (durch eigenes Logo, etc.)

Fazit

Die Auswahl eines Personalmanagement-Tools ist eine wichtige Aufgabe und wird – gerade für KMU – immer relevanter. Wo professionelle HR-Software vor einigen Jahren noch ausschließlich großen Unternehmen und Enterprises vorbehalten war, sind die verfügbaren Tools mittlerweile schlank, flexibel und günstig genug, damit auch kleine bis mittelständische Unternehmen von ihnen profitieren können. Und das ist auch bitter nötig, denn im anstehenden War for Talents müssen Startups und KMU alle verfügbaren Mittel einsetzen, um gegen die etablierten Konkurrenten überleben zu können. Die Wahl der richtigen Waffen in diesem Krieg ist fundamental.

2017-12-11T11:43:24+00:00 11. Dezember 2017|Personalmanagement|0 Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar



Die Topauswahl von heute für unsere Leser:
Empfohlen von Recommended by NetLine