Eine der schwierigsten Aufgaben für Unternehmen ist die korrekte Ausstellung einer Abmahnung. Meist soll diese als Grundlage für eine spätere Kündigung dienen. Doch damit dies gelingt, müssen Sie einige Punkte strikt einhalten, da Ihre Abmahnung andernfalls von den Gerichten nicht als solche anerkannt wird. Eine Kündigung, basierend auf der vorhergehenden Abmahnung, ist dann nicht möglich. Die Abmahnung selbst verfolgt dabei zwei wesentliche Zwecke: Zum Einen die Dokumentation des Fehlverhaltens, zum Anderen die Warnung vor Konsequenzen.

Personalabrechnung

Dokumentieren Sie das Fehlverhalten so genau wie möglich

Um den ersten Zweck der Abmahnung korrekt erfüllen zu können, müssen Sie alle Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters so genau, wie nur irgend möglich benennen. Gehen Sie dabei zunächst auf die Pflichten ein, die Ihrem Mitarbeiter aus dem Arbeitsvertrag entstehen. Anschließend zeigen Sie auf, wie er gegen diese Pflichten verstoßen hat.

Achten Sie darauf, die Pflichtverstöße mit Datum, Uhrzeit, konkretem Anlass, evtl. auch Zeugen festzuhalten. Es reicht somit nicht aus, eine Abmahnung mit der Formulierung „Sie kamen mehrfach zu spät“ auszustellen. Besser ist es, zu formulieren „Am 10.05. kamen Sie erst um 09:25, am 11.05. erst um 09:15, statt um 09:00.“. Damit haben Sie den Abmahngrund hinreichend belegt. Sie müssen jedoch hier wahre Angaben machen, die auch nachgeprüft werden können. Denn bei einer Klage gegen die Abmahnung liegt die Beweislast bei Ihnen.

Warnen Sie Ihre Mitarbeiter vor Konsequenzen

Nachdem Sie das Fehlverhalten detailliert beschrieben haben, sollten Sie Ihren Mitarbeiter auffordern, dieses Verhalten künftig zu unterbinden. Drohen Sie weiterhin mit Konsequenzen, die im wiederholten Fall eines entsprechenden Pflichtverstoßes auf ihn warten. Geben Sie dabei nicht nur arbeitsrechtliche Konsequenzen an, sondern warnen Sie explizit vor einer möglichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Andernfalls kann das Gericht die Abmahnung als unwirksam ansehen, weil die Tragweite seines Verhaltens dem Mitarbeiter nicht hinreichend klar war.

Bedenken Sie außerdem, dass Sie eine Kündigung, die sich auf eine vorhergehende Abmahnung bezieht, nur dann ausgesprochen werden kann, wenn das in der Abmahnung gerügte Verhalten erneut auftritt. Kommt es zu einem anderen Fehlverhalten, muss hier erst eine erneute Abmahnung ausgestellt werden.

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