Zeiterfassung als Hilfe im Management

Zeiterfassung ist ein Thema, das für fast alle Unternehmen interessant ist. Alle Unternehmen, die Arbeitnehmer beschäftigen, werden sich früher oder später die Frage stellen, ob und in welchem Umfang sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und auswerten sollen. Eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten spielt eine besonders wichtige Rolle, wenn es um die Ermittlung der Basisdaten für die Entgeltabrechnung oder die korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten geht. Zudem müssen Unternehmer bezüglich der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zahlreiche rechtliche Vorschriften aus dem Arbeitsrecht erfüllen.

Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung

Hier erfahren Sie alles über die verschiedenen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung. Die Erfassung der Zeit kann elektronisch, per Fingerabdruck, mobil, über das Web, mittels einer Software oder mit Excel erfolgen. Jedes System hat ganz individuelle Vor- und Nachteile, die bei der Auswahl zu berücksichtigen sind. Natürlich wird auch auf die für diese Systeme benötigte Hardware eingegangen. Die Kosten der verschiedenen Zeiterfassungssysteme spielen natürlich bei der Auswahl ebenfalls eine wichtige Rolle.

Warum Unternehmen über die Einführung eines Zeiterfassungssystems nachdenken sollten:

  • Arbeitserleichterung in der Abteilung Zeitwirtschaft
  • tätigkeits- und projektbezogene Zurechnung von Arbeitszeiten
  • Einsparung von Kosten
  • automatische Berechnung der Arbeitszeiten und Überstunden
  • erweiterte Kontrollmöglichkeiten für den Arbeitgeber

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Der Begriff „Arbeitszeiterfassung“ steht für eine Vielzahl von Methoden, mit deren Hilfe die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst werden können. Es werden dabei zumindest Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst. Diese Erfindung hat die heutige Form der Zeitwirtschaft überhaupt erst möglich gemacht, denn nur durch ein Zeiterfassungssystem ist es möglich, die Arbeitszeiten ohne großen Aufwand minutengenau zu erfassen.

So werden die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter in Datenbanken gespeichert und können bei Bedarf auch problemlos ausgewertet und analysiert werden. Häufig lassen sich dadurch auch Berechnungen zur Produktivität und ähnlichen Kennzahlen anstellen. Auch Maßnahmen zur Verbesserung von Organisationsstrukturen und Arbeitsprozessen können daraus eventuell abgeleitet werden.

Früher wurde für die Zeiterfassung vor allem die Stechuhr eingesetzt. Die Mitarbeiter hatten einen eigenen Karton, den sie zu Beginn und zum Ende ihrer Arbeitszeit in die Stechuhr steckten. Die Stechuhr vermerkte dann auf den Karten die Arbeitszeiten, mit deren Hilfe am Monatsende die Lohnabrechnung vorgenommen wurde. In vielen Unternehmen wurde die Stechuhr bereits durch modernere Verfahren abgelöst, beispielsweise durch Fingerprint, die mobile Zeiterfassung, die Zeiterfassung durch Software oder die elektronische Zeiterfassung. Allerdings sollte der Datenschutz auch bei diesen Systemen ernst genommen werden.

Die digitale Zeiterfassung hat den Vorteil, dass Transparenz und Nachvollziehbarkeit für die Vorgesetzten, die Personalabteilung und natürlich die Mitarbeiter selbst geschaffen werden. Man hat jederzeit einen Überblick über Urlaubstage, Überstunden und Fehlzeiten. Das Zeiterfassungssystem muss den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht werden können und kann deshalb heutzutage sehr vielschichtig sein. Die Zeiterfassung von Avero lässt sich beispielsweise bei Bedarf um zusätzliche Funktionen erweitern. Es ist auch auf komplexen Schichtbetrieb ausgerichtet. Die sogenannte Small Business Edition dieses Systems der Zeiterfassung ist für kleine Betriebe mit ca. 15-40 Mitarbeitern gedacht und ist ein gutes Einsteigersystem. Mobile Zeiterfassung per Telefon oder Smartphone ist vor allem für Unternehmen mit Außendiensttätigkeit sinnvoll.

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