• Hat Ihr Arbeitnehmer bereits einen neuen Arbeitsplatz?
• Möchten Sie sich im Gütetermin von einem Anwalt oder einem Vertreter des Arbeitgeberverbandes vertreten lassen?
• Ist eine schriftliche Klageerwiderung für den Gütetermin in Ihrem Fall sinnvoll oder eher nicht?
• Wenn Ihr persönliches Erscheinen nicht angeordnet wurde: Ist es strategisch sinnvoll, sich im Termin durch einen Vertreter oder Anwalt vertreten zu lassen?
• Haben Sie sich bewusst gemacht, dass Ihr sachliches und ruhiges Auftreten sehr wichtig ist?
• Haben Sie sich eine realistische Grenze für eine mögliche Abfindung gesetzt?
• Geht es Ihrem Mitarbeiter eventuell nur um eine höchstmögliche Abfindung und die Rücknahme der Kündigung durch Sie kann eine sinnvolle Strategie sein?
• Können sie die Abfindung unter bestimmten Bedingungen senken?

Dazu kann die Freistellung des Mitarbeiters unter Anrechnung von Urlaubs- und Freizeitansprüchen gehören, die Formulierung, dass das Arbeitsverhältnis aus betriebsbedingten Gründen erfolgt ist, obwohl die tatsächlichen Kündigungsgründe im Verhalten des Mitarbeiters lagen oder es kann ein Anteil des Lohnanspruchs zugunsten der Steuersenkung auf die Abfindung angerechnet werden. Dem Mitarbeiter kann darüber hinaus eine bestimmte Zeugnisformulierung zugesagt werden oder die Überlassung von bestimmten Gegenständen angeboten werden.

• Ist es sinnvoll, einen Widerrufsvorbehalt in den Vergleich aufzunehmen?
• Wenn der Kammertermin ansteht: Haben Sie berücksichtigt, dass der Hinweis auf eine mögliche Berufung durch Sie den Fall für Sie günstiger ausfallen lassen kann oder dass sich für Sie die „Flucht in die Säumnis” als positiv erweisen kann und dass möglicherweise auch ein Auflösungsantrag durch Sie unter bestimmten Voraussetzungen sinnvoll sein kann?
• Ist in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden: Können Sie beweisen, dass dieser vor der Aussprache der Kündigung angehört wurde?

Wenn von Ihnen alle Punkte mit „Ja” beantwortet werden konnten, sind die taktischen Voraussetzungen für den Kündigungsschutzprozess für Sie sehr gut. Wenn eine oder zwei Fragen mit „Nein” beantwortet werden mussten, sollten Sie diese Punkte in Ihrer Vorgehensweise besonders berücksichtigen, um erfolgreich aus dem Kündigungsschutzprozess herauszugehen.

Zunächst wird der Ist-Bestand an Personal erhoben. Hier sollten die Anzahl der Mitarbeiter, sowie deren Einsatzgebiete genau aufgestellt werden. Wichtig ist, dass bereits an dieser Stelle auf evtl. Abgänge, durch Erreichen des Ruhestands, Kündigungen, Schwangerschaft, Zivildienst und vieles mehr berücksichtigt werden. Das Erreichen des Ruhestands ist noch am besten zu planen, für alle anderen Bereiche müssen Prognosen vorgenommen werden.

Soll-Bestand ermitteln

Anschließend muss ein Soll-Bestand ermittelt werden. Dieser setzt sich zum Einen aus dem Ersatzbedarf für Personal zusammen. Gemeint sind damit Mitarbeiter, die für ausscheidende Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Zum Anderen sollten Prognosen für Mehr- und Minderbedarf angefertigt werden. Dieser Bedarf ist zwar nicht eindeutig planbar, da er immer von äußeren Umständen abhängt, jedoch können hier Erfahrungswerte angesetzt werden.

Nach dieser Arbeit steht im Personalbedarfsplan der Ist-Bestand dem Soll-Bestand gegenüber. Daraus lässt sich nun die Differenz zwischen beiden Varianten ermitteln – der tatsächliche Personalbedarf. Sofern absehbare Zugänge vorhanden sind, etwa durch Aufstieg, Versetzung oder Abschluss der Ausbildung, müssen diese natürlich ebenfalls mit eingerechnet werden.

Personalbedarfsplan langfristig anlegen

Ein solcher Personalbedarfsplan sollte langfristig angelegt werden, mindestens für fünf Jahre im Voraus sollte er aufgestellt sein. Das erste Jahr wird möglichst genau analysiert, die folgenden Jahre aufgrund gröberer Schätzungen.

Eine gute Möglichkeit, stets einen aktuellen Personalbedarfsplan vorlegen zu können, ergibt sich, wenn der einmal erstellte Plan stetig fortgeführt wird. Weitere Zu- und Abgänge, Versetzungen und Entwicklungen des Unternehmens müssen dabei berücksichtigt werden. Wer den Personalbedarfsplan aber einmal erstellt hat, behält immer den Überblick über den künftigen Bedarf an Personal und kann so frühzeitig nach Mitarbeitern suchen.

Lesen Sie mehr zum Thema bei Deutsche Startups oder bei VNR.

Die wichtigsten Bestandteile der Stellenbeschreibung

In der Stellenbeschreibung sollten Sie die Abteilung, die Vorgesetzten und evtl. unterstellte Mitarbeiter notieren. Ebenfalls sollten besondere Befugnisse des Stelleninhabers in der Stellenbeschreibung aufgeführt werden. Dies dient vorrangig internen Zwecken, um Rechtssicherheit zu schaffen.

Ebenfalls müssen die Aufgaben genau beschrieben werden, etwa dahingehend, ob mit anderen Abteilungen zusammen gearbeitet wird, welche Funktionen die Stelle erfüllen soll, welche Tätigkeiten anfallen und welche Vorschriften oder Richtlinien zu beachten sind. Des Weiteren sollten Angaben zum Informationsfluss enthalten sein, also an welche Stellen Informationen weiterzuleiten sind, von welchen Informationen erhalten werden usw. Natürlich dürfen in der Stellenbeschreibung auch die fachlichen Qualifikationen nicht fehlen. Sie müssen in jedem Fall aufgeführt werden, um ein Anforderungsprofil erstellen zu können. Persönliche Fähigkeiten und Talente sollten außerdem in die Stellenbeschreibung mit einfließen.

Nutzen der Stellenbeschreibung für Bewerber

Nicht nur das Unternehmen kann einen Nutzen aus eindeutigen und aussagekräftigen Stellenbeschreibungen ziehen, sondern genauso die Bewerber. Sie können aufgrund der möglichst detaillierten Tätigkeitsbeschreibung nachvollziehen, ob sie sich für diesen Job gewachsen fühlen.  Ebenfalls erfahren sie, welche Qualifikationen unbedingt notwendig und welche nur wünschenswert sind. Durch aussagekräftige Stellenbeschreibungen werden nur die Personen eine Bewerbung einreichen, die auch tatsächlich für die Stelle geeignet sind, was schlussendlich zu weniger Aufwand bei der Beurteilung der Bewerbungen führt.

Weitere Informationen zu Stellenbeschreibungen erhalten Sie bei Mein Geschäftserfolg und bei den Unternehmercoaches.

Die persönliche Eignung

Ein wichtiger Punkt ist die persönliche Eignung des Ausbildenden. Grundsätzlich gilt vom Gesetz her jeder als persönlich geeignet für die Ausbildung. Ausnahmen gelten bei straffällig gewordenen Personen. Ihnen ist es verboten, Jugendliche, Kinder oder Minderjährige zu beschäftigen. Betroffen sind ebenfalls Personen, die gegen das Berufsbildungsgesetz verstoßen oder die darin enthaltenen Ausführungsbestimmungen nicht eingehalten haben.

Die fachliche Eignung

Ebenfalls muss der Ausbilder fachlich geeignet sein, um die Lehrinhalte der Ausbildung vermitteln zu können. Dafür muss entweder eine Ausbildereignungsprüfung absolviert worden sein oder der Ausbildende muss die notwendigen Kenntnisse, die für den Ausbildungsberuf von Bedeutung sind, vorweisen.

Diese werden regelmäßig erworben, wenn der Ausbildende selbst eine ähnliche Ausbildung absolviert hat oder aufgrund praktischer beruflicher Erfahrungen die entsprechenden Kenntnisse erlangt hat. Ebenfalls berechtigt der „AdA”-Schein zur Ausbildung von Jugendlichen, der bei einem Studium erworben werden kann.

Eignung der Ausbildungsstätte

Des Weiteren muss auch die Ausbildungsstätte geeignet sein, um eine Ausbildung durchführen zu können. Hierbei müssen beispielsweise bei Mitarbeitern unterschiedlicher Geschlechter verschiedene sanitäre Einrichtungen zur Verfügung stehen. Dem Auszubildenden muss ein Arbeitsplatz zugewiesen werden können und Ähnliches.

Gerade kleine Betriebe können oft nicht alle Anforderungen erfüllen, die an sie gestellt werden, um ausbilden zu können. Allerdings besteht die Möglichkeit, eine Ausbildung auch im Verbund durchzuführen, bei dem sich mehrere Unternehmen zusammenschließen.

Wenn Sie ausbilden möchten, erfahren Sie mehr bei Berufsinformation.org, im Mittelstandsblog, bei NNZ Online und im Ausbilder-Blog.

Ebenso wenig kann der Mitarbeiter die Herausgabe seiner einst eingesandten Bewerbungsunterlagen fordern. Zwar zählen diese auch zu den Arbeitspapieren, doch müssen sie nicht ausgehändigt werden.

Zeugnisse und sonstige Unterlagen

Wichtig ist, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, ein einfaches Arbeitszeugnis an den Arbeitnehmer herauszugeben. Ein qualifiziertes Zeugnis dagegen muss nur dann erstellt werden, wenn der Mitarbeiter dies ausdrücklich verlangt.

Des Weiteren ist der Sozialversicherungsausweis, sofern er dem Arbeitgeber im Original vorliegt, an den Arbeitnehmer herauszugeben. Eine evtl. bestehende Arbeitserlaubnis, die beim Arbeitgeber verblieben ist, muss ebenfalls an den Mitarbeiter ausgehändigt werden.

Steuerliche Bescheinigungen und Lohnbescheinigungen

Ebenfalls ist die Lohnsteuerkarte an den Arbeitnehmer auszuhändigen sowie eine Lohnsteuerbescheinigung. Auch die Verdienstbescheinigungen, die auf dem amtlichen Vordruck der Bundesagentur für Arbeit vermerkt werden, müssen dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden.

Weiterhin steht ihm eine Bescheinigung über den bereits erteilten Urlaubsanspruch zu. Egal, ob dieser in Form von Urlaubstagen oder einer Bezahlung abgegolten wurde, er muss entsprechend angegeben werden. Die Bescheinigungen über die Meldung zur Sozialversicherung sind dem Mitarbeiter ebenfalls auszuhändigen.

Wann müssen die Unterlagen ausgehändigt werden?

Die Arbeitspapiere sollten Arbeitgeber idealerweise am letzten Arbeitstag des Mitarbeiters aushändigen. Ist dies nicht möglich, etwa weil die Lohnabrechnung zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt ist, müssen die Arbeitspapiere spätestens eine Woche später zur Verfügung stehen. Der Arbeitgeber ist allerdings nicht verpflichtet, die Arbeitspapiere an den Arbeitnehmer zu verschicken. Vielmehr muss dieser sich die Papiere im Betrieb abholen. Ausnahmen gelten nur, wenn der Wohnort des Arbeitnehmers weit von der Betriebsstätte entfernt liegt.

Mehr über die Arbeitspapiere erfahren Sie bei BWR Media und VNR.de.

Allerdings ist es rechtlich nicht ganz eindeutig, wie die Personalakte auszusehen hat. Denn einerseits besteht keine Pflicht, eine solche zu führen, andererseits auch keine Formvorschrift, wie sie auszusehen hat. Lediglich die erlaubten und unerlaubten Inhalte sind eindeutig geregelt.

Übliche, erlaubte Unterlagen in der Personalakte

Die Personalakte wird meist schon vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses angelegt. Typische Unterlagen, die in sie einfließen, sind zum Beispiel die Bewerbungsunterlagen des Arbeitnehmers, Zeugnisse und Abschlüsse. Ebenfalls darf der Arbeitsvertrag Eingang in die Personalakte finden.

Später folgen Unterlagen zur Anlage vermögenswirksamer Leistungen, die Lohnabrechnungen, Übersichten über Fehlzeiten, steuerliche Unterlagen, Meldungen zur Sozialversicherung und vieles mehr. Grundsätzlich darf der Arbeitgeber in der Personalakte alle Unterlagen über den Arbeitnehmer sammeln, die mit der beruflichen Tätigkeit in Verbindung stehen. Sie müssen allerdings der Wahrheit entsprechen. Abmahnungen dürfen erst dann aufgenommen werden, wenn klar ist, dass diese berechtigt sind. Aktennotizen über Gespräche mit dem Mitarbeiter finden sich ebenfalls in der Personalakte.

Was nicht in die Personalakte gehört

Dagegen haben ärztliche Unterlagen, wie die Untersuchung durch den Betriebsarzt, nichts in der Personalakte zu suchen. Gleiches gilt für Angaben über die Religionszugehörigkeit, die politische Ausrichtung des Arbeitnehmers oder Ähnliches. Unrichtige Angaben, unbegründete Abmahnungen und Co. sind ebenfalls tabu.

Notfalls kann der Arbeitnehmer sogar auf der Entfernung solcher Inhalte aus seiner Personalakte bestehen, im Extremfall dagegen auch klagen. Ebenfalls hat er das Recht auf eine Gegendarstellung, falls er der Meinung ist, bestimmte Angaben in der Personalakte treffen nicht zu.

Weiterführende Informationen zur Personalakte finden sie bei Formblitz und im Mittelstandswiki.

Als bessere Alternative haben sich die geläufig als Schnuppertage bezeichneten Tage durchgesetzt. Sie werden auch unter dem Begriff Einfühlungsverhältnis immer wieder erwähnt. Der Vorteil besteht darin, dass für die Schnuppertage keine Sozialversicherungspflicht besteht. Dennoch sollten Arbeitgeber einige Dinge beachten.

Keine betrieblichen Arbeiten

Arbeitgeber sollten die Schnuppertage nicht mit dem Probearbeiten verwechseln und dürfen demzufolge von den Bewerbern auch nicht verlangen, dass sie betrieblich notwendige Arbeiten verrichten. Erst recht dürfen solche Arbeiten nicht selbstständig durchgeführt werden. Besser ist es, wenn der Arbeitgeber sich einmal etwas Zeit für den Bewerber nimmt, ihn durch das Unternehmen führt und die betrieblichen Abläufe erklärt.

Der Bewerber kann auch von verschiedenen Mitarbeitern betreut werden, von ihnen Erläuterungen zu den einzelnen Arbeitsschritten erhalten und vieles mehr. So entsteht noch ein weiterer Vorteil: Die Mitarbeiter fühlen sich durch die Teilnahme am Entscheidungsprozess ihres Chefs besser wertgeschätzt. Sie genießen ein gewisses Vertrauen, was ihre Motivation zur Arbeit wieder erhöhen kann. Zudem kann der Arbeitgeber von den betreuenden Mitarbeitern ein Feedback zum potenziellen neuen Mitarbeiter einholen. Dabei wird schnell klar, ob die Chemie stimmt und der Bewerber sich in das Unternehmen integrieren kann.

Versicherungsrechtliche Belange

Auch wenn die Sozialversicherungspflicht innerhalb der Schnuppertage entfällt, sollten sich Arbeitgeber informieren, ob der Bewerber versichert ist. Die Versicherung erfolgt in der Regel über die Bundesagentur für Arbeit oder die Berufsgenossenschaft und stellt meist kein Problem dar. Ebenfalls sollte der Bewerber eine private Haftpflichtversicherung nachweisen können, die für Schäden aufkommt, die während der Schnuppertage durch den Bewerber entstehen könnten.

Zumeist werden hierbei Umbesetzungsmöglichkeiten von Arbeitnehmern geregelt, aber auch Zahlungen von Abfindungen. Als Faustregel bei der Abfindung gilt, dass ein halbes Monatsgehalt pro Jahr der Betriebszugehörigkeit gezahlt werden sollte.

Betriebsrat muss zustimmen

Der Sozialplan muss dem Betriebsrat vorgelegt werden, der seine Zustimmung dazu geben muss. Jedoch darf der Betriebsrat, wie kürzlich ein Urteil belegte, nicht die Höhe des Sozialplans diktieren. Damit der Sozialplan rechtskräftig wird, muss lediglich eine klare Abmilderung der wirtschaftlichen Folgen der Mitarbeiter gewährleistet sein.

Des Weiteren darf diese Grenze unterschritten werden, wenn andernfalls die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens in Gefahr wäre. Dann würde zwar die Abmilderung bei entlassenen Mitarbeitern erfolgen, aber das Unternehmen und die verbleibenden Mitarbeiter stünden vor dem Aus.

Inhalte des Sozialplans

Im Sozialplan werden regelmäßig Abfindungszahlungen vereinbart, sowie Umsetzungsmöglichkeiten. Mit letzterem Punkt gehen noch weitere Regelungen einher, darunter fallen mögliche Qualifizierungsmaßnahmen und Umzugsbeihilfen, sowie Fahrtkostenzuschüsse. Ebenfalls kann im Sozialplan die Gründung von Transfergesellschaften enthalten sein.

Des Weiteren ist es möglich, den im Unternehmen verbliebenen Mitarbeitern eine befristete Garantie für den Arbeitsplatzerhalt zuzusagen. Besitzstandsklauseln und Härtefallregelungen sind ebenfalls im Sozialplan festzuhalten. So erhalten die Härtefälle auf Antrag eine zusätzliche Zahlung. In der Regel wird hierfür ein Härtefallfonds eingerichtet. Allerdings erhalten Zahlungen nur die Arbeitnehmer, die die Zahlung auch beantragen.