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Methoden der Personalbedarfsrechnung 2017-05-22T12:16:05+00:00

Praxistipps zur Personalbedarfsrechnung

Jede Planung dient dem zukünftigen Tun und in jeder guten Planung sollte vor allem das ökonomische Prinzip Beachtung finden. Das bedeutet, dass mit einem gegebenen Aufwand ein möglichst hoher Nutzen erzielt wird, das so genannte Maximalprinzip. Andersherum kann aber auch ein bestimmter Nutzen mit einem möglichst geringen Aufwand erzielt werden, dies wäre dann das Minimalprinzip.

Zweck der Planung

Zu jeder Planung gehört es aber auch, Entwicklungen in der Zukunft vorherzusehen, die nicht zu beeinflussen sind, die damit verbundenen, möglichen Risiken zu minimieren oder sogar ganz aus zu schalten. Eine Planung dient immer der Sicherheit und der Stabilität und die Planung des Personals ist immer ein Teil der gesamten Unternehmensplanung. Sie kann nicht von anderen Teilen eines Unternehmens, wie beispielsweise der Absatzplanung, der Produktionsplanung, der Gewinnplanung oder auch der Kostenplanung getrennt werden, denn es besteht immer ein Zusammenhang zur eigentlichen Unternehmensplanung. Alle diese Teilbereiche stehen immer in einer bestimmten Beziehung zueinander.

Ziele der Personalplanung

Aber nicht nur der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer haben Interesse an einer funktionierenden Personalplanung, auch für die ganze Gesellschaft, also den Staat, ist sie von großer Wichtigkeit.

Das erklärte Ziel jeder Personalplanung ist es, das erforderliche Personal in der Gegenwart, aber auch in der Zukunft für die Erfüllung der Aufgaben eines Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Dazu müssen die erforderlichen Qualifikationen, die erforderliche Anzahl, der richtige Zeitpunkt und auch der richtige Ort immer überein stimmen.

Um das zu erreichen müssen bestimmte Maßnahmen getroffen werden. Unter anderem gehört dazu die Einstellung und nötige Qualifikation, aber auch die Entlassung von Mitarbeitern. In diesem Zusammenhang müssen auch immer die Schwierigkeiten gesehen werden, die entstehen, wenn die wirtschaftlichen Ziele eines Unternehmens, gute und sichere Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen und die sozialen Ziele miteinander konfrontiert werden.

Methoden der Personalbedarfsrechnung

Zu den Methoden der Personalbedarfsrechnung gehört zum Beispiel die Trendextrapolation. In Trendextrapolationen werden die Entwicklungsdaten aus der Vergangenheit in die Zukunft fortgeschrieben. Wenn die abgelaufene Zeitperiode nach Möglichkeit lang und betrieblich stabil war, dann ist dieses Verfahren von großer Sicherheit. Voraussetzung ist allerdings, dass sich die Verhältnisse der Vergangenheit auch in der Zukunft nicht ändern.

Die Analogie-Schlussmethode wiederum geht immer davon aus, dass die festgestellten Abhängigkeiten der Vergangenheit, die zwischen zwei oder auch mehreren Größen bestehen, auch in der Zukunft noch so gegeben sind. Das können die Qualifikationen der Mitarbeiter oder auch der Umsatz sein. Die Trendanalogie hat Ähnlichkeit mit der Trendextrapolation. Der Unterschied besteht darin, dass bei der Trendextrapolation eine Zeitperiode extrapoliert, bei der Trendanalogie hingegen der Zeitraum zwischen zwei oder mehreren Zeitperioden weiter geschrieben wird. Dabei müssen aber Dinge wie zum Beispiel die tarifliche Arbeitszeit berücksichtigt werden.

Eine genauere Personalplanung kann auch mit Hilfe von Kennzahlen durchgeführt werden. Diese sehr präzise Methode stellt den Personalbedarf im Bezug zur Auftrags- und Produktionslage und zum Umfang der Arbeit dar. Es gilt eine Beziehung zwischen den Komponenten herauszufinden und in einer einfachen Kennzahl zu formulieren. Eine der gebräuchlichsten Kennzahlen für eine Bedarfsberechnung ist die Produktivität der Arbeit. Die Erlebnisgröße, wie zum Beispiel der Umsatz, wird dabei in eine Beziehung zur Zahl der Beschäftigten oder der Arbeitszeit gesetzt. Durch das Kennzahlverfahren ist es einfach, einen Zusammenhang zwischen der Bezugsgröße und dem Personalbedarf herzustellen.

Zu den zukunftsorientierten Methoden gehört auch die systematische Expertenbefragung, die so genannte Delphi-Methode. Hierbei werden die Führungskräfte mithilfe eines systematisch aufgebauten Fragebogens nach einer Schätzung des zukünftigen Personalbedarfs befragt. Diese Schätzungen werden ausgewertet und mit Informationsanalysen an die Führungskräfte zurückgemeldet. Diese sollen dann aufgrund der neuen Informationen eine Schätzung vornehmen. Dieses Verfahren eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, da kein hoher Kostenaufwand nötig ist.

Schätzverfahren gehören nicht zu den wissenschaftlichen Methoden, sind aber in der betrieblichen Praxis durchaus gebräuchlich. Unterschieden wird in zwei Arten der Schätzung: das einfache Schätzverfahren und das systematisierte Schätzverfahren.

Beim einfachen Schätzverfahren schätzen die Führungskräfte anhand von Erfahrungen und ihrem Wissen aus der Vergangenheit die geplanten Zahlen für die Zukunft. Voraussetzung dafür sind eine lange Berufserfahrung und auch eine gute Kenntnis des Unternehmens. Das einfache Schätzungsverfahren ist allerdings auch von subjektiven Elementen geprägt.

Um ein Schätzverfahren zu verfeinern und dann erst die endgültigen Daten fest zu legen, ist eine Gesprächsrunde wesentlich sinnvoller, an der alle Führungskräfte teilnehmen. In diese Gespräche fließen auch die Befragungen von Führungskräften mit ein, die nicht unbedingt zur Linienaufgabe gehören.

Die globale Bedarfsprognose eignet sich besonders für mittel- und auch langfristige Personalprognosen. Sie beruht auf den Werten aus der Vergangenheit, die in die Zukunft fortgeschrieben werden. Dazu muss das Datenmaterial aus der Vergangenheit über einen längeren Zeitraum zur Verfügung stehen. Veränderungen wie eine Rationalisierung oder auch Änderungen bei der Arbeitszeit, können hierbei nicht berücksichtigt werden.

In Dienstleistungs- und Verwaltungsbereichen wird häufig die Stellenplanmethode angewandt, die als Hilfsmittel dazu dient, den Netto-Personalbedarf zu ermitteln. Daraus wird gut erkennbar, ob ein Personalbedarf oder ein Personalüberhang besteht. Um gute Ergebnisse zu erzielen, muss es allerdings eine regelmäßige Aufstellung geben.