In der heutigen Zeit wäre es den Personalabteilungen großer Unternehmen, Firmen und auch den Verwaltungen nicht mehr möglich, ohne das so genannte Personalinformationssystem zu arbeiten.

Aufgaben eines Personalinformationssystems

Diese Systeme, auch kurz PIS genannt, dienen der Erfassung, der Speicherung, Pflege, Analyse, Bearbeitung und auch der Disposition von vielen unterschiedlichen Informationen, die nur die Personalabteilung eines Unternehmens betreffen. Das PIS besteht immer aus der entsprechenden Hardware, also dem Computer, dem Netzwerk, den Datenbanken und der dazu gehörigen Software. Mit dem PIS können die unterschiedlichen Aufgaben bearbeitet werden, mit denen Personalsachbearbeiter der Personalabteilung zu tun haben.

Zu diesen Aufgaben gehören unter anderem die Zeiterfassung, die monatlichen Abrechnungen, die Stammdaten der Angestellten, die Administration, die Planung der Arbeitszeiten und auch die Berichterstattung über das Personal. Die Bereitstellung aller dieser Informationen erfolgt über das PIS-Netzwerk.

Rolle des PIS beim Personaleinsatz

Bei der Personalbeschaffung kann die Arbeit des PIS anschaulich dargestellt werden. Hat ein Unternehmen eine Stelle zu vergeben, dann werden über das PIS alle eingehenden Bewerbungen registriert und es wird automatisch eine Empfangsbestätigung versandt. Anhand des Qualifikationsprofils des Bewerbers werden mittels PIS die Anforderungen, die die Stelle mit sich bringt, miteinander verglichen und in der Folge entweder eine Absage oder eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch verschickt.

Auch was den flexiblen Einsatz des Personals innerhalb des Unternehmens angeht, ist das PIS eine große Hilfe. Mittels dieses Systems lässt sich der Bedarf an Personal auch für kurzfristige Aufgaben steuern. Das PIS sucht bei Bedarf den Mitarbeiter mit den optimalen Voraussetzungen unter Berücksichtigung der zeitlichen und auch örtlichen Komponenten aus. So wird immer garantiert, dass der richtige und vor allem auch qualifizierteste Mitarbeiter die Aufgabe erledigen kann, ohne dass es zu Verzögerungen im Arbeitsablauf kommt.

Das operative Geschäft

Auch bei der Verwaltung der Stammdaten der Mitarbeiter ist durch das PIS die Arbeit der Personalabteilung einfacher und auch effektiver geworden. Der Sachbearbeiter kann auf einen Blick alle relevanten Daten wie die Qualifikation, die Aus- und Weiterbildungsdaten, das Gehalt und auch eventuelle Lohnpfändungen einsehen.

Das Personalinformationssystem erleichtert nicht nur die Arbeit der Personalabteilung, sondern ist zeitsparend, rational und wichtige Daten werden wesentlich schneller und umfassender verarbeitet und der Personalsachbearbeiter ist immer auf dem neusten Stand der Dinge.