Die Hilfsmittel in der Personalplanung sind die so genannten Instrumente, also die Möglichkeiten, die zur Organisation der Mitarbeiterplanung eingesetzt werden.
Arbeitsplatz-/Stellenbeschreibung
Eines der Instrumente der Personalplanung ist die Arbeitsplatz- oder Stellenbeschreibung. Dieses organisatorisch häufig eingesetzte Mittel beschreibt in wesentlichen Teilen die Anforderungen an einen bestimmten Arbeitsplatz und das sich daraus ableitende Anforderungsprofil an den Mitarbeiter.
In Einzelnen gehören zu einer Arbeitsplatz- oder Stellenbeschreibung folgende Elemente:
1. die genaue Bezeichnung der Stelle
2. die Einbindung der Stelle ins unternehmerische Organisationsgefüge
3. die Über- und Unterstellung
4. Ziel der Stelle
5. Hauptaufgaben der Stelle
6. Befugnisse und Vollmachten des Stelleninhabers
7. Art der Stellvertreterlösung
8. Beziehung zu anderen Stellen im Betrieb
9. besondere Anforderungen an den Inhaber der Stelle
Stellenplan
Ein weiteres Instrument der Personalplanung ist der Stellenplan. In diesem Stellenplan sind alle Stellen aufgeführt, ob sie besetzt sind oder nicht und damit hat ein Stellenplan immer einen so genannten Soll-Charakter. Pläne, die der reinen Organisation dienen, unterscheiden sich insofern von Stellenplänen, dass sie nur die Führungspostionen ausweisen, während ein Stellenplan die kompletten Leistungszusammenhänge aufzeigt.
Der Stellenplan eines Unternehmens zeigt den gesamten Bedarf an Stellen und damit auch den Bedarf an Personal, der für die Erfüllung von Aufgaben benötigt wird. Dargestellt wird ein Stellenplan in der Regel entweder als Organigramm oder auch als Liste.
Stellenbesetzungsplan
Der Stellenbesetzungsplan hat den Stellenplan als Grundlage. Auf dem Stellenbesetzungsplan werden nur die tatsächlich besetzten Stellen in der Ist-Situation dargestellt. Außerdem ist darauf zu erkennen, welcher Mitarbeiter welchen Posten besetzt. Gibt es eine Differenz zwischen dem Stellenplan und dem Stellenbesetzungsplan, dann hat das Unternehmen entweder einen Personalüberhang oder einen Personalbeschaffungsbedarf.
Anforderungsprofil
In einem Anforderungsprofil werden alle Fähigkeiten und auch Belastungen zusammengefasst, denen ein Stellenbewerber oder Stelleninhaber gerecht werden muss. Anforderungsprofile sind immer auf die Stelle bezogen und nicht auf die Person, die sie ausfüllt. Bei der Personalbeschaffung spielt das Anforderungsprofil eine große Rolle, denn hier werden nur die Merkmale aufgenommen, die eindeutig zu definieren und auch zu überprüfen sind.
Qualifikationsprofil
Alle Fähigkeiten und Belastungen, denen der Bewerber um eine Stelle gerecht werden muss, werden in einem Qualifikationsprofil zusammengefasst. Hierbei handelt es sich aber auch um das komplette Leistungspotential und drückt nicht nur die Leistungsfähigkeit an sich aus, sondern auch die Leistungsbereitschaft.
Laufbahn-/Nachfolgeplan
Alle Positionen, die ein Mitarbeiter im Laufe der Zeit in einem Unternehmen durchlaufen soll, um in der Hierarchie nach oben zu kommen, werden in einem Laufbahnplan dargestellt. Die Nachfolgepläne hingegen sind eine stellenbezogene Angabe über die Personen, die in der Zukunft eine frei werdende Stelle besetzen sollen.
Personalstatistiken
In den Personalstatistiken werden alle Informationen über die Personalplanung eines Unternehmens zusammen getragen. Dazu gehören unter anderem die Altersstruktur, die Qualifikationsstruktur in fachlicher und beruflicher Hinsicht, die Höhe der Fehlzeiten und auch die Entwicklung bei den Personalkosten.
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