Personalreferenten können auf zwei verschiedene Arten zum Einsatz kommen. Einerseits können sie als Spezialisten eingesetzt werden. Sie konzentrieren sich dann auf einen bestimmten Bereich der Personalwirtschaft und sind dann beispielsweise der Ansprechpartner für den Bereich Personalbeschaffung oder Arbeitsrecht. Spezialisierte Personalreferenten kommen vor allem in großen, zentralen Personalabteilungen zum Einsatz.
Die zweite Möglichkeit ist die Generalisierung. Ein Generalist kennt sich in nahezu allen Bereichen der Personalwirtschaft aus. Im Gegensatz zum Spezialisten sind diese Kenntnisse jedoch häufig eher oberflächlich. Wenn ein tiefergehendes Wissen gefragt ist, müssen Generalisten an entsprechender Stelle nachfragen oder selbst recherchieren. Generalisierte Personalreferenten werden vor allem in kleinen Unternehmen oder in dezentralen Personalabteilungen größerer Unternehmen eingesetzt.
Personalreferenten müssen in der Lage sein, mit anderen Menschen zu kommunizieren. In den meisten Fällen sind sie die direkten Ansprechpartner der Mitarbeiter in personalwirtschaftlichen Belangen. Sie müssen daher auch mit schwierigeren Personen umgehen können, die mit einem Anliegen an sie herantreten.
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