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Digitales Berichtsheft für Azubis: Darauf sollten Ausbildungsbetriebe achten

Seit 1. Oktober 2017 darf das digitale Berichtsheft den schriftlichen Ausbildungsnachweis ersetzen. Demnach können Ausbildungsbetriebe und Auszubildende im Gegensatz zu früher die Ausbildung zur Gänze elektronisch dokumentieren und in digitaler Form nachweisen. Es gab bereits vorher die Möglichkeit, die Ausbildungsdokumentation am Computer zu erledigen. Allerdings mussten die Auszubildenden diese Berichte ausdrucken und in Papierform vorlegen. Nunmehr können Auszubildende dem Prüfungsausschuss anstelle eines unterschriebenen Papierhefts einen digitalen Ausbildungsnachweis überreichen. Dies gilt für jene Azubis, die mit dem Ausbildungsbetrieb die Führung eines elektronischen Berichtshefts vereinbart haben.

Ausbildungsvertrag muss Vermerk über das Berichtsheft enthalten

Alle Ausbildungsverträge, die seit 1. Oktober 2017 neu geschlossen wurden, müssen einen entsprechenden Vermerk enthalten, ob der Ausbildungsbetrieb das Berichtsheft schriftlich oder elektronisch führt. Unternehmen, die dieser Verpflichtung noch nicht nachgekommen sind, können dies mit einem unterfertigten Beiblatt zum Ausbildungsvertrag nachholen. Zudem finden Ausbildungsbetriebe auf den Webseiten der Handwerkskammern entsprechende Vorlagen zum Herunterladen.

Azubis mit Ausbildungsverträgen, die vor dem 30. September 2017 vereinbart wurden, müssen grundsätzlich ein Papierheft als Ausbildungsnachweis nutzen und abgeben. Dies kann für Unternehmen, die Auszubildende in unterschiedlichen Lehrjahren beschäftigen, unbefriedigend sein. Deshalb gestattet die Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz einen Umstieg auf das digitale Berichtsheft. Hierfür reicht eine entsprechende schriftliche Mitteilung aus. In diesen Fällen kann es sein, dass die Auszubildenden bei der Prüfung ein Papierheft und einen elektronischen Ausbildungsnachweis einreichen müssen.

Vorgaben des Prüfungsausschusses berücksichtigen

Obwohl das digitale Berichtsheft zulässig ist, kann der zuständige Prüfungsausschuss darauf bestehen, dass der Prüfling das Berichtsheft in Papierform vorlegt. Daran ändert auch die Vereinbarung zwischen Auszubildendem und Arbeitgeber nichts. Demnach sollten sich Betroffene über die Vorgaben des Prüfungsausschusses informieren und diese Punkte beachten:

  • In welcher Form ist der Ausbildungsnachweis vorzulegen (schriftlich oder elektronisch)?
  • Welche Datenträger und Formate schreibt der Prüfungsausschuss vor (digitales Berichtsheft)?

Ist eine Cloud-basierte Lösung im Einsatz, muss den Prüfern ein Zugang eingeräumt oder ein Datenexport ermöglicht werden.

Unterschriften für den elektronischen Ausbildungsnachweis

Für Ausbildungsbetriebe stellt sich die Frage, wie sie ein digitales Berichtsheft in der Praxis umsetzen können. Die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Signatur sind insbesondere für Kleinunternehmen nur schwer zu erfüllen. Deshalb möchten die Handwerkskammern alternative Möglichkeiten zulassen:

  • Mitteilung unterschreiben
    Demnach können der Ausbildungsbetrieb und der betroffene Azubi eine Mitteilung aufsetzen und unterschreiben, mit der sie versichern, dass sie das Berichtsheft korrekt umgesetzt haben. Diese schriftliche Bestätigung dient als Nachweis vor dem Prüfungsausschuss.
  • Wochenberichte per E-Mail absegnen
    Nunmehr müssen Ausbildungsbetriebe den Ausbildungsbericht nicht mehr jede Woche handschriftlich bestätigen. Sie können die wöchentlichen Berichte per E-Mail absegnen, indem sie festhalten, dieselben erhalten und überprüft zu haben.
  • „Haken setzen“
    Es gibt spezifische Apps und Webanwendungen für das digitale Berichtsheft, die eine Genehmigung durch „Setzen eines Hakens“ ermöglichen.

Für das digitale Berichtsheft Geräte, Webanwendungen und Software bereitstellen

Ausbildungsbetriebe müssen die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die Auszubildenden das digitale Berichtsheft am Arbeitsplatz nutzen können. Dafür sind elektronische Geräte wie Computer, Laptops oder Smartphones sowie spezielle Anwendungen notwendig. Die Berichte werden entweder online oder über eine Spezialsoftware eingegeben und gespeichert. Manche Lösungen bieten Zusatzfunktionen wie eine Rechtschreibprüfung und Weiterleitungsmöglichkeiten an.

Arbeiten Auszubildende mit einem Privatgerät, sollte das Unternehmen eine Haftungsausschlusserklärung aufsetzen, um die Haftung auf die Verwendung des Ausbildungsnachweises einzuschränken. Andernfalls würde der Betrieb auch bei Schäden in anderen Fällen haften, weil das geschäftlich genutzte Privatgerät als Arbeitsmittel zu werten ist.

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2019-02-12T17:21:12+02:00 12. Februar 2019|Personalmanagement|0 Kommentare

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