Viele kleine und mittelgroße Betriebe stehen vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitern die technischen Voraussetzungen für Homeoffice zu bieten. Es gibt einige Tools, mit denen sich dieses Vorhaben auch für kleine und mittlere Unternehmen umsetzen lässt. Mit Microsoft Teams, Slack und Webex können Mitarbeiter im Homeoffice professionell zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren. Diese Tools bieten Anwendungen für vielfältige Arbeitsaufgaben.

Tool 1: Microsoft Teams

Microsoft Teams unterstützt die unternehmensinterne Kommunikation von Mitarbeitern im Homeoffice in unterschiedlicher Form:

  • Miteinander kommunizieren: Mit dem Tool Microsoft Teams können Arbeitskollegen im Homeoffice via Einzelchats, Gruppenchats, Telefongesprächen und Online-Meetings kommunizieren.
  • Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Microsoft Teams unterstützt das gemeinsame und gleichzeitige Arbeiten mehrerer Mitarbeiter, die im Homeoffice sind, am selben Dokument, egal ob Word-Dokument, Excel-Tabelle oder PowerPoint-Präsentation.
  • An Online-Meetings teilnehmen: Dieses Tool ermöglicht Online-Meetings für Mitarbeiter im Homeoffice. Dank innovativer Funktionen können die Teilnehmer des Meetings auf einem digitalen Whiteboard Ideen zusammentragen und Abläufe festhalten.
  • Auf andere Microsoft-Anwendungen zugreifen: Microsoft Teams lässt sich mit den Funktionen von Microsoft 365 und Office 365 kombinieren. Es ist beispielsweise ein direkter Zugriff auf Outlook, Microsoft-To-Do-Listen und auf die Online-Aufgabenplanung Microsoft Planner möglich.
  • Gästezugänge: Mit diesem Tool können Unternehmen auch externe Personen wie Kunden oder Freiberufler zu bestimmten Arbeitsbereichen einladen.

Ein Vorteil dieses Tools liegt in der schnellen Einsatzbarkeit. Microsoft Teams ist in der kostenfreien Basisversion als internetbasierter Cloud-Service für KMU ohne großen Zeitaufwand installierbar, auch wenn die Mitarbeiter an ganz unterschiedlichen Orten arbeiten. Bei der kostenpflichtigen Vollversion erfolgt die Installation über einen Microsoft-Partner.

Tool 2: Slack

Slack erleichtert die organisierte Kommunikation zwischen den Arbeitskollegen und bietet damit eine effektive Alternative zur E-Mail-Korrespondenz. Um Slack auf Windows-Computern zu nutzen, muss sich das Mitarbeiter-Team oder das Unternehmen lediglich registrieren. Die einzelnen Teammitglieder können sogenannte Channels anlegen, in denen sie untereinander über bestimmte Themen oder Arbeitsbereiche kommunizieren und so produktiv zusammenarbeiten. Dieses Tool ermöglicht offene und geschlossene Chats unter den Mitarbeitern, die hier auch Fotos und Dateien austauschen. Mit Slack können die Nutzer Nachrichten und Dateien archivieren und über eine Suchfunktion problemlos finden.

Der Administrator eines Slack-Teams kann Dienste wie Google Drive, IFTTT und Twitter in dieses Tool einbinden, um sie für die Arbeit zu nutzen. Slack steht in einer kostenfreien Variante und in kostenpflichtigen Versionen (inklusive Support) zur Verfügung. Über das neue Tool Slack Connect können Unternehmen effektiv mit externen Partnern, Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten.

Tool 3: Cisco Webex Meetings

Über Cisco Webex Meetings arbeiten Mitarbeiter virtuell zusammen und nehmen an Videokonferenzen teil. Dieses Tool funktioniert über einen Webbrowser und mobile Endgeräte wie Tablets und Smartphones. Es bietet diese Funktionen:

  • Austausch von Dateien und Nachrichten
  • Bearbeiten von Dokumenten
  • Nutzung von digitalen Whiteboards
  • Audio- und Video-Kommunikation in Echtzeit

Das Lizenzmodell „Flex Plan“ bietet für KMU Meeting-, Messaging- und Calling-Dienste sowie Lösungen zur digitalen Zusammenarbeit.

Tool 4: Google Docs (früher: Google Text & Tabellen)

Google Docs eignet sich für Nutzer, die weder Microsoft Office noch OpenOffice installiert haben. Für die Nutzung ist lediglich ein Browser erforderlich. Mit dieser kostenlosen Web-App können Mitarbeiter im Homeoffice Textdokumente, Tabellen und Präsentationen online ausarbeiten, auch ohne Internetzugang. Es besteht die Möglichkeit, Dokumente für andere Personen freizugeben, die ihrerseits Änderungsvorschläge einbringen können. Über die integrierte Chatfunktion bearbeiten mehrere Arbeitskollegen in Echtzeit Dokumente gemeinsam. Sie können zudem direkt chatten, kommentieren und Nachrichten versenden. Es lassen sich auch gängige Dateiformate importieren und exportieren. Darüber hinaus speichert Google Docs alle Änderungen automatisch, sodass die Nutzer in ältere Arbeitsversionen einsehen können. Dabei ist ersichtlich, wer die jeweilige Änderung veranlasst hat und wann sie stattgefunden hat.

Whitepaper zum Thema