Der Gesetzgeber hat die Möglichkeit des Arbeitgebers, den Mitarbeitern steuerfreie Sachbezüge zu gewähren, mit Anfang 2020 geschmälert. Das bedeutet, dass seit Jahresbeginn einige frühere Sachleistungen vollständig steuer- und sozialabgabenpflichtig sind. Arbeitgeber müssen sich nunmehr auf diese Änderungen einstellen und alternative Benefits nutzen, wenn sie ihren Mitarbeitern weiterhin steuerfreie Sachzuwendungen bieten möchten.

Einnahmen in Geld neu bewertet: steuerpflichtige Geldleistungen

Der Gesetzgeber hat beispielsweise den Begriff „Einnahmen in Geld“ im Jahressteuergesetz 2019 neu definiert, der nunmehr diese Bezüge einschließt:

  • Geldleistungen mit Zweckbindung
  • nachträgliche Kostenerstattungen
  • Geldsurrogate
  • andere Vorteile, die auf eine Geldsumme lauten

Auf diese Leistungen ist die 44-Euro-Sachbezugsgrenze nicht mehr anwendbar, weil es sich rechtlich gesehen um Geldleistungen, nicht um Sachbezüge handelt:

1. Geldleistungen mit Zweckbindung

Seit 1. Januar 2020 ist es für Arbeitgeber nicht mehr möglich, einem Mitarbeiter eine finanzielle Zuwendung mit bestimmtem Verwendungszweck (beispielsweise für eine Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio) als steuerfreien Sachbezug zu gewähren. Solche Leistungen, die der Mitarbeiter lediglich für den genannten Zweck nutzen darf, unterliegen zur Gänze der Steuer- und Sozialabgabenpflicht.

2. Nachträgliche Kostenerstattungen

Dasselbe gilt für nachträgliche Kostenerstattungen (beispielsweise erworbene Bücher, konsumierte Essen in einem Restaurant, Mitgliedschaft in einem Fitnesscenter, Versicherungsbeiträge und Stromkosten). Solche Kostenerstattungen liegen dann vor, wenn ein Mitarbeiter durch Vorlage eines Beleges nachweist, dass er eine bestimmte Dienstleistung in Anspruch genommen oder einen speziellen Gegenstand erworben hat, und ihm das Unternehmen dafür im Nachhinein einen Kostenbeitrag von bis zu 44 Euro pro Monat ersetzt. Diese nachträglichen Kostenerstattungen gelten nach der neuen Gesetzeslage als Geldleistungen und fallen daher nicht mehr unter die 44-Euro-Sachbezugs-Freigrenze nach § 8 EStG.

3. Geldsurrogate

Geldsurrogate sind Geldersatzmittel, die zwar eine Zahlungsfunktion aufweisen, aber kein Bargeld im eigentlichen Sinn darstellen. Diese besonderen Geldmittel können anstatt der gesetzlichen Zahlungsmittel verwendet werden, unterliegen aber keiner Annahmeverpflichtung. Solche Geldsurrogate wie Zahlungsapps, PayPal, E-Geld-Lösungen und Kreditkarten gelten seit 1. Januar 2020 als steuerpflichtiger Barlohn. Damit scheidet die Anwendung der 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge aus.

Demnach fallen einige beliebte Zuwendungen, die Arbeitgeber als Benefits beworben und gezielt im Employer Branding eingesetzt haben, als steuerfreie Sachbezüge weg. Das hat HR-Mitarbeiter dazu veranlasst, umzudenken und stattdessen andere Sachleistungen zu nutzen. Dafür bieten sich Gutscheine und Geldkarten an.

Gutscheine und Geldkarten weiterhin steuerfreie Sachbezüge

Gutscheine und Geldkarten, mit denen der Berechtigte ausschließlich Waren und Dienstleistungen beziehen kann, sind auch jetzt bis zu einem Wert von höchstens 44 Euro monatlich steuerfrei, sofern sie den Anforderungen des § 2 Absatz 1 Nr. 10 ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz) entsprechen und keine Zahlungsdienste darstellen. Dazu gehören:

  • Closed-Loop-Karten: Der Mitarbeiter kann ausschließlich vom Gutscheinaussteller Waren und Dienstleistungen über die Karte in Anspruch nehmen. Dazu zählen beispielsweise Tankkarten. Diese Closed-Loop-Karten sind bis zu einem Wert von höchstens 44 Euro als steuerfreie Sachbezüge einzustufen.
  • Controlled-Loop-Karten: Mit den sogenannten Controlled-Loop-Karten können die Berechtigten von einem eingeschränkten Kreis an ausgesuchten Geschäften mit einer Gutscheinkarte Waren und Leistungen beanspruchen. Darunter fallen Gutscheine eines Einkaufscenters, die der Arbeitnehmer in den im Shoppingcenter befindlichen Geschäften einlösen kann. Auch bei den Controlled-Loop-Karten ist die Steuerfreiheit für Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 44 Euro pro Monat anwendbar.

Keine Steuerfreiheit begründen hingegen Geldkarten mit Barauszahlungsfunktion und eigener IBAN (= Open-Loop-Karten, mit denen der Berechtigte Geldüberweisungen sowie An- und Verkäufe von Devisen tätigen kann).

Achtung: Sachbezug als Zusatzleistung zum geschuldeten Verdienst

Für die Steuerfreiheit der Sachbezüge ist seit 1. Januar 2020 eine weitere Voraussetzung zu erfüllen. Demnach bleiben Sachzuwendungen lediglich dann steuerfrei, wenn sie das Unternehmen zusätzlich zum ohnedies geschuldeten Arbeitsverdienst anbietet und nicht einen Teil des Gehalts umwandelt.

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