Für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, fallen zusätzliche Kosten an. Hier stellt sich die Frage, wie Unternehmen und Beschäftigte mit diesen Kosten umgehen. Eine steuerfreie Kostenerstattung durch den Arbeitgeber ist nicht bei allen Aufwendungen möglich und an spezielle Voraussetzungen gebunden.

Umgang mit Kosten im Homeoffice vertraglich vereinbaren

Prinzipiell kann das Unternehmen alle Kosten für die Homeoffice-Nutzung übernehmen. Allerdings ist darauf zu achten, ob es sich bei der Kostenerstattung um Arbeitslohn handelt und ob dieselbe steuerfrei ist oder einer Steuerpflicht unterliegt. Für die Beurteilung kann ein Steuerberater hinzugezogen werden.

Im Idealfall vereinbaren Arbeitgeber und Mitarbeiter, wie sie mit den Kosten im Homeoffice umgehen, um einen schriftlichen Nachweis zu haben. Sie können beispielsweise Pauschalen für Strom- und Heizkosten festlegen, um nicht den tatsächlichen Verbrauch ermitteln zu müssen. Bei Kosten, die sich klar beziffern lassen, bietet sich die Vereinbarung von Höchstbeträgen an, die der Arbeitnehmer erhält, wenn er die dazugehörige Rechnung vorlegt.

Arbeitsmittel steuerfrei überlassen

Stellt ein Unternehmen dem Mitarbeiter Arbeitsmittel wie beispielsweise Laptop, Aktenordner und Locher kostenlos zur Verfügung und ist eine private Mitbenutzung nicht möglich, handelt es sich nicht um Arbeitslohn. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber diese Arbeitsgegenstände beschafft oder dem Mitarbeiter die Beschaffung überlässt und ihm sodann die Anschaffungskosten erstattet. Die Bereitstellung solcher Arbeitsmittel erfüllt nur dann die Voraussetzungen der Steuerfreiheit, wenn diese Gegenstände im Eigentum des Unternehmens stehen und die private Nutzung durch den Mitarbeiter ausgeschlossen ist

Demnach darf der Mitarbeiter die Arbeitsmittel ausschließlich beruflich nutzen. Bei beruflicher und privater Nutzung liegt hingegen steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dasselbe gilt, wenn die Arbeitsmittel in das Eigentum des Mitarbeiters übertragen werden. In diesem Fall ist ein Werbungskosten-Abzug möglich.

Telefonkosten

Beruflich veranlasste Telefonkosten kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, ohne dass der Mitarbeiter sie einzeln nachweisen muss. Die Voraussetzung der beruflichen Veranlassung ist bei einer regelmäßigen oder dauerhaften Nutzung im Homeoffice zu bejahen. Solche Telefonkosten kann das Unternehmen mit bis zu 20 Prozent ersetzen, wobei eine Höchstgrenze von 20 Euro pro Monat zu beachten ist.

Internetkosten

Anders stellt sich die Situation bei Internetkosten dar. Hier ist eine steuerfreie Erstattung durch das Unternehmen nicht möglich. Stattdessen unterliegen Barzuschüsse für Internetkosten einer Pauschalbesteuerung von 25 Prozent. Hierfür muss der Mitarbeiter in einer Erklärung zum Lohnkonto die Höhe der tatsächlichen Kosten schriftlich belegen.

Kosten für Arbeitszimmer

Wenn der Arbeitgeber auch andere Kosten übernimmt, handelt es sich im Regelfall um Arbeitslohn, der der Steuerpflicht unterliegt. Darunter fallen beispielsweise die Kosten für ein Arbeitszimmer, das der Arbeitnehmer im Homeoffice nutzt. Diese Aufwendungen für ein Arbeitszimmer im Eigenheim kann der Mitarbeiter allenfalls als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung geltend machen.

Arbeitszimmer an Unternehmen vermieten: Arbeitslohn oder Mieteinkünfte

Ein Sonderfall liegt dann vor, wenn der Mitarbeiter den im Homeoffice genutzten Arbeitsraum an das Unternehmen vermietet. Die Mieteinnahmen, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, sind als steuerpflichtiges Entgelt einzustufen. Je nachdem in wessen Interesse die Vermietung des Arbeitszimmers vereinbart wurde, handelt es sich bei diesen Mieterlösen um Arbeitslohn oder um Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung.

Möchte sich der Mitarbeiter die Arbeitswege ersparen, erstattet der Arbeitgeber die Mietkosten als Gegenleistung für die Arbeitsleistung. Dieser Arbeitslohn (§ 19 EStG) ist im Zuge der Lohnabrechnung zu beachten. Wenn sich das Unternehmen die Bereitstellung von Arbeitsplätzen im Betrieb ersparen möchte, sind die Mieterlöse hingegen als Einkünfte aus der Vermietung einzustufen (§ 21 EStG).

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