Bis zum Jahresende müssen Mitarbeiter ihren Urlaub aufgebraucht haben, um einen Verfall der Urlaubsansprüche zu verhindern. Das ergibt sich aus dem Bundesurlaubsgesetz. Zugleich fordert die Rechtsprechung Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers. Doch welche Regelungen gelten für den Urlaubsverfall und die Übertragung von Urlaubsansprüchen auf das Folgejahr?

Wann verfällt Resturlaub?

Laut Bundesurlaubsgesetz verfällt der Jahresurlaub mit dem Ende des Kalenderjahrs, wenn ihn der Mitarbeiter bis dahin nicht ausgeschöpft hat. Dieser Resturlaub erlischt nach der EuGH-Rechtsprechung (Urteil des EuGHs vom 06.11.2018, Az. C68416-684/16) und laut Bundesarbeitsgericht jedoch nicht automatisch, sondern nur dann, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter zuvor darauf hingewiesen hat, dass der Urlaubsanspruch verfällt, falls er ihn nicht rechtzeitig ausgeschöpft hat. Dieser Hinweis sollte schriftlich erfolgen.

Im Streitfall muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er diese Hinweispflicht erfüllt hat. Laut BAG-Rechtsprechung ist es ausreichend, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter über die Anzahl der noch ausstehenden Urlaubstage informiert und ihn dazu anhält, dieselben so rechtzeitig zu beantragen, dass er sie im laufenden Kalenderjahr noch verbrauchen kann. Zudem muss das Unternehmen über den drohenden Urlaubsverfall aufklären.

Wann ist Resturlaub übertragbar?

Wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen, kann der Arbeitnehmer nicht genommene Urlaubstage in das nachfolgende Jahr mitnehmen. Eine solche Urlaubsübertragung setzt dringende persönliche oder betriebliche Gründe voraus. Außerdem muss der Mitarbeiter den Resturlaub aus dem Vorjahr in den ersten drei Monaten des Folgejahres, also bis zum 31. März, aufbrauchen. Der Urlaubsanspruch ist auf diesen Zeitpunkt übertragbar, wenn der Mitarbeiter

  • arbeitsunfähig ist,
  • einen erkrankten Familienangehörigen pflegen muss oder wenn
  • der Lebenspartner des Mitarbeiters, mit dem er den Erholungsurlaub verbracht hätte, erkrankt ist.

Eine Urlaubsübertragung erfolgt auch bei dringenden betrieblichen Gründen:

  • termingebundene oder saisonale Arbeitsaufträge
  • technische oder verwaltungstechnische Schwierigkeiten im Betriebsablauf

Wenn einer der Übertragungsgründe vorliegt, verschiebt sich die Deadline für den Urlaubsanspruch vom 31. Dezember auf den 31. März des nachfolgenden Jahres, ohne dass der Betroffene einen Antrag stellt. Auch auf den drohenden Urlaubsverfall mit Ablauf des Übertragungszeitraums muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter hinweisen und ihn anfordern, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen.

Sonderfälle

Falls sich eine Erkrankung des Mitarbeiters über diesen Zeitraum hinaus erstreckt, tritt kein Urlaubsverfall ein. Nach seiner Gesundung muss der Arbeitnehmer den Resturlaub zeitnah nehmen. Dies gilt auch für Langzeiterkrankte, deren Arbeitsunfähigkeit ununterbrochen anhält, zumal gesetzliche Urlaubsansprüche spätestens 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres verfallen.

Bei Arbeitnehmern in der Probezeit, die den Urlaub noch nicht nehmen konnten, bleibt der Resturlaub über das Ende des Übertragungszeitraums aufrecht. Diese Mitarbeiter können die restlichen Urlaubstage aus dem Vorjahr noch bis zum Jahresende des Folgejahres nehmen.

Ausnahmen gibt es auch für Mitarbeiter, die im Mutterschutz oder in Elternzeit sind. Diese Gruppe kann den Resturlaub nach der Rückkehr in das Unternehmen nachholen.

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