Wenn Unternehmen den Mitarbeitern auf Geschäftsreise Mahlzeiten zur Verfügung stellen, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen. Unter welchen Voraussetzungen eine Spesenkürzung erfolgt, hat das Bundesfinanzministerium in Ablehnung an die BFH-Rechtsprechung geregelt.

Verpflegungspauschalen 2021 bei Inlandsreisen

Die Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen im Inland bleiben im Jahr 2021 unverändert und sehen wie folgt aus:

  • Kleine Verpflegungspauschale (Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden): 14 Euro
  • Große Verpflegungspauschale (volle Abwesenheitstage): 28 Euro

Sie entschädigen Mitarbeiter bei Inlandsreisen für tatsächlich anfallende Verpflegungsmehraufwendungen. Arbeitnehmer können diese Pauschalbeträge als Werbungskosten geltend machen (§ 9 Absatz 4a EStG) oder einen steuerfreien Ersatz vom Arbeitgeber erhalten. Bei mehrtägigen Geschäftsreisen ist für den An- und Abreisetag die kleine Verpflegungspauschale und für volle Abwesenheitstage die große Verpflegungspauschale anwendbar.

Spesenkürzung auch bei Nichtkonsum

Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Mahlzeiten bereitstellt oder deren Bereitstellung veranlasst, ist die entsprechende Verpflegungspauschale zu kürzen. Für ein bereitgestelltes Frühstück ist eine Kürzung um 20 Prozent, für Mittag- und Abendessen eine Kürzung von jeweils 40 Prozent der große Verpflegungspauschale vorgesehen. Das bedeutet:

  • Frühstück: Spesenkürzung um 5,60 Euro (= 20 Prozent von 28 Euro)
  • Mittag- und Abendessen: Spesenkürzung um je 11,20 Euro (= 40 Prozent von 28 Euro)

Dass die Verpflegungspauschale bei nicht konsumierten Mahlzeiten zu kürzen ist, ergibt sich aus einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 25. November 2020 (Randziffer 75). Demnach spielt es für die Spesenkürzung keine Rolle, ob der Mitarbeiter die Mahlzeit, die der Arbeitgeber gestellt hat, tatsächlich verzehrt hat. Aus welchem Grund er das Essen nicht eingenommen hat, ist ebenfalls irrelevant. Mit dieser Klarstellung folgt das Bundesfinanzministerium dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 7. Juli 2020, Az. VI R 16/18). Die angeordnete Spesenkürzung soll Unternehmen und Finanzbehörden entlasten und davor bewahren, dass sie in jedem Einzelfall prüfen und dokumentieren müssen, ob der Mitarbeiter die bereitgestellte Mahlzeit tatsächlich konsumiert hat.

Die besagte Spesenkürzung entfällt jedoch dann, wenn das Unternehmen eine Übernachtung ohne Frühstück gebucht, die Mahlzeit im Hotel abbestellt hat oder wenn der Mitarbeiter das Essen selbst besorgt und bezahlt.

Kriterien an eine Mahlzeit

Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass auch ein bereitgestellter Imbiss in Form von belegten Brötchen, Obst und Kuchen eine Spesenkürzung der Verpflegungspauschale bewirken kann. Anders ist die Situation bei kleinen Tüten mit Knabbereien sowie Müsliriegeln und unbelegten Brötchen. Diese Snacks entsprechen nicht den Kriterien einer Mahlzeit und ziehen daher keine Spesenkürzung nach sich.

Whitepaper zum Thema