Mit der fortschreitenden Digitalisierung entschließen sich immer mehr Unternehmen dazu, die Personalakte elektronisch zu führen. Bei der digitalen Personalakte müssen Arbeitgeber einige rechtliche Gesichtspunkte berücksichtigen.

Inhalte der digitalen Personalakte

In der digitalen Personalakte sind alle Unterlagen des Arbeitnehmers zusammenzufassen, die mit dem Beschäftigungsverhältnis in einem sachlichen Zusammenhang stehen. Das betrifft Daten und Dokumente, die vor dem Beginn und während des Arbeitsverhältnisses anfallen:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Zeugnisse
  • Lebenslauf
  • Eignungstests
  • Personalfragebögen
  • Arbeitsvertrag samt Anlagen
  • Unterlagen zu Lohnsteuer und Gehalt
  • Zertifikate
  • Mitarbeiterbewertungen
  • Personalentwicklungsprotokolle
  • Schriftverkehr mit Sozialversicherungen
  • Unterlagen zur Krankenversicherung
  • Abwesenheits- und Krankheitszeiten
  • Urlaubstage
  • Elternzeit
  • ggf. Abmahnungen

Informationen, die die Privatsphäre des Arbeitnehmers betreffen, haben in der digitalen Personalakte nichts verloren. Bei Erkrankungen dürfen nur die Krankheitszeiten, nicht jedoch die Krankheitsgründe erfasst werden.

Einsichtsrecht in die Personalakte

Jeder Mitarbeiter hat gemäß § 83 Betriebsverfassungsgesetz das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen, ohne Gründe anzugeben. Dieses Einsichtsrecht haben auch ehemalige Mitarbeiter. Das ergibt sich daraus, dass die Betroffenen auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses das Recht darauf haben, dass unrichtige Daten beseitigt oder geändert werden.

Aufgrund der datenschutzrechtlichen Zweckbindung (§ 32 BDSG) dürfen nur solche Personen die digitale Personalakte einsehen, die das im Zuge ihrer Tätigkeit müssen. Die Einsichtnahme beschränkt sich auf jene Inhalte, die im jeweiligen Einzelfall relevant sind. Zu den einsichtsberechtigten Personen gehören regelmäßig Mitarbeiter der Personalabteilung und der Geschäftsführung sowie der direkte Vorgesetzte. Nur Personen, die Personalentscheidungen treffen, sollten in die digitalen Personalakten Einblick erhalten.

Der Betriebsrat darf grundsätzlich nur mit Zustimmung des Mitarbeiters die Personalakte einsehen. Ein generelles Einsichtsrecht des Betriebsrats mittels Betriebsvereinbarung verstößt gegen das Persönlichkeitsrecht des Betroffenen. Welche Informationen für Vorgesetzte einsehbar sind, ist einzelfallbezogen zu klären.

Aufbewahrung

Eine gänzliche Löschung und Vernichtung der Personalakte sollte erst dann stattfinden, wenn alle wechselseitigen Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis zur Gänze erfüllt sind. Aus rechtlichen Gründen ist es ratsam, die digitale Personalakte wenigstens für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfrist (drei Jahre) aufzubewahren. Für bestimmte Unterlagen sieht der Gesetzgeber längere Aufbewahrungsfristen vor.

Löschung der digitalen Personalakte

Nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses sind bei der Löschung der digitalen Personalakte datenschutzrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. Gemäß Datenschutzgrundverordnung ist eine Speicherung der Daten von früheren Mitarbeitern nur dann zulässig, wenn es ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gibt. Andernfalls muss das Unternehmen die Mitarbeiterdaten löschen. Ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung der Daten besteht dann, wenn der Mitarbeiter noch Ansprüche erheben kann oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

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