Die Coronapandemie hat so manchen Arbeitsplatz ins Homeoffice verlagert. Für Unternehmen stellt sich die Frage, wie sie mit den Kosten umgehen sollen, die im Rahmen eines häuslichen Arbeitszimmers anfallen.

Kostenerstattung für Ausgaben im Homeoffice: Arbeitslohn ja oder nein?

Der Arbeitgeber kann im Rahmen der Homeoffice-Nutzung unterschiedlichste Aufwendungen für den Mitarbeiter übernehmen. Allerdings ist bei jeder Arbeitgebererstattung zu analysieren, ob es sich rechtlich um Arbeitslohn handelt oder nicht. Für den Fall, dass Arbeitslohn vorliegt, muss der Arbeitgeber prüfen, ob die Kostenerstattung steuerfrei ist oder eine Steuerpflicht begründet. Es ist jedenfalls sinnvoll, die Einzelheiten schriftlich zu vereinbaren und gegebenenfalls einen Steuerberater zu kontaktieren.

Überlassung von Arbeitsmitteln

Wenn das Unternehmen dem Mitarbeiter Laptop, PC, Ordner und andere Arbeitsmittel unentgeltlich zur Verfügung stellt und der Betroffene dieselben nur beruflich nutzen darf, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dies gilt dann, wenn die überlassenen Mittel im Eigentum des Unternehmens verbleiben und die private Verwendung ausgeschlossen ist. Ob das Unternehmen die Anschaffung übernimmt oder der Mitarbeiter diese Arbeitsmittel selbst besorgt und die Kosten vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bekommt, spielt keine Rolle.

Bei Arbeitsmitteln, die privat mitbenutzt werden, handelt es sich im Regelfall um Arbeitslohn. Im Falle von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten, die der Mitarbeiter auch für private Zwecke nutzen darf, kommt jedoch eine Steuerfreiheit gemäß § 3 Nr. 45 EStG in Betracht. Davon sind nicht nur Computer und Telekommunikationsgeräte, sondern auch System- und Anwendungsprogramme erfasst.

Ausgaben für Arbeitszimmer

Wenn das Unternehmen einem Mitarbeiter die Ausgaben für ein Arbeitszimmer in der Privatwohnung erstattet, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Allerdings kann der Arbeitnehmer die Kosten für das Arbeitszimmer gegebenenfalls in der privaten Steuererklärung anführen und so einen Werbungskostenabzug von bis zu 1.250 Euro nutzen, wenn es keinen anderen Arbeitsplatz gibt.

Homeoffice-Pauschale

Arbeitnehmer, die von ihrer Wohnung aus arbeiten, können für jeden Homeoffice-Tag die sogenannte Homeoffice-Pauschale für sich verbuchen. Dieser mit dem Jahressteuergesetz 2020 eingeführte Pauschalbetrag ist auf fünf Euro pro Tag und höchstens 600 Euro im Jahr beschränkt. Mitarbeiter, die mehr als 120 Arbeitstage im Homeoffice verbracht haben, erhalten für diese Mehrbelastung keine weitere steuerliche Begünstigung. Zudem ist die Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung auf die Werbungskostenpauschale anzurechnen. Eine steuerfreie Arbeitgebererstattung scheidet hier aus. Die Homeoffice-Pauschale kommt jenen Arbeitnehmern zugute, deren Werbungskosten (inklusiver dieser Pauschale) 1.000 Euro übersteigen. Dies betrifft häufig Berufspendler, die Fahrtkosten geltend machen. Die Homeoffice-Pauschale gilt für die Jahre 2020 und 2021.

Telefon- und Internetkosten erstatten

Arbeitnehmer können sich Telefonkosten steuerfrei erstatten lassen, wenn sie beruflich veranlasst sind. Das ist der Fall, wenn die Mitarbeiter regelmäßig oder dauerhaft das Homeoffice nutzen. Die steuerfreie Erstattung von Telefonkosten ist ohne Einzelnachweis möglich, wobei eine Beschränkung auf 20 Prozent des Rechnungsbetrages besteht. Es sind höchstens 20 Euro monatlich absetzbar.

Die Erstattung von Internetkosten durch den Arbeitgeber ist nicht steuerfrei. Allerdings kommt hierbei eine Pauschalbesteuerung der Barzuschüsse in Höhe von 25 Prozent in Betracht, wenn der Mitarbeiter die tatsächlichen Kosten schriftlich belegt. Diese Erklärung ist dem Lohnkonto anzuschließen.

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