So mancher Bewerber hat bereits mit einem Chatbot kommuniziert, ohne es zu wissen. Diese virtuellen Roboter sind auch, aber nicht nur im Recruiting im Einsatz.

Chatbot als virtueller Roboter für Bewerber und Mitarbeiter

Ein Chatbot ist ein virtueller Roboter, der in einem festgelegten Wissensgebiet Informationen gibt und als Berater fungiert. Der Nutzer tauscht sich mit diesem Algorithmus mittels Sprachfunktion und Chat aus.

Chatbots übernehmen Kommunikationsaufgaben, in dem sie aus vielen verschiedenen Antwortmöglichkeiten die geeignete Option auswählen, wenn beispielsweise ein Jobinteressent auf einer Karrierewebsite in ein interaktives Dialogfenster eine Frage eingibt. Je nach Art der Webanwendung können sie statische Antworten geben, Termine für Vorstellungsgespräche vereinbaren oder mit Bewerbern Dialoge führen.

Wo sind HR-Chatbots einsetzbar?

  1. Recruiting: Vom Beantworten von Fragen zu Stellengeboten über Informationen zum Bewerbungsprozess an sich bis zum Vereinbaren eines Vorstellungsgesprächs können HR-Chatbots einige klassische Rekrutierungsaufgaben übernehmen. Auch die Annahme und Übertragung von Bewerbungen in das System fällt in ihren Aufgabenbereich.
  2. Onboarding: Neue Mitarbeiter haben viele Fragen, die ein Chatbot unkompliziert beantworten kann. Auch wenn es darum geht, Arbeitsprozesse zu erklären und Informationsmaterialien bereitzustellen, ist er eine wertvolle Hilfe.
  3. Training und Weiterbildung: Chatbots sind für die Mitarbeiter Auskunftsstellen und Lernspielpartner bei der Weiterbildung. Sie können beim Wiederholen von Lerninhalten und bei der Buchung von Seminarplätzen unterstützen. Außerdem informieren sie über Weiterbildungsmöglichkeiten, Karrierechancen und Stellenangebote.
  4. FAQs: Typische Mitarbeiterfragen, die immer wieder auftauchen, können Chatbots einfach und schnell beantworten. Das betrifft beispielsweise Compliance-Regeln. Neben Informationen lassen sich auch Hilfestellungen und Feedback über virtuelle Assistenten bereitstellen.
  5. Services: HR-Themen wie Urlaubsanträge, Abwesenheitsmeldungen und Reisekostenabrechnungen können Chatbots ebenfalls abdecken.

Welche Vorteile bietet ein Chatbot?

Unternehmen, die Chatbots im HR-Bereich einsetzen, dürfen sich auf einige Vorteile einstellen:

  • Ständige Erreichbarkeit: Chatbots sind für Bewerber und Mitarbeiter rund um die Uhr erreichbar, egal welcher Wochentag gerade ist.
  • Zeitersparnis für Mitarbeiter: Der smarte Assistent kann HR-Mitarbeiter bei ihren Aufgaben unterstützen. Das gilt insbesondere für Bereiche, in denen die Kommunikation digital erfolgt. Vor allem bei Fragen, die immer wieder aufkommen, leistet ein Chatbot wertvolle Dienste, weil er eine Zeitersparnis für die HR-Verantwortlichen mit sich bringt. Dies bedeutet wiederum, dass Mitarbeiter mehr Zeit für komplexe Tätigkeiten haben, statt sich mit Routinefragen zu beschäftigen.
  • Automatisierte Kommunikation mit Bewerbern: Durch den Einsatz von HR-Chatbots können Unternehmen mit den Bewerbern vom Erstkontakt an zeitsparend kommunizieren und sie automatisiert während des gesamten Recruitingprozesses begleiten.
  • Geringere Kosten: Mithilfe von HR-Chatbots ist es möglich, Kosten zu sparen und Ressourcen effizienter einzusetzen.

Insgesamt kann ein virtueller Roboter die Zufriedenheit von Bewerbern und Mitarbeitern steigern. Allerdings ist auch auf mögliche Fehlerquellen zu achten, die sich beispielsweise aus Anfragen ergeben, welche das System nicht erkannt oder falsch eingeschätzt hat.

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