Bei Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln entscheiden in Hinblick auf die Reisekostenabrechnung ausschließlich die entstandenen Fahrtkosten. Eine Reisekostenpauschale ist hier laut BFH nicht anwendbar.

Anlassfall: Bundesbetriebsprüfer im Außendienst

Ein im Außendienst arbeitender Bundesbetriebsprüfer setzte in seiner Steuererklärung für seine Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu den geprüften Unternehmen eine Reisekostenpauschale von 0,20 Euro/km an. Das entsprach einem Betrag von 2.809,60 Euro (= 4.536 Euro für 22.680 km minus 1.726,40 Euro für erstattete Bahnfahrtkosten). Er berief sich darauf, ein motorbetriebenes Fahrzeug genutzt zu haben, für das die Pauschale anwendbar sei. Das Finanzamt sah dies anders und verweigerte für die Fahrtkosten die Anwendbarkeit der Kilometerpauschale. Es folgte eine Klage beim Finanzgericht.

FG Hamburg: keine Kilometerpauschale

Das Finanzgericht Hamburg hatte die Nichtanwendbarkeit der Kilometerpauschalen unter anderem damit begründet, dass die Reisekostenpauschale darauf abziele, den Nachweis der tatsächlich angefallenen Fahrtkosten zu vereinfachen. Dieses Ziel sei bei Fahrpreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Kosten für Fahrscheine) nicht gegeben. Darüber hinaus setzen die Reisekostenpauschalen voraus, dass dem Arbeitnehmer tatsächlich Kosten entstanden sind. Das treffe in diesem Fall nicht zu, weil der Arbeitgeber die angefallenen Fahrtkosten steuerfrei erstattet hat (Urteil des Finanzgerichts Hamburg vom 2. November 2018, Az. 5 K 99/16).

BFH: Reisekostenpauschalen bei öffentlichen Verkehrsmitteln nicht anwendbar

Auch der Bundesfinanzhof verneinte den Ansatz der Reisekostenpauschalen im vorliegenden Fall (Urteil des BFH vom 11. Februar 2021, Az. VI R 50/18). Arbeitnehmer, die für beruflich bedingte Fahrten anlässlich einer Auswärtstätigkeit Bus, Bahn oder ein anderes öffentliches Verkehrsmittel nutzen, können für die Fahrtkosten nur die tatsächlich entrichteten Fahrpreise steuerlich absetzen. Alternativ kann der Arbeitgeber diese Kosten steuerfrei erstatten. Das Wahlrecht gemäß § 9 Absatz 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG ist hingegen nicht anwendbar. Laut dieser Regelung können Arbeitnehmer, die einen PKW nutzen, anstelle der tatsächlichen Aufwendungen die Reisekostenpauschale von 0,30 Euro/km ansetzen (höchste Wegstreckenentschädigung). Bei einem anderen motorbetriebenen Fahrzeug (Motorrad, Mofa und selbstgesteuertes Boot oder Flugzeug) sind es 0,20 Euro pro zurückgelegtem Kilometer.

Diese Wahlmöglichkeit gilt nach Rechtsansicht des BFH nicht für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Demnach sind die Reisekostenpauschalen bei der Nutzung von Bus, Bahn, U-Bahn, S-Bahn, Straßenbahn, Flugzeug, Schiff und Fähre (= nicht regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel) nicht anwendbar. Das Bundesreisekostengesetz normiert für diese Verkehrsmittel keine pauschalen Kilometersätze. Deshalb sind für die Nutzung dieser Verkehrsmittel nur die tatsächlich entstandenen Fahrt- und Flugkosten vom Arbeitgeber erstattbar oder als Werbungskosten absetzbar. Hierbei besteht eine teilweise Begrenzung auf die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse.

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