Das moderne Arbeiten schreit immer mehr nach Modellen der „New Work“: Alternative Arbeitsmodelle, die aus den gewohnten und veralteten Arbeitsweisen ausbrechen. Arbeitnehmer auf der ganzen Welt verlangen nach mehr Autonomie, mehr Kreativität und mehr Flexibilität. Das geht Hand in Hand mit den technischen Fortschritten der Digitalisierung, die viele neue Arbeitsmodelle möglich machen. Das wirft eine Vielzahl an neuen Herausforderungen aber auch Möglichkeiten für das Personalmanagement auf. Wie ist der aktuelle Stand der digitalen Transformation von HR-Arbeit?

HR im digitalen Wandel

Die PricewaterhouseCoopers Studie People-Management 2025 aus dem Jahr 2019 gibt einen Ausblick auf das Personalmanagement der Zukunft. Welche Arbeitsschritte fallen weg, welche neue Aufgaben kommen hinzu? Als Folge der Digitalisierung entstehen immer kleinteiligere Jobs mit größerer Spezialisierung, während eine große Menge an veralteten Methoden und Berufsbildern vollkommen wegfallen.

Wege zum Ziel

Das bessere, effektivere Arbeiten erreichen wir im Rahmen der Digitalisierung durch zwei Dinge:

  • der Einsatz digitaler Technologien
  • die neugewonnene Freiheit der Menschen

Eines von ihnen ist dabei der Schritt, um den Zweiten zu ermöglichen. Das Einführen von technologischen Hilfsmitteln ist in allen Abteilungen ein Weg, um Arbeiten zu automatisieren und Kapazitäten zu schaffen, die Fachkräften zuvor mit umständlicher Arbeit versperrt waren.

In der Personalabteilung heißt das spezifisch: Hilfsmittel wie Personalmanagement-Software, zum Beispiel durch einen der Marktführer im deutschsprachigen Raum, Papershift, unterstützen uns bei Aufgaben wie Dienstplanerstellung und Zeiterfassung, damit wir mehr Fokus auf immer wichtiger werdende Themen legen können. Darunter zum Beispiel die individuellen Bedürfnisse und Talente der Mitarbeiter.

Neue Herausforderungen der Personalabteilung

Die People-Management 2025 Studie sieht voraus: Die Arbeit als Personaler dreht sich in Zukunft weniger um Organisationsfragen und verstärkt um das Menschliche. Neue Rekrutierungsmaßnahmen und Analysen in der Auswahl von Personal sowie die Mitarbeiterqualifizierung und das Kompetenzmanagement sind zwei Faktoren, die besonders an Bedeutung gewinnen werden.

Deshalb muss die Arbeitsorganisation durch digitale Hilfsmittel umgestaltet werden. So können anfallende Aufgaben schneller und flexibler bearbeitet werden. Die Produktivität einzelner Mitarbeiter wird dabei aber nur gesteigert, wenn man sie dazu befähigt, diese neuen Technologien auch anzunehmen und damit umzugehen. So schaffen wir Raum dafür, mehr auf fundierte Personalentscheidungen und die Talententwicklung eingehen zu können.

Personalmanagement-Software, wie die von Papershift, muss also intuitiv und genau auf die Aufgabe zugeschnitten sein. Das erreichen sie zum Beispiel durch die leichte Bedienbarkeit und ortsunabhängige Erreichbarkeit über Apps und Cloudspeicher. Auch die Integration verschiedener Add-ons für verschiedene Arbeitsbereiche wie Aufgabenmanagement und Urlaubsplanung macht es leicht, die Programme genau an die Bedürfnisse der Personalabteilung anzupassen.

Der Wunsch nach mehr Selbstbestimmung kann dadurch erfüllt werden, dass die Software auch die Integration der Mitarbeiter zulässt. Bei der Zeiterfassung oder der Erstellung von Dienstplänen können sie eigenhändig auf die Pläne zugreifen, ihre Verfügbarkeiten eingeben und sich sogar selbstständig in eine freie Schicht eintragen, sofern das gewünscht ist.

So werden auch alternative Arbeitsmodelle wie das Homeoffice ermöglicht. Aufgrund der Corona-Pandemie wurde der Digitalisierungsgrad zwangsweise erhöht und es wurde uns möglich gemacht, vermehrt nach unseren privaten Bedürfnissen arbeiten zu können. Daran werden Mitarbeiter auch nach der Krise weiter festhalten. Digitale Zeiterfassungssoftware macht es möglich, auch auf Distanz die notwendige Kontrolle über geleistete Zeiten auszuüben.

Fazit – Handlungsanweisungen für modernes HR

So sehr die Pandemie uns auch gezwungen hat, schnell digitale Alternativen zu entwickeln, die uns die Arbeit auf Distanz ermöglichen, sie hat uns auch aufmerksam darauf gemacht, wie mangelhaft die digitale Entwicklung vieler Unternehmen noch ist. Zu viele Prozesse sind papierbasiert und halten aus reiner Gewohnheit an umständlichen Arbeitswegen fest.

Auf Anhieb eine Digitalisierung des ganzen Unternehmens durchzuführen, ist logistisch kaum umsetzbar. Wer technologisch aufsteigen will, muss sich einen schrittweisen Digitalisierungsplan machen. Dabei bedarf es sich genau die Strukturen des Unternehmens anzuschauen und welche Abläufe an welchen Stellen ineinanderlaufen. Besonders hier ist das Abgleichen von Prozessen wichtig, um die Einheitlichkeit und reibungslose Abwicklung des Workflows zu ermöglichen.

Dabei hilft es, wenn man auf eine zusammengehörige Gruppe von Personalmanagement-Software zurückgreift. Hier arbeiten alle Formate aufeinander abgestimmt und ermöglichen effektives Arbeiten.

Förderprojekte wie „Digital Jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie helfen bei der Planung und Umsetzung. Hier können nicht nur Gelder beantragt werden, sondern auch Beratungen durch Spezialisten in der Digitalisierung.

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