Wenn eine wichtige Fachkraft aus dem Unternehmen ausscheidet, ist eine gute Nachfolgeplanung gefragt. Bei diesem personalpolitischen Instrument geht es darum, Schlüsselpositionen schnell mit einem passenden Mitarbeiter nachzubesetzen.

Ziele der Nachfolgeplanung

Mit einer Nachfolgeplanung verfolgen Unternehmen insbesondere diese Ziele:

  • Wissen der scheidenden Mitarbeiter erhalten
  • Verantwortungsbereich abklären, damit Prozesse im gewohnten Tempo weiterlaufen
  • Mehrarbeit für Arbeitskollegen vermeiden
  • Einarbeitungsphase möglichst kurzhalten
  • personelle Engpässe vermeiden

Im Idealfall findet ein nahtloser Übergang statt, um die Abläufe im Unternehmen nicht zu verlangsamen und Kunden rechtzeitig mit dem neuen Mitarbeiter bekannt zu machen.

Überblick über Maßnahmen zur Nachfolgeplanung

Im Rahmen der Nachfolgeplanung stehen verschiedenste Maßnahmen an:

  • Schlüsselpositionen identifizieren
  • eine Einschätzung treffen, wann welche Positionen frei werden
  • Talente im Unternehmen identifizieren und fördern
  • Talente-Pool aufbauen

Die Nachfolgeplanung versteht sich als schrittweiser Prozess:

  1. Projektteam einsetzen: Wenn Unternehmen die Nachfolge von Schlüsselpositionen planen, sollten sie ein Projektteam einsetzen, das Vertreter aus allen Interessensgruppen enthält.
  2. Prinzipien für die Nachfolge bestimmen: Es sind einige prinzipielle Fragen zu klären, wie beispielsweise, ob die interne Kandidatensuche Vorrang hat und ob alleinig das Leistungsprinzip gilt oder auch das Senioritätsprinzip anwendbar ist, wonach ältere Mitarbeiter ein Recht auf die Nachfolge haben.
  3. Personalbedarf eruieren: Ein Überblick darüber, welche Schlüsselpositionen in naher Zukunft aufgrund von Rentenantritt und Fluktuation möglicherweise frei werden, ist ein wichtiger Baustein. Auch Schwangerschaften und Elternzeiten sind zu berücksichtigen.
  4. Schlüsselpositionen ermitteln: Zunächst geht es darum, die Schlüsselpositionen zu ermitteln und herauszufinden, welche Qualifikationen unverzichtbar sind. Schlüsselpositionen zeichnen sich dadurch aus, dass ihre Funktionsträger ein spezifisches Fachwissen und Erfahrung haben. Dies können Führungskräfte, aber auch Fachkräfte und Experten sein. Auch die Frage, wer diese Position zukünftig bekleiden soll und ob externes Recruiting erfolgversprechend ist, ist zu klären.
  5. Anforderungsprofile für die Schlüsselpositionen anlegen: Unternehmen sollten ein Anforderungsprofil erstellen, das die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten benennt. Hier sind auch zukünftige Entwicklungen, die Konkurrenz und die Technologie zu berücksichtigen. Der aktuelle Mitarbeiter kann einen guten Input liefern.
  6. Nachfolger finden: Im nächsten Schritt geht es darum, geeignete Bewerber zu finden und einen Nachfolger zu ermitteln. Bei der internen Personalauswahl helfen Mitarbeitergespräche und Potenzialanalysen weiter. Wenn sich kein interner Kandidat findet, ist das externe Recruiting gefragt.
  7. Weiterbildungsmaßnahmen planen: Für den Fall, dass es interne Kandidaten gibt, sollte das Unternehmen rechtzeitig prüfen, ob die Betroffenen zusätzliche Qualifikationen wie Fremdsprachenkenntnisse, technologisches Wissen oder soziale Kompetenzen brauchen, um die Tätigkeit auszuüben. Allenfalls sind Weiterbildungsmaßnahmen wie Schulungen, Seminare und Workshops zu organisieren.
  8. Nachfolger aufbauen und einarbeiten: Im Idealfall ist der scheidende Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase dabei, um den neuen Mitarbeiter auf Kernaufgaben, Probleme und Tätigkeitsbereiche vorzubereiten. Hierbei erweist sich ein Einführungsplan mit Zuständigkeitsbereichen, Terminen und Zielen als hilfreich.

Es ist wichtig, die Nachfolge von Schlüsselpositionen schrittweise zu planen und systematisch anzugehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie nicht nahtlos nachbesetzt werden können und Personallücken entstehen, die die reibungslosen Abläufe im Unternehmen gefährden.

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