Absagen auf eingegangene Bewerbungen zu verfassen gehört zu den unangenehmsten Aufgaben im Recruiting. Dennoch ist es wichtig, dass sich die HR-Verantwortlichen dafür Zeit nehmen und jedem Bewerber, der für den Job nicht in Betracht kommt, persönlich absagen. Das stärkt das Unternehmensimage.

Bei der Formulierung einer Absage sollte das Unternehmen die persönliche Sicht des abgelehnten Kandidaten berücksichtigen. Hinter jeder Bewerbung steht ein Mensch, der sich Hoffnungen auf den Job gemacht hat und für den eine Absage daher enttäuschend ist.

Tipp 1: Persönliche Worte statt Standardfloskeln

Im Idealfall gibt das Unternehmen dem Kandidaten das Gefühl, sich mit den Bewerbungsunterlagen auseinandergesetzt zu haben. Einige persönliche Worte hinterlassen beim abgelehnten Bewerber einen besseren Eindruck als Standardformulierungen.

Tipp 2: Für die Mühe bedanken

Am Beginn der Absage sollte das Unternehmen Wertschätzung gegenüber dem Bewerber vermitteln. Im Idealfall bedankt es sich für die Zeit und Mühe, die der Jobinteressent in die Bewerbung investiert hat.

Tipp 3: Auf Qualifikationen und Lebenslauf hinweisen

Falls der Bewerber gute Qualifikationen mitgebracht hat und der Lebenslauf überzeugend ist, kann das Unternehmen in der Absage ausdrücklich darauf hinweisen und einzelne Punkte aus den Bewerbungsunterlagen herausgreifen.

Tipp 4: Grund für Absage nennen

Abgelehnte Bewerber möchten wissen, warum sie den Job nicht erhalten. Hier ist das Unternehmen gefordert, ein ehrliches Feedback zu geben, ohne die Betroffenen zu demütigen und ohne gegen die Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu verstoßen. Es ist wichtig, die Absage sachbezogen zu begründen, um sich rechtlich abzusichern, zum Beispiel:

  • bessere Qualifikationen (Ausbildung) eines anderen Bewerbers
  • mehr Berufserfahrung
  • Job wurde kurzfristig intern besetzt
  • derzeit keine freie Stelle (Initiativbewerbung)
  • zu wenig Budget für die Gehaltsvorstellungen des Kandidaten

Tipp 5: Zu neuerlicher Bewerbung ermutigen

Wenn es knapp nicht gereicht und das Unternehmen weiterhin Interesse an einer zukünftigen Zusammenarbeit hat, kann es den Bewerber ausdrücklich dazu ermutigen, sich später noch einmal zu bewerben.

Tipp 6: Einladung zum Talentpool

HR-Verantwortliche können auch noch einen Schritt weiter gehen und vielversprechenden Kandidaten anbieten, sie in den Talentpool aufzunehmen und sie gegebenenfalls bei passenden Stellenangeboten zu kontaktieren.

Tipp 7: Alles Gute wünschen und Mut machen

Zum Abschluss bieten sich wohlwollende Worte an, die dem Bewerber für den beruflichen Lebensweg und seine Zukunft alles Gute wünschen. Hier kann das Unternehmen dem abgelehnten Bewerber Mut machen und Zuversicht spenden.

Insgesamt ist es wichtig, Absagen persönlich zu formulieren, ehrliches Feedback zu geben und die Tür für spätere Bewerbungen offenzuhalten.

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