Hybrides Arbeiten braucht klare Rahmenbedingungen, die richtige Ausstattung und verständliche Arbeitsrichtlinien, um zu funktionieren. Bei dieser Form des Arbeitens sind vor allem diese zehn Punkte wichtig:

1. Umfang der mobilen Arbeitszeiten festlegen

Den Umfang der mobilen Arbeitszeit können Unternehmen in Prozent oder in einer Anzahl von Tagen regeln. Zudem ist zu klären, ob der Arbeitgeber den Umfang vorgibt oder die Mitarbeiter des Teams frei wählen können.

2. Art der Zusammenarbeit definieren

Das Unternehmen sollte definieren, ob jeder frei bestimmen kann, wann er ins Büro kommt oder ob eine feste Zuteilung nötig ist, um die Zusammenarbeit zu gewährleisten. Des Weiteren sind diese Punkte zu klären:

  • Meetings und Zeiten, die die persönliche Anwesenheit erfordern
  • Kontaktaufnahme und Kommunikation

Auch individuelle Bedürfnisse nach persönlichem Kontakt und Anwesenheit sollte der Arbeitgeber berücksichtigen.

3. Rechtliches regeln

Die Rahmenbedingungen für hybrides Arbeiten sind per Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung rechtlich zu regeln:

  • Umfang hybrider Arbeitszeiten
  • Zeiten, zu denen Mitarbeiter erreichbar sein müssen
  • Arbeitszeiterfassung
  • Überlassung von Arbeitsmitteln
  • Kosten für die Ausstattung des mobilen Arbeitsplatzes sowie für Fahrzeiten und angemietete Büros
  • Homeoffice-Kosten für Internet, Strom, Büroutensilien und Telefon
  • Datenschutz und Sicherheit der Daten: Zugangsbeschränkungen, Gewährleistung des Datenschutzes, Aufbewahrung und Entsorgung von geschäftlichen Unterlagen
  • Arbeitsschutz

Zudem ist festzulegen, ob die Regelung für hybrides Arbeiten unbefristet gilt oder auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt ist.

4. Ausstattung und technische Voraussetzungen

Arbeitsmittel wie Computer, Bildschirme, Tastaturen, Kopfhörer und Mäuse sind durch den Arbeitgeber bereitzustellen. Hybrides Arbeiten braucht darüber hinaus die richtige technische Ausstattung. Dazu gehören:

  • Internetverbindung
  • Software
  • Apps

Es geht auch darum, mit entsprechenden Tools die Voraussetzungen für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, die Dokumentenverwaltung und die Arbeitszeitaufzeichnung zu schaffen.

5. Rotationsplan erstellen

Wenn zu den üblichen Geschäftszeiten eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern vor Ort sein muss, um die Abläufe zu gewährleisten, sollte das Unternehmen dies vorab berücksichtigen. Hierbei ist es sinnvoll, einen Rotationsplan zu erstellen, der genau festlegt, welcher Mitarbeiter wann remote arbeitet und an welchem Tag welcher Kollege im Büro anwesend ist. Eine solche Planung erweist sich auch in Hinblick auf die Einhaltung der Covid-19-Sicherheitsrichtlinien in Büros als notwendig.

6. Arbeitsrichtlinien erlassen und klare Ziele definieren

Im Idealfall gibt es klare Ziele, damit alle Mitarbeiter und Teams wissen, wie sie mit dem hybriden Arbeitsmodell umzugehen haben. Zudem braucht es Arbeitsrichtlinien, die die Einhaltung von Standards auch bei der Arbeit außerhalb des Unternehmens regeln. Es geht darum, an die Selbstverantwortung zu appellieren und die Produktivität zu garantieren. Dafür sind Punkte wie Arbeitszeiten, Updates zum Status und erwartete Ergebnisse zu regeln.

7. Fortschritt analysieren

Es ist wichtig, den Fortschritt laufend zu kontrollieren, damit die Mitarbeiter wissen, welche Arbeiten noch zu erledigen sind, um ein Projekt abzuschließen. So bleiben Mitarbeiter auf dem richtigen Weg und die Führungskräfte können bereits frühzeitig Engpässe entdecken und den Prozess bei Bedarf anpassen. Auch regelmäßige Check-ups und Feedbackrunden spielen eine bedeutsame Rolle.

8. Videokonferenzen und virtuelle Dates

Im Idealfall finden Videokonferenzen im kleineren und größeren Kreis statt, um den persönlichen Austausch zu ermöglichen. Es bieten sich formelle Meetings ebenso an wie ein virtuelles Date zum Kaffee mit einem Kollegen.

9. Datensicherheit

Das Unternehmen ist gefordert, in Sicherheitssoftware zu investieren, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.

10. Trainings

Für den Umgang mit hybridem Arbeiten braucht es Schulungen und Trainings. Dabei geht es um die richtige Nutzung von Tools, die Gestaltung der digitalen Kommunikation und die speziellen Anforderungen an hybride Zusammenarbeit und Führung.

Dies sind einige Punkte, die Unternehmen beachten sollten, wenn sie hybrides Arbeiten erfolgreich praktizieren möchten.

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