Nachweisgesetz: neue Pflichten für Arbeitgeber seit 1. August 2022

Seit 1. August 2022 gibt es für Arbeitgeber neue Pflichten, was den Inhalt und die Ausfertigung eines Arbeitsvertrages betrifft.

Wesentliche Arbeitsbedingungen schriftlich erfassen

Für Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1. August 2022 beginnen, ist die Neufassung des Nachweisgesetzes (NachwG) relevant. Demnach müssen Arbeitgeber den Mitarbeitern die wichtigen Arbeitsbedingungen schriftlich aushändigen. Dafür ist je nach Einzelfall ein Tag oder bis zu einem Monat ab dem vereinbarten Beschäftigungsbeginn Zeit. In der Praxis müssen Unternehmen bereits am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses alle Pflichtangaben von Name und Adresse des Arbeitnehmers und Arbeitgebers über das Entgelt bis zur Arbeitszeit ausweisen. Andere Angaben sind spätestens am siebten Kalendertag oder spätestens nach einem Monat auszuhändigen.

Zusätzliche Pflichtangaben laut Nachweisgesetz

Der Arbeitsvertrag muss seit 1. August 2022 zusätzlich zu den bereits bisher geforderten Angaben unter anderem diese Inhalte abdecken:

• Beendigungsdatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• Probezeitdauer
• Möglichkeit, den Arbeitsort frei zu wählen, falls örtliche Flexibilität vereinbart wurde
• Abgeltung von Überstunden
• Fälligkeitszeitpunkt der vereinbarten Vergütung
• Auszahlungsart der Vergütung
• Pausen
• Ruhezeiten
• Schichtsystem
• Schichtrhythmus
• Bedingungen für Schichtänderungen
• Details zur Arbeit auf Abruf, falls vereinbart
• Gegebenenfalls Fortbildungsanspruch gegenüber dem Unternehmen
• Versorgungsträger der betrieblichen Altersversorgung mit Name und Adresse benennen
• alle Details zur Kündigung (Schriftform, Kündigungsfrist und Frist zur Einreichung der Kündigungsschutzklage)
• Tarifverträge
• Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Welche wesentlichen Vertragsbedingungen in einer Niederschrift für den Arbeitnehmer zu erfassen sind, regelt § 2 Nachweisgesetz.

Ordnungswidriges Verhalten

Eine Neuregelung des Nachweisgesetzes betrifft die Tatsache, dass Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig über die wesentlichen Arbeitsbedingungen informieren, eine Ordnungswidrigkeit begehen. Arbeitgeber handeln auch dann ordnungswidrig, wenn sie nur einzelne Angaben vorlegen oder die Nachweise zu spät aushändigen.

Nachweise verpflichtend in Schriftform

Für das Erbringen der Nachweise gilt die Schriftform. Das bedeutet, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern seit 1. August 2022 die Angaben zu allen wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich und unterzeichnet vorlegen müssen. Eine Übermittlung des Arbeitsvertrages in digitaler Form ist hingegen laut Nachweisgesetz nicht zulässig. Die verpflichtende Schriftform gilt auch dann, wenn die Vertragsparteien weitere Arbeitsbedingungen anpassen.

Neue Arbeitsverträge in Papierform aushändigen

Der deutsche Gesetzgeber schließt die elektronische Form für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbestandteile eines Arbeitsvertrages daher nach wie vor aus, obwohl die EU-Arbeitsbedingungsrichtlinie die digitale Version ausdrücklich erlaubt. Demnach müssen Unternehmen bei allen Arbeitsverhältnissen, die ab 1. August 2022 begründet werden, die Arbeitsverträge auf Papier ausdrucken und den Mitarbeitern überreichen.

Für Arbeitgeber, die ab 1. August 2022 neu begründete Arbeitsverträge den Mitarbeitern nur in digitaler Form zukommen lassen, kann dies negative finanzielle Konsequenzen haben. Ihnen droht laut Nachweisgesetz ein Bußgeld von 2.000 Euro.

Bestehende Arbeitsverträge

Nicht nur bei neuen, sondern auch bei bestehenden Arbeitsverträgen haben Arbeitgeber Nachweispflichten zu beachten. Seit 1. August 2022 können Mitarbeiter mit bereits zuvor bestehenden Arbeitsverhältnissen ihre Arbeitgeber dazu auffordern, die im Gesetz festgeschriebenen Arbeitsbedingungen in Papierform zu überreichen. Für die Aushändigung der wesentlichen Angaben gewährt der Gesetzgeber eine Frist von sieben Tagen.

Informationen bezüglich Urlaub, betrieblicher Altersversorgung, verpflichtenden Fortbildungen, Kündigungsverfahren und kollektivvertraglichen Vereinbarungen sind spätestens innerhalb eines Monats auszuhändigen. Unternehmen, die diese Nachweise nicht erbringen, müssen mit Bußgeldzahlungen von bis zu 2.000 Euro rechnen.