Nur ein richtig ausgefüllter Bewirtungsbeleg garantiert, dass das Finanzamt die steuerliche Absetzbarkeit von Ausgaben für Geschäftsessen bewilligt. Als Bewirtungskosten sind sowohl Ausgaben für den Konsum von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln als auch untergeordnete Zusatzkosten für Garderobe und Trinkgeld einer beruflich veranlassten Bewirtung absetzbar. 70 Prozent des ausgewiesenen Betrags inklusive Umsatzsteuer können Betroffene als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend machen.

Bewirtung mit beruflichem Hintergrund

Die Bewirtung muss einen beruflichen Hintergrund haben. Darunter fallen die Pflege bestehender und der Aufbau neuer Geschäftskontakte sowie Verhandlungen, Vertragsabschlüsse und Geschäftsessen im Zuge der Öffentlichkeitsarbeit. An dieser Bewirtung müssen betriebsfremde Personen wie Kunden, Auftraggeber und Lieferanten teilnehmen. Auch Begleitpersonen sind erfasst.

Anforderungen an Bewirtungsbelege

Damit das Finanzamt die Bewirtungsausgaben anerkennt, muss der Bewirtungsbeleg einige Anforderungen erfüllen, die je nach Höhe des Rechnungsbetrags variieren.

Rechnungsbetrag bis 250 Euro

Bei einem Rechnungsbetrag von bis zu 250 Euro sind die Nachweispflichten etwas milder. Allerdings muss der Bewirtungsbeleg diese Punkte ausweisen:

  • Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer (Einzelbeträge sowie Gesamtbetrag der konsumierten Speisen und Getränke)
  • Ort
  • Anzahl der teilnehmenden Personen
  • Bewirtungszweck: Hier sollten Unternehmen konkrete Angaben tätigen, wie beispielsweise ein bestimmtes Projekt nennen. Generelle Begriffe wie Geschäftsessen oder Informationsaustausch reichen nicht aus.
  • Datum

Zusätzlich muss der Bewirtungsbeleg maschinell erstellt und vom Steuerpflichtigen unterschrieben worden sein. 30 Prozent der Ausgaben gelten als privat und sind damit vom Steuerabzug ausgenommen.

Rechnungsbetrag über 250 Euro

Ist der Rechnungsbetrag höher als 250 Euro, verlangt das Finanzamt zusätzliche Angaben:

  • Name und Adresse der Bewirtenden
  • Namen der bewirteten Personen
  • Rechnungsbetrag, aufgespalten nach Steuersatz sowie Mehrwertsteuersatz und Betrag der Mehrwertsteuer
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants

Neue Auflagen ab 2023

Ab 1. Januar 2023 kommen neue Anforderungen hinzu.

  • Elektronische Erstellung: Demnach müssen Bewirtungsbelege ab 2023 verpflichtend elektronisch ausgestellt werden. Ab diesem Zeitpunkt akzeptiert das Finanzamt keine handschriftlichen Rechnungsbelege mehr.
  • Informationen zur TSE: Darüber hinaus muss der Beleg ab kommendem Jahr Informationen zur genutzten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bieten. Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion nutzen, müssen auf den Bewirtungsbelegen sowohl die Transaktions- und Seriennummer als auch den Zeitpunkt des Transaktionsbeginns und dessen Ende ausweisen. Diese Angaben dürfen in Form eines QR-Codes dargestellt werden.

Falls die TSE kurzfristig nicht funktioniert, erkennt das Finanzamt den Bewirtungsbeleg trotzdem an, wenn der Ausfall erkennbar ist, weil zum Beispiel die Transaktionsnummer fehlt.

Spezielle Rechnung mit Vordruck anfordern

Unternehmen sollten direkt nach dem Geschäftsessen einen Bewirtungsbeleg anfordern. Hierbei handelt es sich um eine spezielle Rechnung, die auf der Rückseite einen Vordruck abbildet, in welchem die geforderten Daten zu vermerken sind. Dieser Eigenbelag ist direkt in der Gaststätte auszufüllen, um die Informationen schnell zu erfassen. Außerdem sollten Unternehmen darauf achten, dass sich die Kosten des Geschäftsessens im Rahmen jener Leistungen bewegen, die das Finanzamt in Bezug auf Branche und Anlass für angemessen hält.