Ein innovatives Produkt, kostengünstige Ressourcen, eine effiziente Herstellung, eine gute Werbung – das alles sind seit Jahren essentielle Puzzleteile, um als Unternehmen erfolgreich zu sein. Daneben spielt – trotz Automatisierung und Digitalisierung – der Faktor Mensch weiterhin eine bedeutende Rolle. Ja mehr noch: In Zeiten des Fachkräftemangels ist das Personal zum Schlüsselfaktor geworden. Denn ein Produkt kann noch so fortschrittlich sein, eine Herstellung noch so ökonomisch, wenn es niemanden gibt, der die damit verbundenen Tätigkeiten ausführt und sich darum kümmert, dass die Produkte zu den Kunden kommen, wird es für ein Unternehmen schwierig. Aber nicht nur genügend Mitarbeiter sind wichtig, sondern es müssen auch die passenden und geeigneten sein. Und diese zu finden und zu halten, ist eine der größten Herausforderungen unserer Zeit. Umso wichtiger ist es, als Unternehmen ein gutes Human Resource Management aufzubauen. Den Kern dieser Abteilung bildet die Personalverwaltung. Aber welche Tätigkeiten fallen genau darunter und mit welchen Herausforderungen sehen sich Personalverwaltungen momentan konfrontiert?

Klassische Aufgaben der Personalverwaltung

Je nach Größe und Ausrichtung eines Unternehmens kann die Personalverwaltung unterschiedliche Aufgabenbereiche umfassen. Manche Firmen haben gewisse Agenden ausgelagert, andere verfügen über eine umfangreiche Abteilung, die sich um alle Tätigkeitsbereiche selbst kümmert. Grundsätzlich fließen in der Personalverwaltung alle Personalagenden zusammen, die mit administrativen oder transaktionalen Aufgaben verbunden sind. Das können zum Beispiel folgende Tätigkeiten sein:

· Personalzugänge erfassen

· Personalveränderungen dokumentieren

· Personalabgänge verwalten

· Mitarbeiteranträge bearbeiten (z.B. für Urlaube, Weiterbildungen etc.)

· Meldebescheinigungen (z.B. an Behörden oder Ämter) verwalten

· Personalakten und -statistiken führen

· Lohn- und Gehaltszahlungen veranlassen

· Arbeitszeiten erfassen

Personalabteilung aufbauen: Die richtigen Mitarbeiter

Wer als Unternehmen eine gute Personalabteilung aufbauen will, braucht auch hier zunächst die passenden Arbeitskräfte. Umgekehrt bedeutet dies: Wer in diesem Bereich Fuß fassen möchte, sollte ein paar grundlegende Eigenschaften mitbringen. Wichtig sind ein analytisches Verständnis sowie Empathie-Fähigkeit. Zu den essentiellen Hard Skills zählen EDV- und Buchhaltungs- sowie Social-Media-Kenntnisse, immerhin findet modernes Recruiting heutzutage zunehmend auch in sozialen Netzwerken statt. Zudem müssen Interessierte sich Wissen im Arbeitsrecht angeeignet haben und sollten sich der hohen Verantwortung bewusst sein, die sie gerade auch in Hinblick auf den verschärften Datenschutz haben. Schließlich sind sie tagtäglich umgeben von äußerst sensiblen Daten. Auch ein Händchen fürs Organisieren ist Pflicht. Zu den Soft Skills zählen darüber hinaus ein gewisses Gespür für Menschen, Kritikfähigkeit, Durchsetzungskraft und Führungskompetenz. Denn je nach Unternehmen und Ausrichtung kann es auch sein, dass Personalmanager Bewerbungs- oder Kündigungsgespräche führen, die nicht immer angenehm ausfallen. Wurden die passenden Mitarbeiter gefunden, ist das Motivieren derselben ein weiterer wichtiger Baustein. Hierbei können regelmäßige Feedback-Gespräche helfen. In diesen Gesprächen sollten nicht nur Kritikpunkte angesprochen, sondern auch die Stärken der Arbeitnehmer hervorgehoben werden. Außerdem muss Platz für die Ziele und Wünsche der Mitarbeiter sein. Obendrein sollte jedes

Teammitglied wissen, welchen Beitrag es für das gesamte Team leistet und wie wichtig seine Arbeit für die Gesamtheit ist.

Moderne Personalabteilung: Tools und Digitalisierung

Die richtigen Mitarbeiter sind das eine, aber ohne moderne Tools geht heutzutage in der Personalverwaltung ebenso nichts mehr. Was viele traditionelle Personalabteilungen vor ein paar Jahren noch als mühevolles Übel angesehen haben, bringt mittlerweile ungeahnte Chancen zutage. Die Rede ist von der Digitalisierung und einer Fülle an damit verbundenen Werkzeugen, die den Mitarbeitern der Personalverwaltung den Alltag erleichtern. Software-Lösungen und Cloud-Anwendungen sind dabei äußerst flexibel und wendig geworden und können so optimal an das jeweilige Umfeld und die jeweilige Branche angepasst werden. So benötigen etwa Agenturen andere Funktionen und Instrumente als Baufirmen, medizinische Einrichtungen wiederum andere als Bildungsinstitute.

Viele Hersteller bauen mittlerweile zum Beispiel Funktionen ein, die Daten automatisch nach einer bestimmten Zeit löschen, um dem Datenschutz gerecht zu werden. Auch Informationen, die für das Finanzamt oder Sozialversicherungsträger bestimmt sind, können heutzutage rasch und zeitgerecht übermittelt werden und müssen nicht mehr vorab einzeln ausgedruckt, kuvertiert und verschickt werden. Einen großen Einfluss hat die Digitalisierung auch auf das gesamte Zeitmanagement. Wo früher noch Listen aus Papier oder Kalkulationsprogramme herhalten mussten, stehen Personalabteilungen nun Programme zur Verfügung, mit denen sich Arbeitszeiten, Überstunden, Krankenstände oder Stunden zur Weiterbildung einfach und mit wenigen Klicks verbuchen lassen. Andererseits geht es aber auch um physische Erleichterungen: Eine digitale Personalakte muss im Gegensatz zu jener aus Papier nicht mehr mühsam von A nach B transportiert werden, verbraucht keinen Lagerplatz und steht per Knopfdruck zur Verfügung.

Wichtigste Voraussetzung, damit dies alles reibungslos funktioniert, ist allerdings, dass neue Mitarbeiter rasch und umfassend eingeschult werden und alle Funktionen des Systems kennenlernen. Sie sollten dabei nicht unter Zeitdruck stehen, denn eine gute Einarbeitung ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Das ist vor allem deswegen von Bedeutung, weil auch Employee Self Services zunehmen. Darunter versteht man Tools, mit denen Mitarbeiter selbst Zugriff auf viele ihrer persönlichen Daten erhalten und einen Teil davon selbst verwalten können, wie zum Beispiel das Stellen von Urlaubsanträgen oder Zeitausgleich. So haben sie jederzeit einen Überblick über ihre Arbeitssituation.

Fazit

Der Konkurrenzdruck steigt, die Globalisierung nimmt zu und der Faktor Mensch ist zu einem wichtigen Puzzleteil in der Arbeitswelt geworden. Doch wer Mitarbeiter finden und halten möchte, braucht ein gutes Personalmanagement. Und auch dafür gilt es nicht nur die richtigen Mitarbeiter zu finden, sondern auch auf innovative Tools zu setzen, die so manchen Arbeitsschritt erleichtern können.