Ab 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die AU-Daten bei den Krankenkassen elektronisch abrufen. Erkrankte Mitarbeiter sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr dazu verpflichtet, die klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen. Stattdessen tritt das Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Kraft. Demnach stellen die Krankenkassen die entsprechenden Daten der Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters elektronisch bereit. Mitarbeiter sind weiterhin dazu verpflichtet, dem Unternehmen die Arbeitsunfähigkeit anzuzeigen und ärztlich bestätigen zu lassen.

Gesetzliche Grundlage: Bürokratieentlastungsgesetz III

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde im Bürokratieentlastungsgesetz III gesetzlich verankert. Ihre Einführung wurde bereits mehrmals verschoben. Mit dem Ende der Pilotphase fällt am 1. Januar 2023 der Startschuss für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für alle Arbeitgeber. Bisher mussten erkrankte Mitarbeiter die gelbe Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Unternehmen in Papierform zukommen lassen.

Ab dem Jahr 2023 gibt es die Papierbescheinigung nur mehr für den Mitarbeiter und als gerichtlich anerkanntes Beweismittel. Der Anspruch der Arbeitnehmer, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform zu erhalten, bleibt bestehen. Sie gilt als wichtiger Nachweis für das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit und als Grundlage für die Entgeltfortzahlung.

Wie sieht die Vorgehensweise zur eAU ab 2023 aus?

Ab 1. Januar 2023 sieht das Prozedere zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wie folgt aus:

  1. Der Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber darüber, dass er arbeitsunfähig ist, und teilt ihm die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit mit.
  2. Die Arztpraxis übergibt dem Arbeitnehmer einen Ausdruck der AU-Daten.
  3. Danach gibt die Arztpraxis oder das Krankenhaus, in dem der Mitarbeiter behandelt wird, die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse weiter. Im Falle eines Krankenhausaufenthalts sind hier die Aufenthalts- und Entlassungsdaten ersichtlich.
  4. Der Arbeitgeber fragt bezüglich der AU-Daten über den Kommunikationsserver bei der Krankenkasse an.
  5. Die Krankenkasse stellt die eAU über den Kommunikationsserver zur Verfügung. Das Unternehmen wird über die Bereitstellung informiert.
  6. Der Arbeitgeber ruft die bereitgestellten Daten ab und erhält damit die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die diese Punkte abdeckt:
    – Name des Mitarbeiters
    – Beginn der Arbeitsunfähigkeit
    – Ende der Arbeitsunfähigkeit
    – Datum, ab dem ein Arzt die Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat
    – Kennzeichnung, ob es sich um eine Erst- oder Folgemeldung handelt
    Aus dieser Bescheinigung ist zudem ersichtlich, ob es Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einen Arbeitsunfall oder anderen Unfall zurückzuführen ist oder aus dessen Folgen resultiert.

Meldepflicht über Arbeitsunfähigkeit bleibt auch 2023

Die Meldepflicht bleibt weiterhin bestehen. Demnach müssen Mitarbeiter ihre Arbeitsunfähigkeit melden und durch einen Arzt bestätigen lassen. Laut EntgFG muss spätestens am vierten Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden. Das Unternehmen kann diese Bescheinigung bereits am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit verlangen.

Diese Vorlagepflicht gibt es ab Januar 2023 nicht mehr. Die Meldepflicht bleibt aber bestehen. Für den Arbeitgeber ist es erst dann sinnvoll, die Daten abzurufen, wenn der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt schon dazu verpflichtet ist, die Arbeitsunfähigkeit ärztlich bestätigen zu lassen.

Ausnahmen vom eAU-Verfahren

Das eAU-Verfahren kommt in einigen Fällen nicht zur Anwendung:

  • Mitarbeiter mit privater Krankenversicherung
  • Minijobber in Privathaushalten
  • Privatärzte
  • Erkrankungen im Ausland
  • Rehabilitationsbehandlungen

Achtung: Bei Minijobbern fragen Arbeitgeber die AU-Daten zukünftig elektronisch ab. Deshalb ist es sinnvoll, die Daten zur Krankenkasse bereits vorab bei Mitarbeiterm einzuholen.