Ein Essenszuschuss gilt als freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers, auf die Mitarbeiter keinen Rechtsanspruch haben, es sei denn, dieser ist arbeits- oder tarifvertraglich festgelegt. Dabei ist darauf zu achten, dass Unternehmen und Arbeitnehmer diese Bezuschussung ergänzend vereinbaren.

Regelungen für den Essenszuschuss

Für den Essenszuschuss gelten diese Regelungen:

  • Einnahmen, die nicht als Geld zu werten sind: § 8 Absatz 2 Satz 6 Einkommensteuergesetz
  • Bewertung von Essensmarken und Kantinenmahlzeiten als Sachbezüge: R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Lohnsteuerrichtlinien

Die Höhe der Essenszuschüsse richtet sich nach den amtlichen Sachbezugswerten, die jährlich an die Verbraucherpreisentwicklung angepasst werden. Die entsprechenden Regeln finden sich in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV). Sie gelten sowohl für die Bewertung einer Kantinenmahlzeit als auch für die Aushändigung von Essensmarken und Restaurantgutscheinen. Unternehmen dürfen Essenszuschüsse lediglich an tatsächlichen Arbeitstagen gewähren, nicht jedoch an Krankheits- und Urlaubstagen. Aufgrund der 15er-Regelung müssen Arbeitgeber diese Tage nicht gesondert nachweisen, sofern sie pro Monat höchstens 15 Zuschüsse übernehmen.

Amtliche Sachbezugswerte für 2023

Der amtliche Sachbezugswert (Pflichtanteil) für ein Mittagessen steigt im Jahr 2023 auf 3,80 Euro (vorher: 3,57 Euro). Derselbe Wert gilt für ein Abendessen. Für das Frühstück ist ab 2023 ein amtlicher Sachbezugswert von 2 Euro vorgesehen. Zu diesen Sachbezugswerten ist ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro hinzuzurechnen.

Maximale Essenszuschüsse

Damit ergeben sich für 2023 diese maximalen Essenszuschüsse pro Mitarbeiter und Tag:

  • Mittagessen und Abendverpflegung jeweils 6,90 Euro
  • Frühstück: 5,10 Euro

Üblicherweise zahlt der Arbeitgeber den Sachbezugswert von 3,80 Euro und versteuert denselben pauschal mit 25 Prozent.

Alternativ können die Mitarbeiter diesen Pflichtanteil selbst zahlen. In diesem Fall übernimmt das Unternehmen lediglich den steuerfreien Zuschuss in Höhe von 3,10 Euro. Bei dieser Option bekommen die Mitarbeiter einen niedrigeren Essenszuschuss, der allerdings für den Arbeitgeber steuerfrei bleibt.

Der monatliche Sachbezugswert für unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten soll ab Januar 2023 bei 288 Euro liegen.

Lösungen, um bei Essenszuschüssen Steuerlast zu minimieren

Es besteht die Möglichkeit, den Essenszuschuss für den Arbeitgeber steuerfrei zu halten, wenn digitale Lösungen zum Einsatz kommen. Diese machen es möglich, den Selbstbehalt des Mitarbeiters an einer Mahlzeit im Rahmen der Bewertung zu berücksichtigen.

Hierfür ist die tatsächliche Höhe des Rechnungsbetrags der Mahlzeit relevant, die der Arbeitnehmer konsumiert hat. Als Grundlage dient § 2 Absatz 5 SvEV. Demnach ist der amtliche Sachbezugswert in Höhe von 3,80 Euro (2023) um den Betrag zu mindern, den der Arbeitnehmer selbst bezahlt hat (= Zusatzbetrag des Mitarbeiters). Dies sieht folgendermaßen aus:

  • Der Arbeitgeber leistet den Pflichtanteil (amtlicher Sachbezugswert = 3,80 Euro). Hier ist die Pauschalversteuerung von 25 Prozent relevant. Die steuerliche Last erhöht sich je nach tatsächlicher Rechnungshöhe auf bis zu 0,95 Euro (= 25 Prozent von 3,80 Euro).
  • Wenn ein Mitarbeiter mehr als 6,90 Euro für das Mittagessen zahlt, schmälert dieser Zusatzbeitrag den Pflichtanteil, der der Versteuerung unterliegt. Damit sinkt die Steuerlast des Arbeitgebers.
  • Ab einem Rechnungswert von 10,70 Euro fällt für den Essenszuschuss keine Steuer an: amtlicher Sachbezugswert (3,80 Euro) – Zusatzbeitrag des Mitarbeiters (3,80 Euro) = reduzierter amtlicher Sachbezugswert (0 Euro).

Mit Essenszuschüssen lassen sich Steuervorteile erzielen. Dabei haben Unternehmen die Möglichkeit, den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss zu wählen. Das sind 3,10 Euro. Alternativ können sie sich für eine Lösung entscheiden, bei der der tatsächliche Rechnungsbetrag berücksichtigt wird und sich damit die Steuerbelastung minimieren lässt.