Es gibt einige Rechtsgrundlagen, aufgrund derer die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis zulässig sein kann:

  • wenn sie zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist
  • wenn der Mitarbeiter in die Verarbeitung eingewilligt hat
  • wenn es eine Öffnungsklausel zur Datenverarbeitung besonderer personenbezogener Daten gibt
  • wenn dadurch Straftaten aufgedeckt werden sollen

Arbeitgeber müssen eine Einwilligung der Mitarbeiter nur dann einholen, wenn die Datenverarbeitung nicht aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage gedeckt ist.

Zweck des Arbeitsverhältnisses: Kriterium der Erforderlichkeit

Eine Datenverarbeitung für Zwecke des Arbeitsverhältnisses muss das Kriterium der Erforderlichkeit erfüllen. Es erfolgt eine Abwägung der Interessen und Grundrechte von Arbeitgeber und Mitarbeitern. Die Verarbeitung der Daten muss erforderlich sein, um das Arbeitsverhältnis zu begründen, auszuführen oder zu beenden oder um die damit verbundenen Rechte und Pflichten zu erfüllen.

Beispiele:

  • Mitarbeiterdaten für die korrekte Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge
  • Krankmeldungen zur Berechnung der Entgeltfortzahlung
  • Bankdaten für die Gehaltsüberweisung
  • lohnsteuerliche Merkmale wie die Lohnsteuerklasse oder die Anzahl der Kinder

Wann ist eine Einwilligung in die Datenverarbeitung erforderlich?

In diesen Fällen ist eine schriftliche Einwilligung notwendig:

  • Betriebsinterne Geburtstagsliste: Die Eintragung eines Mitarbeiters in eine Geburtstagsliste, die betriebsintern weitergegeben werden soll, bedarf der Zustimmung. Der jeweilige Mitarbeiter muss in die Veröffentlichung seiner Geburtsdaten einwilligen, weil dies dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung entspricht.
  • Talentpool: Unternehmen, die sich die Option offenhalten möchten, abgelehnte Bewerber zukünftig zu kontaktieren, müssen die Zustimmung der Betroffenen einholen. Nur dann dürfen sie diese Personen in den Talentpool aufnehmen. Bei dieser Gelegenheit sind die Betroffenen über die Dauer der Datenspeicherung und das Widerrufsrecht zu informieren.
  • Mitarbeiterfotos für Marketingzwecke: Unternehmen, die Mitarbeiterfotos für Marketingzwecke in Broschüren und Flyern nutzen, benötigen eine Einwilligung.
  • Mitarbeiterfotos im Intranet: Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos, die ein Arbeitgeber auf einer Firmenfeier anfertigen lässt, im Intranet dürfte sich nicht damit rechtfertigen lassen, dass sie dem Zweck des Beschäftigungsverhältnisses dient. Unternehmen sind auf der sicheren Seite, wenn sie die Erlaubnis der Beschäftigten einholen.
  • Mitarbeiterfotos auf der Website: Die Nutzung von Mitarbeiterfotos auf der unternehmenseigenen Homepage bedarf jedenfalls der Einwilligung, die der Mitarbeiter unabhängig von einer Klausel im Arbeitsvertrag erteilen muss. Eine Einwilligung im Arbeitsvertrag erfüllt das Kriterium der Freiwilligkeit nicht.
  • Überwachung von Firmenlaptops und Diensthandys bei Privatnutzung: In die Überwachung von Firmenlaptops und Diensthandys zur Privatnutzung müssen die Beschäftigten ebenfalls einwilligen. Dies können Unternehmen umgehen, indem sie die Mitarbeitenden darauf hinweisen, dass sie diese Geräte ausschließlich für die Arbeit nutzen dürfen.

Öffnungsklausel zur Datenverarbeitung besonderer personenbezogener Daten

Die Datenverarbeitung besonderer personenbezogener Daten muss dem Zweck des Arbeitsverhältnisses dienen und aus Gründen des Arbeitsrechts, der sozialen Sicherheit oder des Sozialschutzes notwendig sein. Ein Beispiel dafür ist etwa die Erhebung biometrischer Mitarbeiterdaten im Rahmen eines Authentifizierungsverfahrens beim Zutritt zum Firmengelände.