Die Personalverwaltung mittels Mitarbeiter-Selbstbedienung erledigen – das versprechen Employee Self Services (ESS). Eine solche digitale Lösung macht das Arbeitsleben für die HR-Abteilung und die Mitarbeiter leichter.

Definition: Was ist ein ESS?

Über ein ESS können Mitarbeiter auf ihre persönlichen Daten zugreifen und diese selbst verwalten. Das digitale System ermöglicht es, Aufgaben zu übernehmen, die klassisch der Personalabteilung zufallen:

  • persönliche Daten ändern (z. B. nach Umzug oder Heirat)
  • Reisekostenabrechnung einreichen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen abrufen
  • Urlaubstage beantragen
  • Abwesenheiten erfassen

Neben diesen personenbezogenen Funktionen unterstützt ein ESS auch unternehmensbezogene Aufgaben (z. B. an einer Umfrage teilnehmen und Feedback übermitteln) und standortbezogene Funktionen (z. B. Konferenzräume reservieren und Fahrzeuge buchen).

Pluspunkte eines ESS für Mitarbeiter

Die Einführung eines Employee Self Service (ESS) erleichtert nicht nur die Arbeit der HR-Abteilung, sondern bringt auch den Mitarbeitern Pluspunkte.

Mehr Eigenverantwortung

Die Beschäftigten erhalten mehr Eigenverantwortung. Sie können selbstständig Arbeitszeiten digital erfassen, Urlaubstage beantragen und Reisekosten einreichen, ohne die Personalabteilung ansprechen zu müssen. Zudem haben sie einen Überblick über Schulungsangebote und Weiterentwicklung. Dies bedeutet auch mehr Freiraum, was die Gestaltung der eigenen Karriere betrifft.

2. Daten zeit- und ortsunabhängig abrufen

Mitarbeiter rufen die Daten der digitalen Personalakte zeit- und ortsunabhängig ab, indem sie sich mit einem Computer oder Mobiltelefon in ihren Account einloggen.

3. Remote Work wird einfacher

Die ortsunabhängige Datenverwaltung kommt modernen Arbeitsmodellen wie Homeoffice und Remote Work entgegen.

4. Kommunikationswege kurz halten

Über ein ESS gehen Dokumente und Datenmeldungen sekundenschnell ein und lassen sich ebenso schnell mit anderen teilen. Die aktuelle Datenlage ist rasch abrufbar, ohne HR-Mitarbeiter ansprechen und auf deren Antwort tage- oder wochenlang warten zu müssen.

5. Wichtige Fragen auf einen Blick klären

Sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte und HR-Verantwortliche sind die Daten über das Selbstverwaltungssystem zugänglich. Damit lassen sich einige wichtige Fragen auf einen Blick klären:

  • Wie viele Überstunden hat der jeweilige Mitarbeiter angesammelt?
  • Wie viele Urlaubstage hat der Mitarbeiter bereits genommen?
  • Wie viele Ausgleichstage sind noch verfügbar?
  • Gibt es noch einen offenen Urlaubsantrag?

Alle diese Fragen können die dazu berechtigten Personen über ein Employee Self Service beantworten. Es garantiert Transparenz und Datenqualität.

6. Unternehmensbezogene Abläufe dokumentieren

Ein Employee Self Service eignet sich nicht nur für Bürojobs, sondern bietet auch für Non-Desk-Workers Vorteile. So können Mitarbeiter, die nur selten am Schreibtisch sitzen, wie beispielsweise Handwerker, Landwirte, Produktionsmitarbeiter und Gastronomieangestellte, wichtige unternehmensbezogene Abläufe via Mobiltelefon festhalten. Dies betrifft zum Beispiel die Arbeitszeiterfassung, Produktionstagebücher und Feedback.

Ein Employee Self Service bietet somit Vorteile für die Belegschaft und das Unternehmen. Das Gefühl von Eigenverantwortung und der direkte Datenzugriff steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedene Mitarbeiter arbeiten produktiver und bedanken sich für die höhere Eigenverantwortung mit Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber.