Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll gesetzlich verankert werden. Als erste Grundlage hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) am 18. April 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt. Demnach sollen die Bedingungen zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung entsprechend den Urteilen des BAG (Urteil des BAG vom 13. September 2023, Az. 1 ABR 22/21) und des EuGH (Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019, Az. C-55/18) im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt werden.
Der Referentenentwurf sieht die folgenden Eckpunkte vor:
Verpflichtende Arbeitszeiterfassung
Gemäß § 16 Absatz 2 Satz 1 ArbZG-E müssen Arbeitgeber Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit am Tag der erbrachten Arbeitsleistung aufzeichnen.
Abweichungen von der Aufzeichnungspflicht noch am selben Tag sind lediglich per Tarifvertrag oder via Betriebs- oder Dienstvereinbarung möglich. Demnach können die Betroffenen die Arbeitszeit laut Vereinbarung auch an einem anderen Tag aufzeichnen. Die Aufzeichnung ist jedoch spätestens bis zum Ende des siebten Tages vorzunehmen, der auf den Tag der erbrachten Arbeitsleistung folgt.
Elektronische Arbeitszeiterfassung
Gemäß § 16 Absatz 2 Satz 1 ArbZG-E ist die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen. Die Vorgabe der elektronischen Erfassung erfüllen nicht nur klassische Zeiterfassungsgeräte, sondern auch Excel-Tabellen und Apps.
Die Neuregelung lässt von der elektronischen Zeiterfassung abweichende Regelungen zu. So kann beispielsweise eine händische Aufzeichnung in Papierform per Tarifvertrag oder Betriebs- oder Dienstvereinbarung vereinbart werden.
Unabhängig davon gibt es Ausnahmeregelungen und Übergangsfristen. Demnach können gewisse Gruppen auf die elektronische Zeiterfassung komplett verzichten:
- Kleinunternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern
- Ausländische Unternehmen ohne inländische Betriebsstätte, wenn sie nicht mehr als zehn Mitarbeiter nach Deutschland entsenden
- Privatpersonen, die Hausbedienstete anstellen
Eine nicht-elektronische Aufzeichnung soll innerhalb von einem Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes noch zulässig sein, um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern. Abhängig von der Betriebsgröße gibt es längere Übergangsfristen:
- Zwei Jahre: Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten
- Fünf Jahre: Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern
Informations- und Aufbewahrungspflichten
Unternehmen müssen auf Verlangen die Mitarbeiter über die erfasste Arbeitszeit informieren und ihnen eine Kopie der Aufzeichnungen zukommen lassen. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zwei Jahre.
Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich
Das Modell der Vertrauensarbeitszeit, bei dem der Beginn und das Ende der Arbeitszeit dem Mitarbeiter überlassen sind, bleibt weiterhin möglich. Allerdings sind in diesem Fall die Regelungen zur gesetzlich zulässigen Höchstarbeitszeit und zu den Pausenzeiten einzuhalten.
Aufzeichnung durch Mitarbeiter
Mitarbeiter dürfen die Arbeitszeit selbst erfassen. Die Verantwortung für die rechtmäßige Aufzeichnung verbleibt jedoch beim Arbeitgeber. Demnach müssen Unternehmen durch geeignete Maßnahmen dafür sorgen, dass sie von Verstößen gegen die Rechtsvorschriften bezüglich Dauer und Lage der Arbeitszeit Kenntnis erlangen. Für Verstöße sieht das Arbeitszeitgesetz Bußgelder bis zu 30.000 Euro vor.
Ausnahmen für bestimmte Gruppen
Einige Gruppen können von der verpflichtenden Aufzeichnung der Arbeitszeit ausgenommen werden. Das betrifft Beschäftigte, bei denen die Gesamtarbeitszeit wegen der speziellen Merkmale der Tätigkeit weder ermittelt noch im Vorhinein festgelegt wird oder von den Betroffenen selbst bestimmt wird. Als Grundlage hierfür dient die Arbeitszeitrichtlinie. Von dieser abweichenden Regelung könnten Führungskräfte, Experten und Wissenschaftler erfasst sein, die über das Ausmaß und die Einteilung der Arbeitszeit selbst entscheiden dürfen. Für diese Ausnahme bedarf es allerdings einer tarifvertraglichen Grundlage.
Das sind die Eckpunkte des BMAS-Entwurfs zur Arbeitszeiterfassung. Die bereits jetzt bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird in absehbarer Zeit gesetzlich verankert und voraussichtlich noch 2023 in Kraft treten.
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