Die Lohnabrechnung ist extrem komplex, besteht aus vielen Überprüfungsschritten und erweist sich damit als fehleranfällig. Da Gehaltsfragen für Mitarbeiter und Unternehmen aber sehr wichtig sind, sollte der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess reibungslos funktionieren. Rund zwei Drittel der Arbeitnehmer stufen das Gehalt als wichtigsten Faktor im Beschäftigungsverhältnis ein. Umgekehrt machen Lohn- und Gehaltszahlungen mit rund 60 Prozent den größten Kostenfaktor für Unternehmen aus. Genau deshalb braucht es eine zuverlässige, korrekte Lohnabrechnung.

Alte Abrechnungssysteme

Zahlreiche Unternehmen arbeiten nach wie vor mit alten Abrechnungssystemen und verzichten damit auf die Vorteile, die automatisierte Prozesse mit sich bringen. Ein Grund könnte darin liegen, dass die für die Lohnabrechnung verantwortlichen Mitarbeiter die Kontrolle behalten möchten, um Probleme wie falsche Berechnungsergebnisse, fehlerhafte Lohnzahlungen, verspätete Gehaltsauszahlungen und verpasste Fristen zu vermeiden. Deutschland hat eines der komplexesten Lohnabrechnungssysteme weltweit und damit auch viele gesetzliche Regelungen, die zu beachten sind. Unternehmen tun sich daher schwer, bewährte Prozesse zu verändern.

Gründe, die für eine Automatisierung der Lohnabrechnung sprechen

Tatsächlich gibt es jedoch gute Gründe, die Lohnabrechnung zu automatisieren:

  • Vereinfachen und beschleunigen
    Mittels Automatisierung können Arbeitgeber den sehr arbeitsintensiven Lohnabrechnungsprozess vereinfachen, beschleunigen und damit effizienter gestalten.
  • Mehr Zeit für Kernaufgaben
    Dies bedeutet wiederum mehr Zeit für die Personalentwicklung.
  • Schnellere Antworten
    Die Mitarbeiter erhalten schneller Antworten auf ihre Fragen.
  • Geringeres Fehlerrisiko
    Automatisierte Lohnabrechnungsprozesse minimieren zudem das Fehlerrisiko.
  • Datenbasis für Entscheidungen
    Die Lohnabrechnung bietet einen großen Datenschatz, der bei wichtigen strategischen Entscheidungen helfen kann (zum Beispiel Auswahl von Benefits oder Standortüberlegungen aus steuerrechtlicher Sicht).
  • Mitarbeiterzufriedenheit
    Automatisierte Lohnabrechnungsprozesse nehmen den zuständigen Mitarbeitern sehr viel Arbeit und Verantwortung ab. Das ermöglicht ein entspanntes Arbeitsumfeld und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Was kann eine moderne Lohnabrechnungssoftware leisten?

Mit einer speziellen Software können Unternehmen die Lohndaten der Mitarbeiter online erfassen und die Abrechnung mit allen erforderlichen gesetzlichen Meldungen automatisiert erledigen. Moderne Lohnabrechnungssoftware-Lösungen erleichtern insbesondere diese sechs Schritte:

  1. Stammdaten eingeben und verwalten: Der erste Schritt besteht darin, die Lohndaten zu erfassen (Lohnart und Tätigkeit auswählen, Zulagen berücksichtigen und Urlaubstage prüfen).
  2. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen: Arbeits- und Fehlzeiten lassen sich bequem erfassen. Die dokumentierten Zeiterfassungsdaten sind detailliert in die Lohnabrechnung übertragbar.
  3. Lohnabrechnung automatisiert abwickeln: Die Lohnabrechnung läuft automatisiert ab. Es ist möglich, die Abrechnungsprozesse Monat für Monat von der Software automatisch erledigen zu lassen. Die Erstellung der Lohnscheine erfolgt per Mausklick.
  4. Gesetzliche Meldungen übermitteln: Mittels Lohnabrechnungssoftware lassen sich alle erforderlichen gesetzlichen Meldungen an Behörden und Krankenkassen übermitteln. Dies betrifft auch sofortmeldepflichtige Wirtschaftsbranchen wie die Gastronomie.
  5. Zugriff für Mitarbeiter: Unternehmen können ihren Mitarbeitern Zugriff auf die Lohndaten einräumen. Diese Zugriffsmöglichkeit ermöglicht es den Beschäftigten über sogenannte Self-Service-Portale, Stammdaten zu ändern, Urlaubstage zu beantragen, Arbeitszeiten zu erfassen und Lohnzettel herunterzuladen.
  6. Lohnabrechnungsdaten nahtlos übermitteln: Die Lohnabrechnungsdaten lassen sich über Schnittstellen vom Lohnabrechnungsprogramm in das Buchhaltungsprogramm übermitteln. Eine nahtlose Weitergabe an den Steuerberater ist ebenfalls möglich.

Mit einer modernen Lohnabrechnungssoftware können Unternehmen die Lohnabrechnung durch automatisierte Prozesse einfacher erledigen und dabei die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen. Sie ersparen sich die zeitintensive und fehleranfällige manuelle Überprüfung der Daten.