Das Personalmanagement erfordert viel Zeit und Geld. Dabei stoßen einige Unternehmen an ihre Grenzen. In solchen Fällen kann HR-Outsourcing eine Lösung sein, die Vorteile, aber auch Nachteile hat.

HR-Outsourcing: einzelne oder alle Personalangelegenheiten auslagern

HR-Outsourcing liegt vor, wenn Unternehmen einzelne oder alle Personalaufgaben an einen externen Dienstleister auslagern. Sie können je nach Bedarf entweder nur bestimmte Personalangelegenheiten in fremde Hände geben oder ein HR-Komplettpaket wählen. HR-Outsourcing kann diese Bereiche umfassen:

  • Rekrutierung und Bewerbermanagement
  • Talentmanagement
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Reisekostenabrechnung
  • Personalverwaltung: Versicherungs- und Behördenanmeldungen, Urlaubs- und Krankentage verwalten, Personalstammdaten erfassen, Lohnabrechnungen versenden, Berichte über Krankenstände und Stellenbesetzungen
  • Steuer- und Sozialversicherung
  • HR-relevante IT-Systeme
  • Personalkostenplanung
  • Arbeitszeiterfassung

Bei Unternehmen, die das Personalmanagement komplett auslagern, erledigen die externen Anbieter sowohl alltägliche HR-Tätigkeiten als auch strategische Aufgaben durch Beratung.

Vorteile von HR-Outsourcing

HR-Outsourcing hat viele Vorteile:

  • Kosten: Durch HR-Outsourcing lassen sich Personalkosten sowie Aufwendungen für Ausstattung, Büroraume und Arbeitsmittel einsparen und damit die Fixkosten reduzieren.
  • Kernkompetenzen: Unternehmen gewinnen mehr Zeit und Energie für ihre Kernaufgaben, indem sie weniger geschäftskritische Aufgaben an Fremdanbieter auslagern.
  • Fachwissen: Ein kompetenter Anbieter kann das erforderliche HR-Fachwissen mitbringen, das unternehmensintern fehlt.
  • Ausfallsicherheit: HR-Outsourcing-Firmen können unerwartete Personalausfälle leichter kompensieren als die unternehmensinterne Personalabteilung.
  • Höhere Reichweite: Spezialisierte Recruitingfirmen verfügen über Mittel und Wege, um eine höhere Reichweite bei Jobanzeigen zu erreichen.
  • Leistungseffizienz: HR-Outsourcing-Anbieter gewährleisten bestimmte Leistungen in einem festgelegten Zeitrahmen. Das auslagernde Unternehmen muss weder Krankenstände und Urlaube noch erhöhtes Arbeitsaufkommen berücksichtigen. Zudem greifen Fachfirmen auf Standardisierung und Automatisierung zurück, um Prozesse effizienter zu gestalten.
  • Absicherung: Im Personalwesen sind viele Rechtsvorschriften zu beachten. HR-Outsourcing-Firmen überwachen die HR-Prozesse in rechtlicher Hinsicht und passen sie gegebenenfalls an die veränderte Rechtslage an.
  • Anpassungsfähigkeit: Externe Anbieter können sich flexibler und schneller auf veränderte Rahmenbedingungen einstellen, weil sie die erforderlichen Tools und das nötige Fachwissen mitbringen.

Nachteile von HR-Outsourcing

Arbeitgeber sollten jedoch auch mögliche Herausforderungen in ihre Entscheidung einbeziehen:

  • Abhängigkeitsverhältnis und fehlende Kontrolle: HR-Outsourcing bedeutet, sich in ein Abhängigkeitsverhältnis zu begeben und die Kontrolle über wichtige Personalaufgaben abzugeben. Damit lassen sich auch Fehler weniger leicht nachvollziehen und schwerer beheben.
  • Längere Kommunikationswege: Da ein Drittanbieter eingebunden ist, verlängern sich die Kommunikationswege. Dies kann zu Verzögerungen und Unklarheiten bezüglich Zuständigkeiten führen.
  • Fehlendes Branchenwissen: Dem HR-Unternehmen kann das nötige Branchenwissen fehlen, wenn es um die Rekrutierung spezialisierter Fachkräfte geht.

Der Mittelweg: HR-Software als Alternative zu Outsourcing

Betriebe, die ihre Personalangelegenheiten unternehmensintern erledigen, von externen Dienstleistern unabhängig sein und sensible Personaldaten nicht aus der Hand geben möchten, können sich mit einer geeigneten HR-Software für den Mittelweg entscheiden. Diese Lösung eignet sich, um die bestehenden HR-Prozesse durch die Einführung eines Bewerbermanagementsystems zu optimieren und effizienter zu gestalten. Mittels moderner HR-Software lassen sich diese Aufgaben umsetzen:

  • Recruiting-Kennzahlen per Klick auswerten
  • Prozesse beschleunigen und offene Stellen schneller besetzen
  • Kosten sparen
  • Recruitingprozesse flexibel an Unternehmensbedürfnisse anpassen

Es gibt verschiedene Ansätze, um HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Ob HR-Outsourcing der richtige Weg ist oder sich die Nutzung einer HR-Software als zielführend erweist, muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Dabei spielen die Ziele und Bedürfnisse sowie die Unternehmensgröße eine wichtige Rolle. Je größer das Unternehmen ist, desto eher kann es sinnvoll sein, mehrere HR-Aufgaben oder das gesamte Personalmanagement auszulagern. Für Kleinunternehmen lohnt sich HR-Outsourcing mitunter nur für zeitintensive Teilprozesse wie die Rekrutierung.